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天哪!我居然CC給他:電子郵件如何幫你拿訂單、受重用、結人脈?

天哪!我居然CC給他:電子郵件如何幫你拿訂單、受重用、結人脈?

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9789866526411
晴天
大是文化
2009年12月28日
83.00  元
HK$ 70.55
省下 $12.45
 
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* 叢書系列:Biz
* 規格:平裝 / 208頁 / 17*23cm / 普級 / 單色印刷 / 初版
* 出版地:台灣


Biz


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沒有一個老闆會教你怎麼寫E-mail,但這雕蟲小技卻會大大影響你的前途。

你有看過這種電子郵件嗎?還是你一直都這麼做,卻不以為意?
.郵件隨意CC,越級報告或洩漏公事了還不知道。
.同一件事來回「Re:」寫好幾封信,到底要我看哪封?
.郵件寫了五、六百字,看到昏頭卻沒寫清楚要我幹嘛?
.又忘記加附件了,讓客戶覺得這傢伙(跟這間公司)真是不可靠!
.按下「回覆全部」,才發現有人不該是收件人。
.打電話三分鐘就能完整說明的事,偏偏要用電子郵件慢慢來。

  E-mail誰不會寫?而且不用一秒就能按下「傳送」鍵,但如果闖出大禍,你得花幾萬倍的時間滅火,這不但會拖累你的工作效率,更有可能毀了你的專業形象和前途。

  電子郵件的格式、長度、語氣、使用場合、問候語……,都有學問,沒見到面你如何贏得先機?讓人留下好印象?

事實上,在職場上,從收信到寫信、回信,你要判斷的事情太多了,包括:
.如何管理收信流程,不要一封信看兩三遍還沒法回?
.怎麼判斷哪些工作最好不要用E-mail講,免得惹禍上身?
.主旨句怎麼寫,才會讓對方馬上想點開來看?
.如何判斷什麼信應該CC給誰?
.跟沒見過面的客戶通信,該怎麼拿捏親疏的分寸?
.表情符號怎麼用?才顯得親密而非輕佻。
.縮寫怎麼用?會顯得專業而非草率。

  E-mail已經成為日常生活的必需品,但多數人不知道它不等於手寫信、更不是口語溝通,科學家已經證實它引起的大腦化學反應不同於書信和說話。本書列舉63種E-mail使用不當造成的災難,當然也教你解決之道,幫你不只躲開地雷(免得不小心得罪同事還不自知),更能利用E-mail,讓未曾謀面的客戶,安心把工作委託給你。

作者簡介

雪麗.泰勒(Shirley Taylor)

  出生於英國,2002年定居新加坡,2007年成立Shirley Taylor訓練顧問公司,共有六本商務溝通技巧著作,包括暢銷國際的《商業書信典範》(Model Business Letters)與《英文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》(E-mails and Other Business Documents),其中《文商業書信&電子郵件寫作技巧與範例》已出到第六版,全球暢銷近五十萬本。

譯者簡介

晴天

  資深媒體工作者,現專務譯事。譯作豐富,包括《一個人的執行力》、《大事法則:其他不予理會》、《當主管,必須懂這些!》、《誰說重要事不能明天做!》、《猶太人的思考技術》、《猶太人的致富技術》(以上均由大是文化出版)、《慈悲領導》、《所羅門王的智慧箴言》等數十本。



測驗一下,你真的會用E-mail嗎?
推薦序 早上的第一件事
作者序 見不到面,更要好好溝通
使用說明

第一章 方便?隨便?傻傻不會分辨

電子郵件能幫你、也能害你
你的專業形象,全靠電子郵件
電子郵件愛用理由
手機也能收信,不過……
用電子郵件提升工作效率
對方看不懂,問題出在哪裡?
電郵也算正式文件,也得講禮儀

第二章 不是每件事都能用E-mail談

使用電子郵件的七個壞習慣
五個常見的使用困擾
為什麼電子郵件會變成工作的阻力
十個你絕對不能犯的錯
有些事根本不該用電子郵件溝通
傳送之前先自問六個問題
寫之前,有五件事一定要謹記在心

第三章 一封信不要看超過兩遍

管理信箱的七個壞習慣
信進來了,怎麼處理?
自動回覆:告知對方為何你沒回覆
手動歸檔:每週至少一次
自動歸檔:省下找信時間
下定決心,一次搞定資料夾分類吧!

第四章 寫信之前,你還得……

郵件設定的七個壞習慣
千萬不要亂CC
寫出SMART的主旨
開頭:先說聲哈囉
不同國家,請注意稱謂不同
結尾不只Regards一招
簽名檔:愈不熟要愈詳細
Cheers先生的故事
免責聲明與保密條款
老是忘記加附件嗎?

