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豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學。

豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學。

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9789865548056
原正彥
林佑純
大是文化
2020年8月31日
113.00  元
HK$ 96.05
省下 $16.95
 
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ISBN:9789865548056
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 240頁 / 14.8 x 21 x 1.2 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
    Biz


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理











    ◎進電梯後,你先按關門鍵還是樓層鍵?別輕忽這動作,一年可幫你省13小時。

    ◎某員工上班老遲到,他可能不是懶散,而是上班動線有問題。

    ◎W/@St.msgd/c……這不是亂碼,而是豐田人都懂的簡寫筆記,工作省時又省力。




      這就是豐田人高效率動線思考,

      連亞馬遜創辦人貝佐斯都深受影響。



      作者原正彥曾任豐田維修技師,剛進豐田時,資深前輩總這樣告誡:



      「工作時,雙手要處理同一件事。」

      「每個動作都先思考,這件事跟那件事可不可以一起進行?」

      「桌上只能放現在要用的物品,不要找東西,要拿東西。」

      ……

      「我要怎麼做,才能讓現在的動作成為一種習慣?」



      原來,豐田人從走動路線,到工作方式、檔名設定等,

      都很重視動線,作者利用這方法創業,在IT產業連續五年顧客滿意度第一名。



      作者說,工作品質常跟時間有關,而決定時間長短的,就是動線,

      動線錯誤,就會產生多餘動作,動作多就得花更多力氣做,

      難怪你總覺得自己很忙又很累,

      本書就是要告訴你,如何刪除這些多餘動作,讓你的工作快又有效。



      ◎事情老做不完?因為物品放錯位置了:

      影印機放總務部?碎紙機放業務部?大錯特錯。影印紙呢?其他文具呢?

      員工座位應按年資還是任務規劃安排?一定要設社長辦公室嗎?

      2019年創下日本企業最高市值的豐田,幹部會議一定用圓桌,理由是?



      ◎我用25%規則設期限,工作最省力又提早完成:

      最需要創造力的工作記得早上做,需要外出開會的時間最好排同一天,

      作者還研發25%規則,將原本的截止期限及作業時間自行縮短25%,

      如期限為20天後,就縮為15天;8小時提前到6小時,時間管理更到位。

      他還自創能排解工作壓力的「After5」行程安排術,工作生活都滿足。



      ◎文具怎麼放?筆記怎麼抄?都有動線:

      常用資料要放慣用手那側,右撇子就放右側,減少動作的幅度或次數。

      筆記本要選方格的,且橫向使用,這樣閱讀最省力,

      電腦檔案命名也有眉角,「數字_種類_名稱_日期_版本」你得這樣排列,



      還有豐田人自創的簡寫筆記:

      @=at(在)、w/=With(跟誰)、St.=車站……

      原本要花3分鐘寫一段備註,透過簡寫,10秒就能完成,大家都能看懂。



      雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,

      豐田最厲害的動作經濟,省時省力,貝佐斯都在學。



    各界推薦



      精實管理顧問�江守智

      創新管理實戰研究中心執行長�劉恭甫

      《經理人月刊》總編輯�齊立文

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    前言 我在豐田學會的高效率動線思考

    豐田員工,對多餘的動線特別敏感

    改革工作方式時,先檢視動線

    動線的差異,也影響日常生活

    打造時間結構緊密的人生

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    第一章 動作經濟四原則,減少不必要的選擇與移動

    動作經濟的四項基本原則

    用計時器來測量工作的所需時間

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    第二章 事情老做不完?因為物品放錯位置了

    檢視自己的走路速度及步伐

    抵達座位前,一路打招呼

    整理職場環境,要趁早上或晚上進行

    工作前,先決定最後期限

    一次看完所有的信件和文件

    影印機的戰略配置

    改變影印機或碎紙機的位置,就能改善效率

    座位安排的好壞,影響員工思考

    站著工作,好處多更多

    電梯簡報的重要性

    替移動時間增值

    午休時間也要考慮到動線

    利用三定原則來整理環境

    排除「3M」

    通勤時,進行企劃思考

    選擇人潮較少的時段通勤

    你浪費13小時等電梯

    刻意改變動線,省時也省力

    在眾人面前說話時,你的眼睛看哪裡?

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    第三章 我用25%規則設期限,工作永遠提早完成

    內勤和外務的日子,完全分開

    提早10分鐘抵達相約地點

    出差前,先列出攜帶物品清單

    需要創造力的工作,早上做

    依照今天星期幾,來決定「After 5」

    下班時間就是截止期限

    活用25%規則設期限

    開會,非得整點開始嗎?

