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上班8小時,練習只做重要的事

上班8小時,練習只做重要的事

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將於1個工作天內出貨
9789862298558
蘿拉.史塔克
劉玉文
三采
2013年3月15日
93.00  元
HK$ 79.05
省下 $13.95
 
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叢書系列:輕商管
規格:平裝 / 240頁 / 14.8*21 cm / 普級 / 單色印刷 / 初版
出版地:台灣


輕商管


商業理財 > 職場工作術 > 時間管理









  真正有效的時間管理,
  不是在管理「時間」,而是學會管理「自己」!

  競爭激烈的社會,不管是公司遇缺不補,或個人愛「包工程」,很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內,把工作做完。這種時候,大多數人不是想辦法加快做事速度,要不然就是留下來加班,消化工作量。

  作者寫這本書,在告訴我們:

  1.你不需要用工作時間長,來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。
  2.工作時間拉長,生產力會下降,事倍功半。
  3.工作量大,時間不夠用,是因為你「選錯」該做的事項,不能怪公司或怪別人。
  4.本書會教你走出工作量大的迷宮,讓你每天準時下班,而且工作目標都完成。

  書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」,包含六個步驟:

  步驟1.每天一早決定該做哪些事
  每天待辦事項超過十項,肯定有問題!
  別再列「待辦事項」,改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
  「不辦」事項(一直收信,看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

  步驟2. 把該做的事,排進行事曆
  每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度:
  --公司例行事務:會議等等。
  --自己職務例行事務:聯繫客戶等等。
  --「高效清單」裡的工作。

  步驟3. 專注工作,不分心
  想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
  --外來的阻礙:同事來探詢或聊天,電話郵件不斷……
  --自己的阻礙:負面情緒,過度社交……

  步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
  --文件類:快速瀏覽,吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
  --e-mail:快速讀完,依照一定的標準,立刻決定該轉寄、回覆、存檔,還是刪掉。
  --無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

  步驟5. 終結鬼打牆的問題
  解決人的問題:
  --確保溝通要直接而確實
  --讓事件的所有人都瞭解狀況
  --遇到管太細的主管:試著調整自己,不然就向主管抗爭,或者乾脆離職

  步驟6.做好你的能量管理
  --不要過度工作,必須給自己足夠時間讓身心都能充電,第二天再戰。
  --保持體能良好狀況:睡眠、運動、飲食均衡。
  --保持心理健康:家庭生活、心靈成長……

作者簡介

蘿拉.史塔克 Laura Stack

  擁有企管碩士學位,現任「生產力專家」(The Productivity Pro R)顧問公司總裁,提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。

  蘿拉過去二十年顧問諮詢的經驗當中,幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙,包括了沃爾瑪超市、思科系統、瑞銀集團、安侯建業(KPMG)、以及美國銀行等。她所指導的對象主要是公司領導人、專業經理人、銷售人員以及企業家,幫助他們整合產能效率的策略,特別是「用最少的時間,創造最多的成果」。

  蘿拉的電子報訂閱者遍布全球三十八個國家。她同時也是微軟、3M、全錄及Office Depot文具連鎖店等知名企業的代表發言人。此外,她所設計的Productivity Pro備忘行事曆也授權Day-Timer製造發行。除了實際擔任顧問,她也把相關主張寫成書籍,目前有五本著作。

譯者簡介

劉玉文

  銘傳大學大眾傳播系畢業,美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士,目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視,現為自由譯者,已出版譯作包括《無所不在的連結:病毒式行銷!?用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了:抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。



作者


前言:關於精簡的基本概念
節省時間,自救助己
嚴苛的現實
最佳的解套方法
創新的時間管理術:生產力流程法則(PWF)

第一章 分辨該做什麼
為什麼事情總是多到做不完?
你的產能價值在哪裡?
揪出浪費時間的殺手
時間花到哪裡去了?
「待辦清單」:檢查還有哪些沒做?
戰場的急救分類法
PWF第一個步驟的回顧與摘要

第二章 排定時間表
關於一週工作四小時
時間表初級班
大幅減輕你的工作負荷
學會說「不」,並且貫徹實行
節省開會的時間
進退兩難的選擇
PWF第二個步驟的回顧與摘要

第三章 集中你的注意力
造成分心的原因
應付來自外來的分心因素
解決來自內在的干擾雜音
掙脫科技的束縛
專心小幫手
心無旁騖的禪學
PWF第三個步驟的回顧與摘要

第四章 創新的資訊處理法
克服資訊氾濫
資料整理術
你的個人時間管理系統
資訊管理的原則
6D資訊管理流程 TM
e-mail處理流程圖
PWF第四個步驟的回顧與摘要