第五章 為什麼你在講、對方沒有在聽?

職場電子郵件的七個壞習慣
你不小心寫出老人家的語法了嗎?
記住,這不是當面溝通
現代商業書信的ABC原則
ABC原則的好處
口氣怎麼修?
保證說服對方的CLEAR原則
你還可以這樣回信

第六章 寫信也要有計畫

沒有計畫的七個後果
你跳過最重要的一步是……
四段寫完一封信
怎麼寫?舉例給你看
條列:幫對方先抓好信件重點

第七章 讓E-mail一樣有「面談」效果

跟客戶溝通的七個壞習慣
客戶要的是什麼?
寫信給客戶,不能光「就事論事」
E-mail也能展現肢體語言
怎麼寫能讓對方覺得很有畫面?
盡了告知義務,就結束了嗎?
短而有禮的E-mail,怎麼寫?
E-mail寫得好不好,升遷大不同!

第八章 不要假設「反正對方一定瞭」

文法、標點跟表情符號的七個壞習慣
第一印象,來自標點符號?
文法沒你想得那麼複雜
口氣差一點,差很多
沒主詞的被動語態,OUT!
表情符號,能用嗎?
縮寫:要懂,但不要用
電子郵件禮儀總整理
別讓壞習慣毀了你

第九章 不必再天天砍垃圾信了

垃圾郵件常見的七個誤會
垃圾信的成本,不只是時間
小心「取消訂閱」是陷阱!
別再一封一封砍信了
火燄人與網路巨魔?
郵件轟炸:你得罪誰了?
連鎖信:不要轉寄就好了
惡搞信:比爾.蓋茲親自寫信?
請勿偷看
騷擾信:不要刪!
網路笑話:獨樂不如眾樂?

第十章 天啊!有人偷看我的信

職場資訊安全的七個隱憂
只有你跟對方看得見?
跟你通信的,真的是署名的人嗎?
做好進出管制
加密功能
數位簽名
數位憑證
比加密更重要的事
電腦病毒
上網,請先做好安全措施



推薦序

早上的第一件事

劉國棟
暢銷書《職場英語,懂這些就夠了!》、《電子產業,懂這些就夠!》作者

一場「靜音」的溝通革命,你發現了嗎?

  自從網際網路風行全世界以來,至少徹底改變了兩件事情:一是手寫書信的時代正式告終;二是打開電腦收信,已經成為絕大多數的工作者,早上會做的第一件事。電子郵見可以說是人際關係的靜音溝通革命,也是國內外資訊交流最快速的管道。

  「The first thing in the morning」意味一天當中首先要做的第一件最重要的事情。對現代人來講,早上一到辦公室就打開個人電腦、快速瀏覽進來的電子郵件,已經成為全世界白領上班族的統一動作。其實,不光在辦公室情形是如此,連個人在家的生活習慣也變成這樣。我自己就是一個典型的案例,起床後如果不先到書房打開電腦,很難繼續進行第二件事情。

做好主人,也要做好僕人

  每一天,我的收件匣裡都會收到幾十封電子郵件,裡面有些是重要而有價值的,必須回覆並歸檔保留;也有很多是無關緊要的訊息,形同垃圾,還得花時間砍掉,免得收件匣讓人眼花撩亂,還佔用硬碟的儲存空間。如今,除了個人電腦外,手機也成為收發電子郵件的方便工具,更讓現代人不折不扣地成了資訊的雙面人:一方面是主動傳遞資訊的主人,另一方面又是被動接收資訊的僕役。

  身為主動傳遞資訊的主人,我們要懂得如何有效運用電子郵件的功能,以便達到自己所設定的目的,讓你想傳達的訊息不會淹沒在電腦資訊的洪流裡被忽略掉,並收到「eye-catching」的效果。主題要怎麼寫,才能讓人一眼就盯上?用什麼顏色來強調,能讓人立刻注意到郵件內容的重要性?表情符號怎麼用,才能讓人領會你的心情?cc給誰,才能收到加分效果、而非造成困擾?如何言簡意賅,才能讓人感覺舒服而迫切,願意立刻回覆?……這一切,就是有效運用電子郵件與資訊服務的重點。

  至於身為被動接收資訊的僕役,我們要如何因應郵件轟炸?如何對付垃圾郵件?如何避免病毒入侵?又該如何去蕪存菁,整理出有用的電子郵件以供日後的參考?這是資訊爆炸時代裡的要務,也是享受電子郵件之利而避其害的必要知識。

