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在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術

在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術

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9789863982401
淺田卓(Suguru Asada)
葉小燕
天下雜誌
2017年3月29日
127.00  元
HK$ 101.6
省下 $25.4
 
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ISBN:9789863982401
  • 叢書系列:日本館-樂在工作
  • 規格:平裝 / 240頁 / 25k正
    日本館-樂在工作


  • 商業理財 > 傳記 > 企業傳記











      ★日本銷售破15萬冊熱銷書第二作!

      ★全球頂尖企業TOYOTA知名的

      「紙一張」整理術超實用【實踐篇】



      滿手工作不知從哪裡著手?

      滿腦子想法不能順利統整?

      想說的事無法如實傳達?

      所有工作與日常生活的困擾,

      只要「一張紙」就可以清楚明瞭、輕鬆解決 !



      ★任何人都能輕易做到的「紙一張」

      資訊整理、想法歸納、溝通傳達的技術



      「將工作或日常生活中,在腦子裡亂成一團的所有事物,都用『紙一張』整理得乾淨俐落,以簡單明瞭的方式傳達出去。」這就是本書為讀者歸納出的超簡易方法。



      在TOYOTA,無論是報告、企劃、會議資料或會議記錄,甚至討論時需要的文書、提案資料、行程、考核面試用的文件……,不管是什麼種類或多麼複雜的內容,只要是業務上的文件,就彙整在一張A3或A4的紙上。用簡單易懂的文字敘述,一眼就能清楚明白文件的內容。



      作者以自己在TOYOTA工作的經驗為基礎,以及在商業學校、商務講座和商業書籍上學習的各種筆記技巧和思考整理法,再加上指導和諮詢的心得,彙整出任何人都能輕易做到的「紙一張」整理資訊、歸納想法、傳達的技術。



      相較於作者的上一本暢銷書《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》,本書「超實踐篇」舉了更多實例,並詳細說明彙整資料的各個步驟及應用方法。除了工作上的業務計劃、會議或出差紀錄等資料製作,也很適合應用在日常生活的行程管理、年度目標計劃、讀書或電影心得、背誦英文單字,甚至減重計劃。



      只要一張紙和一枝三色筆,誰都能簡單彙整資訊、整理思緒、提升傳達力。



    專業推薦



      史習安 成功大學國際企業研究所所長

      詹文男 資策會產業情報研究所(MIC)資深產業顧問兼所長

      溫肇東 政治大學科技管理與智慧財產研究所教授



    日本亞馬遜讀者超實用好評推薦



      ★邏輯思考到底哪裡好、該怎麼做,從這本書的實例就可獲得解答。本書也教你如何「釐清閱讀的對象」,這是在傳達給對方時絕對不可忘記的重點。思考整理的動作簡單,效果卻不賴!(讀者uskmaru)



      ★這次的《超實踐篇》介紹許多第一本書提到的「框架作業」活用法及實例。這些實例對於煩惱該如何活用「框架作業」做彙整資訊的人而言,是值得參考的書籍。雖然是介紹讀者如何彙整資訊,內容的本質卻是「整理思緒」。利用書中訂立的框架,只要按照順序書寫,就可以讓腦中混亂的思緒變得清明。是一本「整理思緒」的絕佳指南書。(讀者tatsu39)



      ★對於不知如何製作資料和整理資訊的人,想要簡單、迅速獲得技巧,看這本書準沒錯!本書還收錄與背誦、減重等不同領域的應用法,內容非常豐富。找出自己所需並多加利用,一定對你有幫助!(讀者kurumi)

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    推薦序? 簡潔扼要地傳達有意義的訊息,才是溝通的主要目的???? 詹文男

    前言? 在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術

    只要有「紙一張」與「三色筆」,誰都能辦得到



    Chapter 1 只要這麼做,就能簡單實行「整理」技術

    01 換個角度,思緒整理將變得格外輕鬆

    02 反問自己「究竟是……」就會知道整理方法

    03 「不懂」的時候,與其思考不如先行動

    04 一切思緒整理的基本在於「試算表EXCEL1」

    05 以「邏輯LOGIC3」的邏輯來歸納、理解、傳達!