第五章 終結效率鬼打牆
實用的辦公室整理法
「人」的問題
如何應對事必躬親的微型主管
減少無效,突破瓶頸
持續進步的挑戰
自我要求、不斷超越
PWF第五個步驟的回顧與摘要

第六章 養精蓄銳,做好能量管理
源源不絕的個人能量
充足的睡眠
均衡的飲食
適度的運動
保持愉快的心情
保持在巔峰的狀態
PWF第六個步驟的回顧與摘要

後記
好好利用閒暇時間


推薦文

加班不再是「常態」 文/摩特格.L.博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)

  在諮詢史塔克女士的專業意見之前,加班是我們公司員工的常態,員工得在下班後再多留幾個小時,才能完成工作,趕上應有的進度。

  史塔克女士受邀短期留在我們公司,幫助我們改善公司內部溝通協調的方式,讓協調流程變得更加有效。同時,她還指導我們如何將日常事務分門別類,並隨時追蹤進度,也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體(Outlook)整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉,但可以肯定的是,我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作,工作過程中也很少出錯,更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌,其中有個負責「退休金計畫」,有個專責研究工作,現在運作變得非常順暢,他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。

  根據我的估算,比起史塔克女士還沒來之前,我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從,壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了,還能在下班之前就完成工作,準時回家。幾個月以來,沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」,她指引我們一條通往成效更好的捷徑,成效比以前好太多了,而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下,達成顯著的業績成長,而我們可以善用多出來的時間,好好研究公司的發展方向和策略,以期達成更卓越的成就。

前言

關於精簡的基本概念

  如果你是一個認真的員工,希望能讓工作表現更良好,早就努力讀過許多時間管理以及提高生產力的書。那麼《上班8小時,練習只做重要的事》有什麼不一樣呢?本書的特點就在於創新的工作流程法則,這個法則可以讓你在壅塞暴量的工作負擔中,找到一個解套的方法。簡單來說,本書的主旨就是做事要少,不要貪多,集中精神才能事半功倍。

  很多員工看到這個主旨,會感到相當驚訝。這也難怪,因為公司總是要求員工要加班多做點事情,卻吝於提供資源。而這也是為什麼我很強調這個主旨,過去十幾年來,「生產力」是員工的最高原則,卻沒想過一般人無法承受長期的超時工作。

  何謂「生產力」?以商業的角度來看,生產力是指每單位勞力所能製造的商品數量,或是所能提供服務的次數。生產力不但是評量企業是否成功的標準,同時也是一個國家整體經濟是否建全的指標。整體而言,美國人現今的生產力達到史上最高,但是仔細想想這幾年來,促成美國高生產力的原因並不健康。由於經濟衰退,公司大幅裁員只保留最低限度的人力,而留下來的員工卻得以更少人力做更多事,就如同我在序中所提到的女職員。我們拚命加班只為了保住工作,混口飯吃,但這種情況讓人相當沮喪。

  節省時間,自救助己

  所以,我要宣揚這套精簡工作的方法,我非常相信唯有這套方法才能去蕪存菁,留下真正有價值的工作,在這場經濟衰退當中不會讓你因為工作過量而失去健康,失去家庭生活還有人生的歡樂。

  大多數的員工都深信只要不顧一切奉獻給公司,就可以解決所有的工作問題。其實,這只是雇主讓員工如此認為而已,你真的不用做到犧牲奉獻的地步來表示忠誠,也不用完成大量的工作來表現你很有價值。

  我是說真的。來看看日本的例子,日本員工以無償加班做超量的工作,來展現對公司忠誠的表現,而不是把重點放在加強自己的生產效能,這是日本企業根深柢固的觀念。所以,日本員工有很高比率的「過勞死」,如同字面所示,工作過於勞累而死。其實不單只有日本,許多西方國家也有同樣的狀況,只是我們的醫療機構很少追蹤記錄這個死因。

  好好想想,你為了可能會加薪或升遷而失去健康,這真的值得嗎?這只是「可能」會讓你加薪或升遷,並非一定會實現。你能保證埋頭苦幹真的能得到上級的賞識嗎?與其花時間和同僚別苗頭,還不如好好處理真正重要的事情,專心排定策略,並且確實執行。別把自己逼得太緊,這不但會降低你的表現,也無法提升你在公司內的價值。