    誰該來開會?亞馬遜的兩塊披薩原則

    想主導會議?坐靠近白板

    減少在會議中虛耗時間的小技巧

    要引導視線,但不能用雷射筆

    偶爾站著開,效率更好

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    第四章 文具怎麼放?筆記怎麼抄?都有動線

    將常用資料放在慣用手那側

    找資料要遵守10秒原則

    決定物品擺放位置,就能提升效率

    辦公桌只能放現在要用的東西

    抽屜也要落實三定原則

    選用四色原子筆和A4尺寸的白板

    筆記本要選方格的

    橫向使用筆記本

    活用筆記本與便利貼,激盪腦力

    活用簡寫,也是一種動線

    安排單日行程時,也別忘了年度、月分計畫

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    第五章 開機、關機、打字、切換的最省力技巧

    利用應用程式,掌握你工作的時間

    重開機,提升電腦的處理速度

    加快開機速度的小技巧

    加強鍵盤靈敏度的方法

    記住常用的快捷鍵

    從閱讀電子郵件到回覆

    好的檔案命名法,省去搜尋時間

    活用Google,以最快速度獲得情報

    設計簡報資料的動線

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    第六章 豐田人的第一堂動線課:四路五動

    不斷找出需要改進的地方,並改善

    怎麼作,才能讓動作變習慣

    動線思考的前提:你的目的是什麼?

    最佳成果,來自先試試看

    在豐田,巧遲不如拙速

    正確搜尋資訊

    如何整理常用的App

    整頓思考動線

    如何控制無謂的情緒

    發生問題時,找出根本原因

    利用五個為什麼,深入探討問題

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    後記 簡化動線的必要投資





    前言



    我在豐田學會的高效率動線思考




      我過去曾在豐田經銷商負責汽車維修的工作。



      有車的人應該都知道,經銷商不只負責銷售汽車,也提供保養、維修車輛等服務。我在該處擔任維修技師時,經手約5,000輛汽車。



      在熟悉第一線的維修工程之後,我轉戰IT業界,成為內勤人員。由於業界性質完全不同,所以當時我的心情可謂如履薄冰,努力面對不同的挑戰。



      過了一陣子,我發現辦公室現場跟我原先想像的,有很大的差異。



      主要的原因,是在辦公室人員的「速度」上。



      除了走路、手邊的動作等,我發現,在辦公室裡的人們的動作,比我習慣的速度緩慢許多。這種感覺就像從高速公路,切換到一般市區道路,周遭的一切都慢了下來。



      我因為轉職的緣故,強烈感受到職場上這種速度差異。直到這時候,我才察覺,原本我所待的豐田第一線,因員工的動作特別快,連帶提升了整體的工作效率。



      說到汽車維修技師的吃飯傢伙,自然就是各式各樣的維修工具了。技師會在簡寫「Caddy」的工具箱中,放一些慣用的工具,在現場作業時,不時走到工具箱那邊拿或放。但在這個過程中,菜鳥經常被前輩們唸:「你怎麼走那邊啊!」



      為什麼他們會有這種反應呢?



      假設我現在站在車子後面,而工具箱放在車子前方,「要從左邊還是右邊走,才會比較快?」這類行走的路線,也被我們稱為動線,對有經驗的前輩們而言,安排動線是非常重要的。在豐田的維修現場,這句「你怎麼走那邊啊!」也代表員工對動線,有強烈的意識。



      動線不同,所造就的數秒之差,在一天裡會形成一分鐘的差異,十個人工作下來,一天就會差十分鐘,一個月就發展成三至四個小時的差別。就算當下只差數秒,日積月累,員工在職場上花費的時間,會產生相當大的影響。



      豐田員工,對於多餘的動線特別敏感



      在技師工作時,客戶大多會在休息室等候。只要想到自己正占用客戶寶貴的時間,技師總會想盡快完成工作,把車輛交還給客戶。



      還有一個重點,是即使想加快保養維修的速度,由於車子與客戶的生命安全息息相關,所以服務品質絕不容許有半點馬虎。技師必須在維持品質的前提下,加快工作速度,這就是豐田汽車維修技師的分內工作。



      在豐田第一線的人員,工作速度之所以會特別快,或許很大的原因是出自於「客戶還在休息室等」的壓力。



      更何況,在豐田裡有一句名言:「時間是動作的影子。」這句話的意思,是若有意識生活中每一個小動作,那麼,對於時間也有強烈認知。



      時間之於任何人、任何企業,都是平等的。雖然我們會看到有些企業隨著時間漸漸壯大,但也見過部分企業逐漸衰敗;有些人能夠成長,也有些人總是原地踏步。



      兩者之間究竟有什麼不同呢?