    Chapter 2 只要使用「紙一張」,就能隨心所欲製作任何資料

    01 彙整資料是「為了什麼?」

    02 製作資料請由「問題點清單」開始

    03 明白「對方想知道些什麼」的「紙一張」應用法

    04 資料是否容易傳達有九成取決於「外觀」

    05 稍加費心「重新統整」以增進工作效率

    06 「Power point」v.s.「紙一張」,哪個適合製作資料?

    07 「紙一張」資料整理術? 【範例1】彙整出差報告

    08 「紙一張」資料整理術 【範例2】會議或商談的事前準備工作

    09 「紙一張」資料整理術 【範例3】製作會議記錄

    10 避免廢話連篇的「紙一張」會議進行法



    Chapter 3 不論何時何地,全憑這張「紙」

    01 「紙一張」工作法 【範例1】訂定一天的業務計畫

    02 「紙一張」工作法 【範例2】消除工作計畫中的「落差」

    03 「紙一張」工作法 【範例3】決定「工作」的優先順序

    04 「紙一張」工作法 【範例4】彙整報刊消息或新聞

    05 「紙一張」工作法 【範例5】為協商或面談而準備

    06 「紙一張」工作法 【範例6】成為「挨罵高手」

    07 「紙一張」工作法 【範例7】毫無壓力地指出問題來

    08 「一紙之差」的餘裕可撼動內心、改變工作方法



    Chapter 4 所有的雜七雜八都用「紙一張」整理得清爽俐落!

    01 確立一整年的目標「敲定一百件想做的事」

    02 「下定決心」不要只停留在動詞階段

    03 找出潛藏於目標或願望中的「落差」的方法

    04 促使每天不斷成長的「紙一張」自我改進法

    05 彙整書本閱讀或電影觀賞心得的「紙一張」輸入法

    06 將閱讀內容活用於工作與人生中的「紙一張」讀書法

    07 即使不擅長記憶也能記得住的「紙一張」記憶法

    08 光只是寫上去就瘦了七公斤!?「紙一張」減重法



    後記

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    推薦序



    簡潔扼要地傳達有意義的訊息,才是溝通的主要目的

    詹文男




      從事產業研究工作二十幾年,最大的挑戰除了在於扮演好政府智庫及產業顧問的角色之外,就是培訓年輕的分析師,讓他們盡快進入狀況。尤其顧問這一行講究嚴謹的邏輯思維,但學校並沒有提供適當的課程或訓練,以致於「文不對題」,「答非所問」的情況在年輕分析師中相當普遍。



      為了提升分析師的邏輯思考及溝通能力,公司內部發展了一套訓練課程,其中簡報的設計、規劃與製作更是重點。在這套教材中,我們提醒新進分析師,所謂簡報就是「簡要的報告」。在充分的準備下,以簡潔扼要的方式,傳達有意義的訊息,以達成溝通的目的。因此如何瞭解簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式,最後進行預演及修正等,這些都成為讓自己做好與客戶溝通和服務的重要訓練。



      說來很巧,當天下雜誌出版二部請我為這本書寫序時,我發現作者所傳達的思維與技巧,與我們訓練顧問的方法非常類似。作者提及其曾任職的豐田汽車公司(TOYOTA)有一項企業文化,就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。不論是企劃書、報告、會議資料,全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工,平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。



      作者深覺這一張紙簡潔易懂與精確傳達的功效,因此將如何製作的方法與技巧在這本書中作深入介紹,並提供許多的範例供讀者參考,讓讀者可以輕鬆上手。對於不知如何掌握自己的思緒,不知如何歸納整理腦中許多的想法的讀者,這本書絕對可以提升你的思維能力,強化與上司及客戶的溝通效果,提高你的職場競爭力!



