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避免工作無效圖鑑:超強社長的70個工作術

避免工作無效圖鑑:超強社長的70個工作術

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9789869884266
岡田充弘
賴詩韻
星出版
2020年10月07日
127.00  元
HK$ 107.95
省下 $19.05
 
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ISBN:9789869884266
  • 叢書系列:財經商管
  • 規格:平裝 / 256頁 / 14.8 x 21 x 1.5 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
    財經商管


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理











    工作無效,是職場最大的浪費!

    有些事做了,不但給自己找碴,更是給別人添麻煩

    同時經營兩家公司,每天準時6點下班

    超強社長的70個防呆工作術

    如果不能成為神助攻,至少不要成為職場巨嬰豬隊友



      無人發言,毫無結論的會議。

      總是收到與自己的工作毫不相關的CC郵件。

      心裡想著「這個資料明明可以用電腦打一打就好的……」,卻維持手寫的方式。

      同樣的事,卻被要求進行好幾次的「報連相」——報告、連絡、相談。

      只是開個電腦,就要花上好幾分鐘。

      想找資料或歷史郵件內容,每次都無法立刻取得。

      這些情況聽起來很熟悉?在辦公室,到處都隱藏著浪費時間或資源的「無效行為」。



      很多人討論如何改變工作方式、提高生產力,但為何經常淪為紙上談兵,具體成效不彰?應該有不少人是因為「明知道是無效行為,卻因為拘泥於經年累月的習慣或文化,而無法做出改變」,但是最大的原因應該是,大家並沒有意識到,原來自己的周遭充斥了隨處可見的工作無效行為。



      本書作者岡田充弘歷任日本多家大企業,看過許多日系企業和外商公司的工作方式,親眼見識過無效行為的大本營。後來,他透過杜絕無效行為的方法,成功挽救了這家瀕臨破產的公司,並且複製成功經驗創立了另一家公司。現在,他同時擔任兩家公司的社長,以及多家企業或團體的顧問,每天6點準時下班,發展個人興趣,例如鐵人三項、和朋友聚餐經營人脈等,感覺生活幸福。



      超強社長的70個防呆工作術,從溝通、人際關係、開會、文書作業、工作環境、時間管理、電腦設定、資訊搜尋等職場八大面向,主動消除無效行為。



      •讓溝通變得更簡單有效:學會交辦的技巧,不再被不清不楚的指令折磨,有效處理郵件,正確釐清匯報關係。



      •消除不必要的人際壓力:避免捲入派系之爭,與職場哥姐前輩保持適當、友好的關係,學會婉拒參加不想去的聚餐和續攤,可以和其他部門的人保持積極交流。



      •開會事半功倍:意識到「開會成本」,事先釐清開會的目的或目標,善用議程和會議紀錄,讓每場會議開得值得。你知道決定事情的會議,人數不要超過多少比較好嗎?



      •加速文書作業:善用印章、手機和Excel等軟體功能,避免重複手寫。學會使用尋找、取代的功能,不再肉眼逐字比對資料。數位化管理名冊,每年維護一次資料。日常保持改善的習慣,把學到的knowledge分享出來。你知道Google除了搜尋,還有什麼其他功能嗎?



      •打造高效工作環境:告別辦公室囤積症,落實無紙化,不必要的資料不要列印出來,戒掉手寫一大堆memo的習慣。此外,不安排固定座位,不配置個人垃圾桶和置物櫃,可以大幅減少辦公室的個人物品及垃圾。



      •有效管理時間,不再「好忙好忙」、「我做不完!」:5分鐘學會最簡單的PDCA循環管理,提升IT素養,活用零碎時間,不再分不清楚什麼事該做、什麼事不該做,甚至因此超時工作。



      職場上有形無形的無效行為,一直在耗損時間、金錢、空間等個人或社會資源,讓無數工作者徒增壓力,甚至深感自己是社畜而積極厭世。



      主動察覺、意識到職場上的無效行為,保持日常改善的好習慣,避免工作無效。只要持續下去,周邊自然就會形成良好的循環,這些「多出來」的時間、金錢和心力,就可以重新投資兩件最重要的事——建立自我和建立信賴。


     