  就我個人實際使用電子郵件的經驗來說,印象最深刻的,就是寄件人要求回收(recall)已經發出的郵件。這是粗心大意的結果,但為時已晚,因為收件人(我)早就看過郵件的內容了。因此,請您務必養成習慣,定期整理存在電腦裡面的「mailing lists」,看看loop裡面的名字有沒有需要刪除的?有沒有被漏掉而需追加的?發出電子郵件之前,最好再瀏覽一次發信對象後才click出去,免得覆水難收,對雙方都會造成困擾。

職場電子郵件,最好只有這樣用

  現在,公司內部的公告或同事之間的溝通,都習慣用電子郵件來進行,其中有很多都是同事之間一來一往的聊天或八卦。其實,電子郵件的主要功能應該發揮在三方面:一是訊息屬於「one to many」的情況最有效,例如部門主管發布指令或團隊作業的橫向溝通;二是有附件檔案需要追加時很方便;三是匯整工作報告給上級時使用之。除此之外,對於緊急或需要當面溝通的事情,就不應該使用電子郵件,而要用內部電話或親自登門說明的方式,以爭取時效,並將問題立刻澄清或解決。畢竟,電子郵件是一種靜態的溝通,我們不應該忘記或荒廢了人與人之間動態溝通的效果。所謂「見面三分情」,這是電子郵件做不到的。

  至於對外的郵件連絡,最重要的事情有兩個:一是注意發信的對象,除非有必要,否則千萬別發信或CC給當事人的上級,這會引起當事人不高興,搞砸了業務。另一個是電子郵件的措詞用字要清楚而適當。通常,對方可從電子郵件的內容與書寫方式,來判斷發信人的位階和處理事情的能力。

  主題(subject)、說明(descriptions)與結論(conclusion)三者,是每封電子郵件都必須要涵蓋的項目。

  .主題應讓對方一目了然,知道其重要性,進而將你的電子郵件在對方收到的諸多郵件中,列為priority來快速回覆,沒有清楚主題的郵件,很容易被擱置在一邊,延後處理。

  .說明的部分最好用條列式的方式扼要說明。現代人都很忙碌,沒耐性閱讀長篇大論又抓不到重點的郵件。

  .結論一定要有,否則這封電子郵件就白發了,因為對方將無從得知「what you want」。

  本書還教你在結論之前加上行動(Action)說明,讓你從此寫信不會忘記提醒對方,看完信之後該採取什麼行動。讓你花了時間寫的這封信,能達到最好的溝通效果。

  總之,使用電子郵件這個方便的溝通工具時,有許多該注意的事項,尤其是在寫商務英文郵件方面,更需要多加練習。《天哪 ! 我居然cc給他》一書,為您整理出使用Emails的注意事項和重點,讓您成為資訊時代的真正主人,我身為電子郵件的天天使用者,也是The first thing in the morning的奉行者,十分贊同書中所陳述的使用規則,樂於大力推介給國內讀者。

作者序

見不到面,更要好好溝通

  電子郵件可能是這個世代最偉大的發明之一,它全面影響我們的溝通方式——只不過,未必都是正面的影響。現在我們花在看信、寫信和管理郵件的時間愈來愈久了,但研究顯示,電子郵件讓人產生壓力,主要不是因為數量多寡,而在於我們並沒有真正善用這個溝通工具。

  愈來愈多的人不管人在家裡還是出差在外,不管是跟家人、朋友還是工作夥伴,都是透過電腦跟手機,用電子郵件來聯絡溝通。私人信件或許可以稍稍放寬標準,但職場上的郵件往來已經來到一個新層面:過去工作性質完全不需要寫作技巧的人,現在每天都得回覆好幾十封電子郵件。

  大家都說現在每天接到的信件愈來愈多,立即回覆的壓力愈來愈大。但在處於這種壓力下時,我們溝通的品質又如何了呢?

  其實,溝通的基本原則並沒有隨著工具而改變。當你與人面對面時,不管是握手或目光接觸,都會透露一些你的、或你的公司的訊息。同樣的,你處理電子郵件的方式,也會帶給別人一種印象。

  無論你寄出去的電子郵件,內容是簡單的謝函、開會通知,還是重要的提案或促銷資訊,你寫了些什麼、你怎麼寫,都會影響別人對你的觀感、對你公司的印象。寫封能夠好好傳達訊息、突顯專業的電子郵件,會讓人更樂意跟你打交道,得到你想要的結果。

  事實上,你拿起這本書,就表示你希望電子郵件為你在職場上帶來的是加分、而不是減分的效果。你希望學習電子郵件的溝通技巧,讓收件者雖然沒看到你本人,卻覺得你體貼又周到;你也希望透過電子郵件,建立起自己跟公司的正面形象。

  我希望你能實際運用本書提出的方法,你會發現這些方法非常實用。我也希望你將這本書擺在書架上,需要時就可以隨時翻閱。

翻開下一頁,好好享受它將為你帶來的豐碩回報吧!




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