    前言



      「將工作或日常生活中,在腦子裡亂成一團的所有事物,都用『紙一張』整理得乾淨俐落,以簡單明瞭的方式傳達出去。」



      為您歸納出此種方法的,就是這本書。



      例如將腦子裡感覺像這樣的東西……



      像這樣整理成為「紙一張」的話,應該會感到神清氣爽吧。



      此外,腦袋裡的資訊經過一番整理後,實際進行以製作文書資料為開端的工作,也將變得格外簡單。



      「在公司裡打算寫份報告,但不知該從何寫起。」



      「必須準備簡報資料,卻始終難以統整歸納。」



      「不論在工作上還是私人事務上,應該要處理的事堆積如山,卻不知該從哪裡著手而困惑不已。」



      這些例子,不只是表面上的技術性問題。主要關鍵,是在於腦袋裡的一團混亂。



      由於難以整理腦中的思緒,想法不能統整或是抓不到重點,所以看不出該傳達些什麼給人家比較好,甚至不知道接下來該做些什麼事。結果,就是無法採取具體行動。



      說不定,人生也是一樣。



      自己想要如何過日子、想要做些什麼,如果可以在腦袋裡整理清楚,之後只需付諸行動就行。



      然而實際上,當腦子陷入「想做這個、也想做那個……可是在那之前卻必須先做某件事……眼前的問題不先整頓好的話……」種種念頭雜亂紛擾的時候,就會變得不明白自己想做什麼、應該做些什麼,無法向前跨出那一步。



      您難道不覺得──要是能夠將「自己今後想要如此過生活」的想法,以「紙一張」這種具體可見的形式整理出來,從明天起,就能過著心情暢快而充實的每一天嗎?



      容我大膽直言,幾乎所有在我們身邊發生的問題,都可以藉由將腦袋裡的「一團混亂」轉變為「簡潔清晰」來解決。



      為此所需,最簡單、可實踐的思考整理術,正是本書所揭示的「在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術」。



      在前作《在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術》中,已經介紹過這套整理術的基本方法,也獲得超乎預期的眾多讀者回響。這回本書為提供在各種場合可立即廣泛應用的方法,以及包含豐富具體範例的「超實踐整理技術」。



      在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術



      首先,我想回顧一下有關前作所說明的「TOYOTA的紙一張」。



      過去我曾經任職的豐田汽車公司(以下簡稱TOYOTA)有一項企業文化,就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。



      不論是企劃書、報告、會議資料,全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工,平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。



      經過深思熟慮製作的「那一張」,除了是「TOYOTA的紙一張」之外,同時也是「具備功能的一張紙」。



      有時是促成大規模新計畫的開始;有時協助會議順利進行;有時則用於培育員工等,諸如此類,在任何場合中皆可展現效率。



      我過去任職於TOYOTA時,每天都會整理出「紙一張」。而這正是我藉以活力充沛推展業務與企劃案的依據。



      此外,活用「TOYOTA的紙一張」,同時也能達到節省時間與展現成果的雙重功效。以具體實例來說,除了將一整年四百小時以上的加班時間降低為零小時外,也曾經有過個人業績位居日本全國之冠的經歷。



      除了在工作上展現成果之外,每一天我都切實感受到將資料與思緒彙整為「一張紙」後,簡潔易懂與精確傳達的威力。



      那麼,究竟大多數的TOYOTA員工是如何製作出這份「TOYOTA的紙一張」呢?



      出人意料地,在TOYOTA內部並沒有任何關於「紙一張的彙整方式」之類系統化的指導手冊。即使企業中存在著將所有資料彙整為「紙一張」的文化,卻沒有一個固定而明確的製作方法。



      在前作中也曾提到過,本書也會徹底為各位說明的是「彙整為紙一張」的行為,事實上是在進行高度的「思考整理」。只不過這樣的作法已經轉化成理所當然的日常活動,即使在TOYOTA內部,幾乎也很難遇上能夠以口語詳盡說明有關「紙一張」本質的人士。



      就我而言,是在見到公司歷任前輩曾製作的那些數量驚人的「紙一張」後,不斷重複模仿、經過上司以紅筆修正塗改的過程,漸漸習得屬於自己的「紙一張」彙整方式及其意義與本質。



      另一方面,當時在尚未建立起一套體系得以向後進員工說明之前,我也同樣無法適切地以言語來傳達。在指導他們的過程中,還是採用自己過去所經歷的,讓大家先試著各自整理出來,再由我來修改的方式。