    本書內容一覽

    前言 職場上,到處隱藏著浪費時間或資源的無效行為



    第1章 讓溝通變得簡單有效 溝通篇

    工作無效1 交辦別人的工作,最後總是變得一塌糊塗

    工作無效2 無法交辦工作給別人,最後都是自己做

    工作無效3 總是被不清不楚的指令折騰得很慘

    工作無效4 被無意義的「報連相」(報告、連絡、相談)搞得精疲力盡

    工作無效5 沒有事先釐清匯報關係

    工作無效6 工作上大家很少就事議論,幾乎都是單調回答問題而已

    工作無效7 忙著代轉電話,手上工作只得延宕

    工作無效8 每當想要集中精神工作時,就會有人過來聊是非

    工作無效9 收到的郵件經常長篇大論,需要花很多時間閱讀

    工作無效10 每天都得瀏覽大量郵件

    第1章總結



    第2章 消除不必要的壓力 人際關係篇

    工作無效12 工作經常捲入派系之爭

    工作無效13 來自職場哥姐前輩的壓力,讓人喘不過氣

    工作無效14 被迫參加不愉快的聚餐、卡拉OK和續攤

    工作無效15 忙得要命的時候,還要趕做賀年卡

    工作無效16 來往的都是自己部門的人

    工作無效17 交際應酬花去太多時間

    第2章總結



    第3章 如何才能事半功倍 會議篇

    工作無效18 開會開不完,過時的會議形式

    工作無效19 會議結論由出席者的頭銜來決定

    工作無效20 會議的目的或目標不明確

    工作無效21 會議中的工作分配不明確

    工作無效22 沒有配合開會目的決定會議的進行方式

    工作無效23 為了會議的事前準備人仰馬翻

    工作無效24 開會成效因為主持人不同而有落差

    工作無效25 會議的討論沒有深度和廣度

    工作無效26 會議決定的事項沒有執行

    第3章總結



    第4章 讓麻煩作業變得簡單 文書作業篇

    工作無效27 信封或各種單據,每次都用手寫一樣的內容

    工作無效28 紙本資料都手動key in到電腦

    工作無效29 資料的確認或核對,都要親自逐字比對

    工作無效30 類似的資料,每次都是重新製作

    工作無效31 製作資料時,想要使用螢幕截圖,都得耗費一番功夫

    工作無效32 總是不斷key in頻繁使用的語句或地址

    工作無效33 疏於管理名冊或名片

    工作無效34 未能妥善管理工作進度或任務

    工作無效35 知識或經驗只屬於特定個人

    工作無效36 每個人都用不同方式處理定型業務

    工作無效37 沒有改善的習慣,經常在工作時出現遲疑不決

    工作無效38 對於工作失誤或紕漏毫無所覺,就這麼放著不管

    工作無效39 不斷重複相同的失誤

    工作無效40 沒有具體改善生產力的機制

    第4章總結



    第5章 讓注意力不再中斷 工作環境篇

    工作無效41 辦公桌的紙本資料堆積如山

    工作無效42 從一大堆的紙本資料尋找資料,花掉大把時間

    工作無效43 一定要把資料列印出來,光看電腦螢幕無法有效思考

    工作無效44 無法戒掉手寫memo的習慣

    工作無效45 沒有落實無紙化的相關規定

    工作無效46 個人物品和資料不斷增加

    工作無效47 花了很多錢購買文具或備品

    工作無效48 常常為了找東西而分散注意力

    工作無效49 一整天都坐在同一個位置上工作

    第5章總結



    第6章 不再「好忙」、「做不完!」 時間管理篇

    工作無效50 無法活用零碎時間

    工作無效51 工作經常退回重做

    工作無效52 制定好的計畫總是延宕

    工作無效53 狀況百出,一直需要救火

    工作無效54 分不清楚什麼事該做、什麼事不該做,甚至因此超時工作

    工作無效55 舉棋不定,遲遲無法下決定

    工作無效56 不擅長任務管理,經常漏東漏西

    第6章總結



    第7章 不花錢就讓公司電腦擁有超高效率 電腦設定篇

    工作無效57 多餘的視覺效果讓電腦運作變慢

    工作無效58 不必要的開機軟體或常駐軟體,讓電腦的啟動變慢

    工作無效59 電腦塞了太多不必要的軟體

    工作無效60 更新後,電腦變慢

    工作無效61 鍵盤、滑鼠不聽使喚

    工作無效62 電腦或Wi-Fi的速度很慢

    第7章總結



    第8章 如何立馬取得想要的資訊 資訊搜尋篇

    工作無效63 開啟搜尋工具耗掉不少時間

    工作無效64 出現一大堆不準確的搜尋結果

    工作無效65 契約書或制式文件,都自己從頭製作

    工作無效66 除了搜尋,不知道Google還有什麼其他功能

    工作無效67 想找歷史郵件內容,一封一封瀏覽尋找

    工作無效68 因為想不起名稱,就放棄搜尋

    工作無效69 不會整理資料,電腦檔案總是一團亂

    工作無效70 找不到最新版的檔案,更新到舊的資料

    第8章總結



    結語 避免工作無效,把時間和心力投資在兩件最重要的事





    前言

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    職場上,到處隱藏著浪費時間或資源的無效行為


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      無人發言,毫無結論的會議。

    ?

      總是收到與自己的工作毫不相關的「Cc」(副本)郵件。

    ?

      心裡想著「這個資料明明可以用電腦打一打就好的……」,卻繼續維持手寫的方式。

    ?

      同樣的事,卻被要求進行好幾次的「報連相」——報告、連絡、相談。

    ?

      只是開個電腦,就要花上好幾分鐘……。

    ?