  嚴苛的現實

  超時工作只會事倍功半,降低產能。已有相關研究顯示每週工作六十小時,生產力平均下滑了二十五%。超時工作會讓人感到疲勞,進而失去判斷力造成表現失常,所以延長工作時間只會讓生產力下降。到了最後,即使你的工作意圖很強,還是徒勞無功。而且,你工作的分量太超過了,就會不自覺養成壞習慣,這對你的公司不但沒有好處,也跟你想要好好表現的初衷背道而馳。

  教訓何在?你不是機器,長時間工作只會讓身體和心理感到疲勞,身心俱疲的狀態下,工作的步調就會變慢,不斷出錯,還會浪費更多時間。更糟糕的是,一個人長久處於疲勞的狀態下,很容易產生心理憂鬱,若是太忙而忽視這個狀況,則可能會爆發成失控的局面。憂鬱會對人造成很大的殺傷力,而且還會造成產能低落的問題,甚至於引發更嚴重的後果。

  傳統的一週四十小時工作時間是較佳的折衷方式,也能在生產力和過量工作中取得平衡。不過,今天有許多人礙於公司期望或是企業結構,無法採納這種工時分配的方式。有的人認為要把行程排得滿滿的,才會有動力完成工作,可是他們的能力即使到了極限,卻還不知要放手。你會希望自己「短路」而拖累工作表現嗎?你很清楚工欲善其事必先利其器吧?那怎麼還不懂得好好善待自己?

  最佳的解套方法

  我會在接下來的章節裡,告訴你如何擺脫得要加班的緊箍咒,心中不斷默念「精簡,精簡,精簡」的咒語,你每天將會空出九十分鐘,遊刃有餘。一天可以空出九十分鐘不是空談,我的客戶執行這套方法後,充分改善了內部的管理狀況。

  我要教你的方法,就是利用我的時間管理方式,重新分出事物的輕重緩急,將注意力集中在重要的事情上。你會學到如何捨棄陳舊的整理方法,接納創新的分類方式,分辨手上的工作事務,擺脫低落的生產效能。依照這個方法,你就能削除多餘的旁枝末節,專心處理主要的任務。

  你不用感嘆這一切都是命,讓工作壓垮自己;而是要掌控自己的命運,擺脫現況,學習改進方式,邁向工作與生活平衡的未來。傳統的生產力觀念會讓人產生誤解,請你忘了吧。你真正該做的,是認清自己的極限,不要逞強,調整工作態度,想辦法去體認自己在上班時間內能夠合理完成的工作目標。若能如實執行,你最終一定會發現你可以如期完成所有重要的事,而且時間真的很夠用。

  我所提供的方法,只不過是要你重新調整你的人生,在工作之餘也能享受生活。這裡要提醒你,執行新方法不見得容易,但是這個觀念與方法簡單明確,有利施行。你若能接受這樣的基本概念,現在就容我正式介紹「生產力流程法則」(The Productivity Workflow Formula TM;簡稱PWF)。

  創新的時間管理術:生產力流程法則

  PWF有六大執行步驟:

  1.分辨該做什麼:仔細審視工作需求,分類歸納待辦事項,對付浪費時間的禍首,下決心只做真正重要的事。

  2.安排時間:妥善安排工作時段,在適當的時機勇於拒絕,明快下決定,以及掌控會議時間。

  3.集中注意力:磨練個人意志力,去除分心的雜念,學習集中精神的方法以及避免無謂的「多工」。

  4.處理新資訊:有效地搜尋資料,分類管理數位資料以及快速回應e-mail、語音留言和公文。

  5.終結鬼打牆:分辨哪些值得一試,哪些是做白工;減少「鬼打牆」般沒效率的惡性循環,解決人事問題的瓶頸,以及徹底執行生產力法則。

  6.精蓄銳,管理工作動能:注意會影響心理的生理因素,適當的睡眠,均衡飲食,適度的運動以及保持好心情。

  PWF是一種環狀的循環模式,不論在何時都可以周而復始。換句話說,這個模式沒有終點,可以不斷進行,進而成為生活的方式。除此之外,不像傳統的生產力模式是單向直線型的(如A到B到最後什麼都沒有),PWF可以讓你擁有自己的步調,避免停滯期,帶領你達到新境界。

  生產力流程法則(PWF)

  生產力=分辨輕重+安排時間+集中精神+隨時應變+終結循環+管理體

  如果你確實把PWF應用在生活中,每天真的可以節省九十分鐘,用這些時間好好享受生活,而不是讓工作塞滿你的人生。雖然這聽起來很荒謬,但是你真的可以事情少做一點,成就多一些,你只是需要把有價值的高產能工作,從一堆沒有意義的雜事中篩選出來。

