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一看就懂的會議圖表記錄術!

一看就懂的會議圖表記錄術!

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訂購需時10-14天
9789863773665
清水淳子
林佳翰
楓書坊
2018年6月11日
100.00  元
HK$ 85  






ISBN:9789863773665
  • 叢書系列:圖解雜學系列
  • 規格:平裝 / 148頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級
    圖解雜學系列


  • 商業理財 > 職場工作術 > 演講/簡報











    ∼一張圖,解決一切溝通難題!∼

    事情越散亂,越要用圖表「化繁為簡」!

    與會人越多,越要用圖表「凝聚焦點」!

    點子越豐富,越要用圖表「彙整意見」!



      ◆◆混沌不明、沒有結論的會議,就靠圖表記錄來改變◆◆



      開會時,大家是否常常遇到以下的狀況:

      ?談話內容散亂,大家自顧自地發言

      ?因為覺得問題很複雜而停止思考

      ?討論越來越偏離正題,或變得偏激

      ?害怕跟別人的意見不同而不敢說話

      本書的重點,就是要靠【繪製圖表】,突破會議中常見的窘境!



      圖表有2個強大的特性:

      特性?:一覽無遺,只看一眼就能瞬間掌握到事件整體樣貌。

      特性?:能強化事件發展脈絡,讓事物的複雜關連性變明確。



      對於【討論型會議】而言,簡明清晰的圖表,能夠發揮以下作用:

      ?把散亂的內容集中至一處。

      ?分析現有的問題,再重新定義課題。

      ?所有人朝一致的方向前進。



      對【發表型會議】來說,使用圖表,也有意想不到的效果:

      效果?:【聽眾】能更深入瞭解內容。

      效果?:【講者】能將觀念表達清楚,消弭誤解。

      效果?:會議結束後,可分享給【第三者】,喚起更多人的興趣。



      圖表最重要的目的,就是在開會前後發揮威力:

      ?組織、澄清論點

      ?釐清事件發展脈絡

      ?提升會議效率,縮短會議時間



      ◆◆透過練習,快速「把語言翻譯成圖表」◆◆



      在了解圖表的使用時機後,

      第二章會引導讀者,嘗試把複雜的事件用圖表整理成一張紙,

      並慢慢進階到能配合會議目的,編排出適當的圖像。



      階段?:條列

      抓到主要的關鍵字,滴水不漏地用文字排列出來。

      階段?:做記號

      標出相似的話題或重要的部分,用顏色或形狀做出記號。

      階段?:歸納

      為了視覺上看得出分類,要花些巧思將相似的話題寫在一起。

      階段?:結構

      活用適當的結構將複雜抽象的概念圖示出來。



      .用黑色畫出【事實】:用圖案和箭頭畫出這個專案裡有哪些人存在,釐清事實。

      .用紅色畫出【課題】:以相關事實為底,把現在大家討論的問題,畫出來。

      .用藍色畫出【理想】:用藍色畫出要怎麼做才能解決問題。



      1發言的量多少就留多少空間

      2將發生的事情按照時間順序排列

      3將話題的相對位置關係用地圖表示出來

      4做成表,填滿空白處

      5用箭頭表示出關聯性

      6用形狀表示優先順序



      在迷宮般地討論和對話中,圖表是找出正確解答的導航系統。

      無論要解決問題、做決策,畫張圖表,都能讓你的工作抄捷徑!



    本書特色



      ◎訓練大家快速「把語言翻譯成圖表」的技術!

      ◎示範圖表適當使用時機,突破討論、決策遇上的困境!

      ◎提出各類練習題,配合使用目的,編排出適當的圖像!



    名人推薦



      ◎SmartM世紀智庫執行長? 許景泰

      ◎台灣菲斯特簡報教練? 林長揚

      ◎簡報奉行創辦人 RainDog 雨狗

      ◎筆記女王? Ada

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    .INTRODUCTION  圖像記錄是什麼?

    .Q1圖像記錄人員是做什麼工作的人呢?

    .Q2為什麼要運用「圖像」呢?

    .Q3運用圖像會有什麼樣的效果?

    .Q4參與會議的人有什麼改變?

    .Q5為什麼這個時代需要圖像記錄人員呢?

    .Q6圖像能在哪些場合使用呢?

    .Q7圖像引導員和圖像記錄人員有什麼不同?

    .Q8記錄圖像前要先做什麼事呢?



    .STAGE 1 試著把短文改成圖像

    .為了把詞彙翻譯成圖像,希望大家先知道的觀念

    .把事實和感情這兩個資訊用圖像畫出來

    .fact-1 誰和誰在做什麼?(Who / What)

    .fact-2 相差多少?(How much)

    .fact-3 什麼時候有什麼?(When)

    .fact-4 事情如何發展?(How)

    .fact-5 在什麼位置說話呢?(Where)

    .emotion-1 採取什麼行動?(Do)

    .emotion-2 呈現出什麼表情?(Face)

    .emotion-3 表達什麼內容呢?(Say)



    .STAGE 2 試著把整件事用圖像整理在一張紙上

    .圖像記錄由三個部分組成

    .試著觀察並分解圖像記錄

    .描繪出讓人不自覺就會被吸引的標題

    .將零散的話題整理成一組話題組

    .依照狀況,編排話題組

    .把各話題組並排起來,做成故事情節

    .為了讓故事線更容易理解,活用箭頭和分隔線

    .變得能自由自在做出各種故事情節吧

    .試著把TED影片上的演講內容翻譯成圖像

    .事例介紹

    .從筆記本移動牆壁



    .STAGE 3 用圖像記錄解決課題

    .會議中的圖像記錄

    .會議的三個階段

    .Aggregation:把散亂的內容集中至一處

    .Reframing:消弭偏頗的討論內容

    .Collaboration:共享每個人不同的想法

    .為了更進步,要怎麼做?