      在辦公室,到處都隱藏著這些浪費時間或資源的「無效行為」。

    ?

      最近,愈來愈多人提到要改變工作方式,探討如何提高生產力,我卻沒聽說有哪間公司或個人具體上做出了什麼樣的改變,或是達到了什麼樣顯著的成果?

    ?

      到底為什麼,人們總是無法停止無效的行為呢?

    ?

      是個人意志的問題嗎?

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      還是公司體制的問題呢?

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      應該有許多人是因為「明知道是無效行為,卻因為拘泥於經年累月的習慣或文化,而無法做出改變」吧!

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      不過,最大的原因應該是:大家對於眼前所見的無效行為,根本毫無察覺所致吧?也就是說,大家並沒有意識到,原來自己的周遭充斥了隨處可見的無效行為。

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      我在本書列舉了我想提醒大家注意的70個工作上的無效行為,說明如何避免的方法。

    ?

      為什麼我能夠告訴大家杜絕無效行為的祕訣呢?那是因為,我曾經透過杜絕無效行為的方法,成功挽救了瀕臨破產的公司。

    ?

      我現在經營數家公司,包括顧問公司「canaria」,這家公司負責運用數位技術改善工作方式或制度,另一家則是「@Black_cats_cube」,這家企劃公司主要透過解謎活動活絡企業或地方。

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      當初,我以外部團隊的方式參與「canaria」的經營時,「canaria」正瀕臨破產危機。

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      當時的「canaria」並不是顧問公司,而是一家製造商,專門製造攝影機的遙控裝置。當時的辦公室,堆滿了紙張、文具、零件和廢棄物品。

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      那個場景,堪稱無效行為的大本營,放眼望去,全是一片浪費。

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      於是,我下定決心:「要讓這些無效行為,全部消失得無影無蹤!」我開始堅持落實杜絕無效行為的方法,從辦公室的大清理開始,到收發郵件的方法、如何開會、IT的活用等,全面避免工作上無效行為的發生。

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      結果,公司的支出、庫存、加班、電費都逐漸減少了。辦公空間和年輕員工愈來愈多,公司逐漸形成了良好的循環風氣。

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      最後,我們的業績起死回生;不知不覺中,借款也全數清償了。

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      在這個過程中,我並沒有大肆進行改革,我所做的,只有「徹底杜絕無效行為」而已。

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      透過杜絕無效行為,我們才得以運用手邊剩餘的少量時間和金錢,創立新的事業。最顯著的成果就是,我開始經營另一家公司——設計解謎活動的企劃公司「@Black_cats_cube」。

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      「@Black_cats_cube」創立後,杜絕無效行為的經驗,馬上得以複製。就連創業初期最容易遇到的混亂狀態,我們也都安然度過,邁入了穩健的成長期。創業六年後,現在我們的「@Black_cats_cube」,在設計解謎活動的業界裡,已經是一間小有名氣的公司了。

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      此外,曾經是製造商的「canaria」,現在也進化成一家專門協助企業杜絕無效行為的顧問公司了。

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      現在的我,工作和生活都沒什麼太大壓力纏身,真的很幸福。雖然我同時經營兩家公司,並且擔任一些企業或團體的顧問,但我基本上在晚上六點就會下班。之後的時間,我就用來發展自己的興趣,我會練習鐵人三項,或是和朋友聚餐等,把「多出來的」時間用來「鍛鍊自己」或「經營人際關係」。

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      雖然花了很多時間,但就我本身來講,「杜絕無效行為」這件事,真的可以說是拯救了我的人生。

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      這本書分享給大家的各種祕訣,都是出自我個人的親身經驗。當然,IT的相關技巧日新月異,書中即時更新資訊,也請大家多多關注、學習新的技巧。

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      辦公室或工作上的無效行為,其實存在多種形式,除了眼睛看得到的部分,還有一些不那麼明顯可見的潛藏細節。

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      這些有形無形的無效行為,一直在耗損時間、金錢、空間等個人或社會資源,讓無數的工作者徒增壓力。

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      工作上的無效行為就算稍微減少,只要有絲毫鬆懈,又會漸漸故態復萌,因此我們應該保持「定期掃除」的習慣,主動有意識地消除無效行為。

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      為了讓大家不要因為同樣原因煩惱,我透過這本書,向大家揭露潛藏在辦公室或工作上的無效行為,並且分享消除這些無效行為的方法,這就是這本書的宗旨。

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      但是,如果過於嚴肅談論這個話題,可能會讓大家覺得提不起勁吧!所以,我在書中大量運用圖解,讓大家覺得「對啊,我好像也有這種毛病!」,教大家用類似「抓bug」的方式,體驗到將這些無效工作方式一網打盡(解決)的喜悅。

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      希望各位閱讀這本書很愉快。

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      你準備好了嗎?

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      請跟我一起邁向辦公室這座大森林,共同進行一場杜絕無效行為的大冒險吧!

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    2019年2月岡田充弘




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