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能力強的人,怎麼整理辦公桌(圖解)恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致

能力強的人,怎麼整理辦公桌(圖解)恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致

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9789866037825
劉錦秀
大是文化
2013年4月30日
87.00  元
HK$ 73.95
省下 $13.05
 
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叢書系列:Biz
規格:平裝 / 208頁 / 15*21cm / 普級 / 雙色印刷 / 初版
出版地:台灣


Biz


[ 尚未分類 ]















  工作能力強的人,
  一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
  已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
  你能嗎?

  請問,你目前的辦公桌:
  □ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
  □ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
  □ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
  □ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?

  除了捨、活、續之外,
  你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
  讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。

  本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的?

  ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
  整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。

  ◎文件「站」起來,工作效率才會高。
  能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。

  ◎ 充分利用「六三一法則」。
  不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中。

  ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
  高效率的人有兩個做決定的祕密武器:(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?);(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。

  ◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
  這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。

 ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
  訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?

  ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
  你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
  收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?不懂得方法,上班時間就會被信件占據。

  除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

  整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

作者簡介

壺阪龍哉

  日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。

  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介

劉錦秀

  東吳大學日文系畢,曾任出版社國際版權部經理,譯有《一張表格催出業績,不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》(以上大是文化出版)、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。



推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚(筆記女王Ada)
前 言 你的辦公桌,代表你的工作能力

第一章 整理是為了效率,不是為了整齊
工作能力強的人的做事順


規則一 「捨」:丟掉/捨不得丟,怎麼辦?/設定「賞味期限」,過了就丟
規則二 「活」:活用/腦袋要當水龍頭用,不是水桶!/一事一張卡,不用想分類
規則三 「續」:繼續/下班前五分鐘,要做兩件事

第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件/要丟還是要留,60秒內做決定/用「過去式」思考該不該丟/收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃/活用7個道具,亂得恰到好處
個人辦公空間/所有工作,都從辦公桌開始/稍不留神,桌面就會亂七八糟/解決辦法:設置「暫置文件」區/最下層抽屜,工作能力強的人怎麼使用?/把名片當「資料庫」用/分辨要「丟掉」還是要「運用」/通訊錄要分「常用」與「備用」/桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!/雙軸管理法:專案、階段
與同事共同的空間/文件立列,省時又省空間/用顏色分類,文見快速歸位/建立共用資料的使用規則

第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上/手帳,該怎麼挑選?/使用手帳的6大規則/桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限/一進辦公室,就知道今天的工作順序/把工作拆解成幾個5分鐘任務/下定決心:今天要準時下班/用零碎時間終結零碎工作/公事包如何整理,可成為行動辦公桌/點讀法──瞬間讀取重點的祕訣/要速記,但也要讓別人看得懂

第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓
會不會整理電腦,直接關係到工作效率/電腦桌面亂七八糟,腦袋就會——/這樣整理資料夾,不用花時間找檔案/收件匣,一分鐘整理完畢/做備份,就是一種危機管理/這些工作用電腦處理,反而沒效率/一天一分鐘的電腦整理術/重要文件,不能只有自己知道藏哪裡/太依賴使用電腦,你會失去四種能力!

第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理
先從人生態度開始整理/重新設計生活習慣/好好放鬆,工作更有勁/丟掉無用之物,找回單純生活/整理,就是「人生的再設計」/現在就開始動手:整理


推薦序

這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚
——筆記女王Ada

  最近由於整理術的話題很夯,市面上不少整理術的書上市,也和許多朋友聊到整理方面的問題,但他們的共同問題就是:「我照書上的方法做了啊,怎麼還是感覺沒整理好?」

  一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。

  我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的,整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟,事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚,一坐到辦公桌前,就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理,讓工作流程被梳理得井然有序,做起事來流暢,且不必花時間在找東西上面。

  其次,作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理,甚至手帳用法,分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道,實行起來也不困難,卻能達到很大的效果,幫你提升工作效率。例如:桌面就要像飛機跑道一樣淨空,只放正在工作中的東西,這樣可以保持專注力;抽屜文具收納整齊,且有固定位置,取用方便;很多人很頭痛的檔案管理問題,在本書中也介紹了簡單又很有用的方法,即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。

  雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保,但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同,平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫,以方便和原本的白色文件作為區隔,才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法,很值得大家學習。

  對於職場新人,可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢;職場老手,也可以從書中學到一些實用的技巧,讓自己工作效率更加提升。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說,是一本不可多得的好書。

前言

你的辦公桌,代表你的工作能力

  三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨.活.續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。

  在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——

  「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」
  「老是找不到東西。」
  「想整理,卻不知優先順序從何下手。」
  「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」

  也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

  找不到文件,浪費的不只是時間

  對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

  □ 文件是否散亂於各處?
  □ 辦公桌上,是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料?
  □ 電腦的滑鼠,是否無法自由移動?

  如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。

  如果你找一份文件要花十分鐘,就等於把五百日圓丟進了水溝裡。(按,以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢,10分鐘就是40塊錢)

  所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨,從今天起,你就可以做好工作。

  我推廣了30年的辦公室效率革命

  抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三條:

  一、 捨:丟掉
  二、 活:活用
  三、 續:繼續

  只要把這三條規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」。

  用本書的「捨.活.續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。

  請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。
  願大家都能把握和本書相遇的契機,豐富自己的人生。




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