      「是否能夠將『TOYOTA的紙一張』的彙整方式,還有『思考整理過程』的本質,實際轉化成大家都可以簡單執行的具體方法呢?」



      即使在我離開了TOYOTA之後,依然獨自持續這項研究。



      如同前面所提到過的,無論在工作或生活上,經常會出現腦袋裡一團混亂,事務難以推展的情況。



      這種時候,如果可以像TOYOTA的員工平時所做的那樣,將手上的資訊或想法彙整在「一張紙」上,許多問題都會迎刃而解。



      於是我以當時的經驗為根基,加上自己一再研究的「改善溝通的『紙一張』框架作業(Framework)」,將「整理資訊、歸納思緒、有效傳達」的技術系統化。



      在這項技術中,有「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」兩種整理思緒的框架作業,基本應用法在前作也為各位介紹過。



      不會整理資訊、抓不到重點、不知道想說些什麼、難以歸納自己的想法,像這樣的情況,都能藉由「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將腦袋裡的「一團混亂」整理得「簡潔清晰」。



      只要有「紙一張」與「三色筆」,誰都能辦得到



      值得慶幸的是,前作對於眾多讀者的工作方式有所影響,我也接獲了許多表示「在實際工作中派得上用場」的迴響。



      希望能讓「整理資訊、歸納思緒、以『紙一張』有效傳達的技術」不僅僅是一項知識,而是做為一種具體行動、誰都可以輕易上手的方法來介紹給大家──



      「紙一張」的框架作業將資訊與思緒整理得清清楚楚!



      〈邏輯LOGIC3〉  〈試算表EXCEL1〉



      對於抱持如此想法的我來說,聽到有人表示「嘗試過了」,實在感到無比開心。



      反過來說,這項技術就是要實際去嘗試,才會開始真正感受到它的威力(說真的──之後會再為各位詳盡說明──只要準備好「紙一張」與「三色筆」,不論任何人、在任何地方都可以輕易做到。)



      再來,前作中說明了「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」的基本用法,這兩種框架作業可以應用在各種場合。



      製作報告、企劃書、簡報資料這種工作上的文件當然不用說,其他諸如想讓會議進行得更有效率、想要管理行程、想指導下屬與後進員工提高工作效率等等有關公事方面,或是待辦事項多到頭痛、想要挑戰新課題、希望在生活中活用自己閱讀過的書籍內容、打算向他人介紹讓自己大受感動的電影、想提高讀書效率、期望減重成功等等情況下,這是一套可以超越工作領域、應用於各種場合的思考整理術。



      本書中,將廣泛介紹具體的應用方法。



      這些內容,目前也在我個人的工作坊傳授給學員們,同時有許多人實際運用「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」解決了問題並獲得成效。



      以下,雖然只是其中的一小部分,容我在此提出與大家分享。(由於前作中曾建議大家,在這種時候只要列出「三項以內」的事項就好,因此便由眾多迴響中挑出了「三項」來說明。)



      運用「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將自己的想法整理成「紙一張」去與上司協商之後,迅速談妥調往心目中理想單位的人事異動。



      我將利用「試算表EXCEL1」整理講稿的方法傳授給就讀國中的兒子。在國文課堂上,因為上台報告而實踐這套方法的兒子,一回到家立刻開心地對我表示:「爸爸!我今天的報告受到大大的讚賞喲∼」



      採用「試算表EXCEL1」整理資料之後,自己的情緒也獲得了整理。在與下屬溝通互動的時候不再感到煩躁了!



      最讓我覺得「開心」的是,這些學員們已經跨越眼前的工作範疇,實際應用於解決其他種種問題,讓自己的人生朝著更好的方向去發展。



      「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」不單單只是整理思緒或彙整資料的工具,透過實際行動便足以證明,它們也具備解決超越該層次其他問題的功能。



      基於這樣的意義,本書主題訂為「超實踐(篇)」。這裡的「超」意味著「超越」、「跨越工作以外的其他場合」、「超出TOYOTA論說的範疇」等等,請各位由這方面去理解。



      其中也包括了一般商業書籍不太涉及的應用實例,而這些正因為全是我們學員親身體驗過後的實際範例,更具價值。



      請各位讀者務必不要堅持只用在「工作」上,嘗試應用於生活周邊,享受活用的樂趣並讓它派上用場。我認為這樣的方式,最後想必更能在工作面上有所成效。



      我相信,以本書為開端經日積月累之後,各位在工作上、還有工作之餘的人生路上,都將導入更美好的方向。



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