    .APPENDIX

    .試著配合現場的目的,編排圖像記錄

    .活動和研討會前的三個準備

    .活動和研討會的三個效果

    .事例介紹



    .結語:今後的圖像記錄人員

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    前言



      初次見面,我是清水淳子,我邊在公司裡擔任UX設計師,邊不斷精進研究實踐「圖像記錄」的手法,這是種用紙和筆,把人們的對話或會議內容轉換成具體圖像的手法。之所以開始這樣的手法,是起因於某個專案的小會議。



      那場會議聚集了眾多不同背景的人,大家專業、立場、經驗都不同,在那當中,我想用語言表達我對那個專案的想法,但無法傳達得很正確,整個交談非常不得要領,讓現場氣氛變得很差。我對此氣氛感到慌張,遂想出一個苦肉計,即不用「言語」,而是用「圖像」來和大家溝通——把大家講的內容轉換成具體的圖像。試著把現在自己想說的事藉由圖像,邊詢問大家的意見邊說明,最後順利化解了沉重的氣氛,並讓不同背景的成員視線、思考和心思結合起來。



      因有了那次的經驗,我開始對在眾多人聚集的複雜狀況中,將「會議內容」轉換成「具體圖像」的效果產生了興趣。這種手法乍看之下很粗糙,不過我認為值得找出它的意義,我以工作場所.東京為舞台,結合設計專業,開始了名為「東京圖像記錄人員」的活動。剛開始,我不分晝夜主動到東京舉辦各種研討會和集會,將藝術或技術等話題整理成圖像,再把這些成果寫成報導,終於有各種機構來向我詢問「將會議內容轉換成具體的圖像」的相關事項。



      委託者的身分也很多樣,有領導整個組織的領導人、業務、企劃人員、設計師、工程師、學生、經營者等,他們的立場、年齡、組織規模、事業領域和願景都不同,不過有個共通點,那就是大家都有種「危機感」,認為用以往的做法,無法解決自己遇到的課題,雖然想要打破既有的結構和組織間的隔閡,但又害怕在討論或對話過程中產生衝突,而讓討論停滯——這是大家共通的煩惱。我身為「圖像記錄人員」,實際配合他們當時的課題,利用圖像記錄讓他們溝通,並持續研究其效果。



      這些活動的成果,讓我清楚感受到圖像記錄是個能夠消弭會議歧見的強力手法。為了開拓未來,大家必須在會議上自由發言,但諷刺的是,這也可能造成激烈的衝突,讓大家不願再一起思考,甚至造成專案停擺。可是,用圖像記錄,將散亂無章的論點和觀點整理在一面白板上的話,無論成員或環境多不穩定,都能掌握內容,舒適地對話。



      在我持續研究與執行「圖像化會議」的過程中,遇到了各式各樣的人和書籍,讓我學到關於這個手法的歷史和背景,也瞭解全世界都有人致力在「不用語言,而用圖像進行討論或對話」的研究,據說最早起源於1970年代,以美國西岸為中心,居民參與的社區聚會和非營利組織的討論會中,就使用了這個手法。The Grove Consultants International公司的大衛.斯貝特、丹尼爾寫的《視覺會議──激發出意料之外的想法和成果的「團隊會議」術》這本書裡,就試著要把視覺會議裡的效果整合成一個系統,此外,2006年在日本出版的《簡易圖像──讓討論內容「具象化」的方法》裡,把利用文字和圖形,簡單地將討論的內容畫在白板或紙上定義為「簡易圖像(Facilitation Graphics)」,並詳細解說。而且現在出現了一些顧問公司及設計公司,他們有提供將溝通過程用圖像呈現的服務,例如Image Think公司、Sketch Post公司等。SXSW和世界經濟論壇等世界級的公開場合上,也頻繁地使用即時畫出圖像的會議技巧。



      在深入瞭解各領域的繪圖手法這過程中,我感受到我本身實踐的手法有其獨特性。在日本的會議上有個潛規則,即主掌會議進行的主席多由年長者擔綱,無論其他人多會掌控會議程序,也難以打破這樣的潛規則。此外,我也覺得好像只要一明說「有人主控」,全體人員就會像是抓到浮木般鬆懈,停止思考。而且,為了解決課題而出頭的人會受到過多的注目,並被委與過多的責任。可是另一方面,關於「會議記錄」這件事,日本又存在著善意寬容的氛圍,認為文書記錄是新人該做的練習。不過我也發現,當我使用圖像討論時,無意間突破了這樣的瓶頸——默默地用圖像做出當場的記錄,順利解決了當場的問題。並不是我出頭,而是我邊融入當時的氛圍,一邊記錄,一邊消弭歧見,讓團隊往前進。圖像記錄並非從國外強借的手法,而是以不違背東方文化的方式導入的,於是讓我興起把這個手法整理成這本書的想法。



      這本書的目標是打破年功序列的思維、多一事不如少一事的態度、沒人願意負責的窘境,避免讓會議呈現消極或停滯不前的狀態,無論會議中雙方處於多麼困難尷尬的關係,大家也會不放棄地持續思考。現在這個瞬間,日本也正進行著數萬場無結論的會議,只要能藉由圖像做成的記錄讓大家積極思考、積極對話的話,整個世界就會漸漸改變。我抱著這樣的想法,將這本書交到大家手中。雖然這是個由我個人某天的專案發展而成的手法,不過如果能幫助您渡過瞬息萬變的二十一世紀的話,我將感到萬分榮幸。

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