出生於英國,2002年定居新加坡,2007年成立Shirley Taylor訓練顧問公司,共有六本商務溝通技巧著作,包括暢銷國際的《商業書信典範》(Model Business Letters)與《英文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》(E-mails and Other Business Documents),其中《文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》已出到第六版,全球暢銷近五十萬本。
「The first thing in the morning」意味一天當中首先要做的第一件最重要的事情。對現代人來講,早上一到辦公室就打開個人電腦、快速瀏覽進來的電子郵件,已經成為全世界白領上班族的統一動作。其實,不光在辦公室情形是如此,連個人在家的生活習慣也變成這樣。我自己就是一個典型的案例,起床後如果不先到書房打開電腦,很難繼續進行第二件事情。
現在,公司內部的公告或同事之間的溝通,都習慣用電子郵件來進行,其中有很多都是同事之間一來一往的聊天或八卦。其實,電子郵件的主要功能應該發揮在三方面:一是訊息屬於「one to many」的情況最有效,例如部門主管發布指令或團隊作業的橫向溝通;二是有附件檔案需要追加時很方便;三是匯整工作報告給上級時使用之。除此之外,對於緊急或需要當面溝通的事情,就不應該使用電子郵件,而要用內部電話或親自登門說明的方式,以爭取時效,並將問題立刻澄清或解決。畢竟,電子郵件是一種靜態的溝通,我們不應該忘記或荒廢了人與人之間動態溝通的效果。所謂「見面三分情」,這是電子郵件做不到的。
總之,使用電子郵件這個方便的溝通工具時,有許多該注意的事項,尤其是在寫商務英文郵件方面,更需要多加練習。《天哪 ! 我居然cc給他》一書,為您整理出使用Emails的注意事項和重點,讓您成為資訊時代的真正主人,我身為電子郵件的天天使用者,也是The first thing in the morning的奉行者,十分贊同書中所陳述的使用規則,樂於大力推介給國內讀者。