序
講超過一分鐘,他就不明白了
要向別人傳達清楚自己的意思或想法,是非常困難的一件事。尤其在工作上,當主管向部屬傳達自己的想法或指示時,常常因為部屬的自我解讀,導致最後的結果不如主管所預期來得好。
我剛升上主管時,因為無法清楚地向部屬傳達自己的想法,所以溝通時總是雞同鴨講,導致工作效率不彰,也經常為了交辦不清楚的問題發生爭執,或是溝通不良而產生誤解,使得彼此都失去了工作的幹勁。
我和部屬之間的溝通可說是糟透了。儘管如此,我還是認定「部屬沒有聽懂內容不是我的錯,是他們不肯好好聽我說」。
後來,我遇到了前吉本興業(日本最大的藝人經紀公司、電視節目製作公司,是日本最悠久的藝能事務所,創立於一九一二年)的經理大谷由里子女士(一九六三年於奈良出生,目前從事人才培訓與開發的相關工作)。她告訴我:「光是怪罪別人,是不會進步的。」
真是一語驚醒夢中人。沒錯!因為我只會怪罪部屬不肯好好聽我說,卻完全沒有認真思考該如何交辦工作,才能使部屬聽懂我說的話。
當我換到部屬的立場思考時,得到了「說話要簡短明確」的啟發。
「內容太長,搞不懂你到底想說什麼。可以閉嘴了吧?」
「是是是,我已經非常清楚你想說的內容了。煩不煩啊?」
「用不著你雞婆。你沒資格說我。明明什麼都不懂。」
一定有很多部屬像這樣,一面聽主管說話一面在心中嗆聲。
年輕部屬接收不到「主管的想法」這種情形,超乎領導者的想像,特別是長篇大論的發言。部屬聽了半天只覺得你說了一大堆,還是不知道你在說什麼。這是因為人能夠集中精神聽他人說話的時間,最長頂多是一分鐘,所以當你愈想讓對方明白而講一長串,反而使對方愈不想聽。
成功的好主管,要懂得在一分鐘內傳達重點。
各位讀者或許會說:「這種事不用你說我也知道。」但是,只花一分鐘就清楚說出自己的想法,要做到這點可是有難度的。
本書彙整了在職場上經常出現的具體情況,一一說明該怎麼講才能讓對方聽進去的說話方式。希望你在面對上司、部屬及公司外部人士等各種人時,是個說話條理清晰的人。
抱著替對方著想才說的發言,但對方卻不肯聽又不願接受,是一件令人非常沮喪和難過的事。這也是我寫這本書的目的,希望儘量減少和我有一樣感受的主管。
推薦序一
只用一分鐘就讓人明白你的意思
你是不是已經準備好在職場中成為主管呢?心情準備好了嗎?協調能力準備好了嗎?專業能力準備好了嗎?理想也準備好了嗎?
在我的培訓課程當中,有許多學員在公司待了一段時間之後,因緣際會成了主管,但往往內心還沒準備好,尤其面對「帶領團隊的溝通問題」最為棘手。這些接踵而來的問題,對主管來說是一連串艱難的挑戰,我們在課程中就是探討這樣的溝通困境與解決之道。
多年前就曾經拜讀過這本書,作者沖本留里子是職場中的傳奇人物,從會計助理做起,三十歲出頭便擔任企業的董事,她是一位深諳職場溝通的工作者。讓她平步青雲的條件或許是專業,但真正重要的是她的溝通協調能力,與她言簡意賅的說話本事。這本書可說是她歷年來工作的心得,也是她在教育訓練當中的反思與體會。
我從事口語表達與口語溝通教學多年,在我的學術研究當中,一名好主管,最重要的是溝通協調能力,甚至與職位的高低有著緊密的關係。
這本書的誕生對主管而言,是一種提醒,也是一種思考。我們到底應該如何把話說好、說對?讓對方在很短的時間內,能夠了解我們想傳遞什麼?
書中提到主管最重要的四個任務:
1.?? ?提升部屬的工作士氣。
2.?? ?讓部屬成為自律的工作者。
3.?? ?讓部屬願意去做原本不喜歡的工作。
4.?? ?讓部屬主動積極想把事情做得更好。
相信當你看到這四點,而你又是主管的話,一定迫不及待的想走進書中的世界,尋求帶領部屬的成功關鍵。的確,這本書提供了非常多的技巧,尤其是主管在工作中最常遇到的兩個情境──「下指令」與「說明」的口語表達方式。
過去,我為許多企業進行「GAS口語魅力培訓」時,經常教授「以目標為導向的說話技術」,這與作者提及的概念完全相同。一旦目標明確,而且指令簡單明瞭,別人當然會願意執行你交辦的事;如果講得落落長,對方內心的順從度反而會下降,這是人際溝通非常有意思的現象與結果。因此,我們如何言簡意賅的表明想法,真是人生中最重要的一門功課。這本書看似是為主管而寫,但溝通這件事在很多地方都有異曲同工之妙。「1分鐘內就讓人明白你的意思」是多麼功德無量!作者提出了四種表達模式,包括結果法、兩面法、原因法、及兩、三個法,幾乎涵蓋了許多溝通不良的破解法則,她還羅列了35種最常遇到的棘手狀況,相信你會會心一笑,也可以立刻實驗這些方法,是否能夠運用在你的工作當中。
但願看完這本書之後,我們都能夠讓別人更了解我們、被我們激勵、心悅誠服的為我們做事……。
相信看了這本書,能讓你魅力無窮。
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廣播主持人、GAS口語魅力培訓R創辦人�王介安