  那麼,讓我們一起開始,看看這六大步驟怎麼改變你的生活。

作者序

  某天早上,我來到一家名列《財星》(Fortune)前一百大的電訊公司進行專題演講,我進入會議廳時,有位女性員工向我走來,而她的臉色不太好看。「我得要老實講,」她說,「我不是很想聽妳的演講。」

  我的演講根本還沒開始就聽到這句話,有點措手不及。「真的嗎?」我回應她,「可以請妳告訴我原因嗎?」

  「當然可以。」她繼續說,「我根本就不想提高自己的產能,我每天都拚命工作十二個小時,工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我,我應該要做更多事,但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」

  我瞬間豁然開朗,我用肯定的語氣告訴她:「我來這邊,就是為了要幫助妳。」

  我在一九九二年創設了「生產力專家」顧問公司,公司的宗旨就是幫助客戶「用最少時間,創造最多成果」。而這位女職員說「事情太多做不完」,以及她所希望的「事半功倍」道出了我這二十年來為各界服務的主要內容,而這本書的書名 (注:英文原書名What to Do When There’s Too Much to Do,直譯為「太多事要做時該怎麼做」。)靈感也來自於此。

  坦白說,工作多不見得是好事。想想看,哪一種方式比較會讓你的上司驚豔?一天內做了三十七件沒什麼價值的小事,還是一天只做七件工作,但全都是價值很高的大事?一天工作八小時的員工能比一天工作十二小時的員工,更具有生產力嗎?答案其實呼之欲出。最重要的還是「成果」,不是完成的工作件數,更不是花費的時間長短。盲目的忙碌不等於有效的產能,兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長,或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力,以及最後的成果。

  我撰寫本書的用意,是希望能幫助你達成更多的「成果」,而不是只有「結果」。我也明白要把寶貴時間用來閱讀本書,很讓人為難,而且還是老生常談的內容。但是有些事情值得花點時間去了解,我也非常希望你能夠考慮一下,你現在投資了一點時間,但以後可以節省更多的時間。

  就如同本書副書名 (注:原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day。)所寫的:「減少工作分量,增加工作成果,並且每天節省九十分鐘」,我們會把重點放在如何減少工作的分量,真正達到事半功倍的效果。本書的最終目的,就是讓你在工作和生活都能雙贏。對你本身而言,不但工作成就顯著提升,也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說,員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振,而公司的人員流動率也會跟著降低。

  所以,提高生產力對於員工和公司來說,是雙贏的局面!

  想要減少工作量,首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快,壓力又大,常把工作時間延長到每週六十、七十小時,甚至八十個小時。工作時間變長,生產力反而下降,這是必然的結果,人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作,即使勉強自己硬著頭皮去做,疏忽之下只會造成更多錯誤,最後還要花更多時間去彌補。到最後,為了追上落後的進度,你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說,這也是個無法破除的惡性循環。

  所幸你買了本書,表示你試圖改變現況,捫心自問:「我真的需要那麼長的工作時間嗎?我一定要拚了命才能把事情做完嗎?還是說,其實我做事不得法,沒有效率?」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式,你就會發現產能低落的癥結所在。

  《上班8小時,練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法,這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八○年代後期,當時我修了一門時間管理課。第一天上課時,老師就要大家制定一份日程表,工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表,從幾點幾分到幾點幾分,要做哪些事情,安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走,但如果有突發事件,就會打亂我原本的安排,預定要完成的事項也全都泡了湯。

  隨著時代的演變,傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式(apps)以及各式各樣的科技產物紛紛出籠,生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說,如果你想要事前安排一整天的工作行程,細分每分每秒該做的事情,那麼一天開始不到五分鐘,你的行程就已經爆滿了。

  資訊過多讓事情也變得更多,生產效能不但下降,還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退,我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望,資源卻很少,越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長,私人的生活時間越來越短,和親人伴侶也漸行漸遠。

  上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊,他們雖然想要好好記錄分類這些資訊,卻都無所適從,也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了,聯絡人也多了,溝通的時間更快了,但是每天要做的事情變得更多。

  如果你制定了一份「普通」的待辦清單,而且想要把清單上的事情全部做完,那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且,你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上,卻都還沒有動手開始!現今資訊流通快速,制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間,相反地,好好規畫自己的生活對你才有好處,系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作,把握時間,心無旁騖完成這些工作。

  如果你的事情實在太多了,真的需要占用一些時間才做得完,這也不要緊,只要你認真做事,集中精神,你還是可以辦得到。我在本書中提供的工作流程法則層次分明,便於執行,你可以隨時視情況調整行程表。到最後,你每天就可以至少節省九十分鐘,這些充裕的時間可以讓你彈性應用。




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