      簡單來說就是動作上的差異,人們每天選擇的動線,會導致不同的行為結果。



      豐田第一線的員工對於「多餘的」動線,尤其敏感,只要稍微有多餘的動作,就立刻檢討、改善。因為多餘的動作,會拖延到整體的工作時間,反過來說,俐落的動作,能使花在工作上的時間大幅縮短。



      改革工作方式,先檢視動線



      剛才提到的動作,其實不僅限於走路或做事速度,也包括思考自己要走哪條路線(選擇動線)。



      但在我轉職後,我發現在辦公室裡,似乎很少人有這類想法。平時看著同事,盡是閒晃著找東西、在走廊上漫步、在會議中嘮嘮叨叨……。



      現今的日本,加班已被視為普遍的社會問題,在提倡改革工作方式的風氣下,上班族的加班時數或許已經減少許多,但工作量仍然沒改變。



      這或許也是因為不少人選擇多餘的動線所致。



      動線,不僅僅是職場上行走的實際路線,也包括決定工作行程的方式、使用電腦的方法,以及思考模式等較為抽象的路線。



      首先,我希望各位讀者留意自己的(不論真實或抽象)動線,並藉由重新審視,以減少不必要的浪費,如此一來,才能有效降低工作量,提升勞動生產效率。



      動線的差異,也影響日常生活



      動線不只會在職場上發揮作用,在我們日常生活中,也存在著許多的動線。但,大多數人卻沒有意識到這件事。



      例如,在車站閘門前,總有人突然停下來找悠遊卡。



      因為他忽然在閘門前停下,後面的人就得紛紛閃避,使用另一個閘門進出,現場可能因此擠了一群人,讓後面等待的人倍感壓力。只因為一個人沒有留意動線,就給許多人添了麻煩。



      搭捷運、火車必須通過閘門,這可以說是生活常識了。如果有人到了閘門前才開始找悠遊卡,就表示他沒在思考,於是產生多於的動作。



      說到捷運,各位有注意過,要搭哪節車廂,才離目的地的出口最近嗎?



      一般來說,車站內提供的轉乘資訊圖,可以做為參考。此外,也可以透過App來進一步確認(按:如利用台北捷運 Go,可以看到每一個出口地圖、站內廁所位置、出口是否有電扶梯等。幫助民眾準確找到出去的最佳路線等),有的地方甚至連哪節車廂在哪一個時段最少人,都可以透過車站內的海報或是App得知(按:現在在部分捷運站中,候車處上方的電子看版有顯示車廂人數多寡,提供民眾參考)。



      但有不少人仍在到站後,才東張西望的尋找出口;別的車廂明明有很多空位,卻還是擠進人特別多的車廂。



      許多人在通勤時都不會想太多,結果在搭乘大眾交通運輸工具時,消耗了不必要的時間和體力。



      留意自己的動線,就是意識自己所有的動作。你平常不注意自己的動作,又有誰要幫你注意呢?



    推薦序一



    跨領域知識轉化,從豐田式管理出發




      在內湖某科技大廠的會議室裡,經理語帶不耐的對我說:「我們都討論過你說的事,但我們的工作性質沒有規則,都是個案,我不知道做這些有什麼用處?」經理說話時,邊用手指敲打著桌面,其他的與會同仁紛紛低頭或眼神死盯著螢幕不語。



      我笑笑的對經理說:「既然黃總請我來協助你們,給我三個月,我們來看看結果有什麼不同。」



      三個月後的輔導會議上,案件處理的單件工時成功縮減27%,部門加班時數減少13%。黃總眉開眼笑的同時,經理也宣示他們部門接下來推動改善的決心。



      我是一名企業顧問,也曾在日本豐田集團研修,回臺後用精實管理(豐田生產方式)來協助企業消除浪費、提升效率、降低庫存。過去五年來,我從傳統製造業領域跨足到高科技、食品餐飲、工具五金、畜牧屠宰等產業,憑藉各客戶企業的經營層支持與管理團隊全力配合,一起繳出許多亮眼的實質營運改善成果。



      然而,我還是看到許多非製造業領域的企業朋友,光是看到豐田、改善、精實等關鍵字,腦袋就直接判定「人家做車的,我們不一樣」。



      當我看到本書作者原正彥的新書《豐田人高效率動線思考》時,首先引我注目的,是他的工作經歷—─從豐田汽車第一線的維修人員轉戰IT產業內勤,直到成為公司代表董事。從傳產製造到資訊科技,從第一線員工到管理階層,這種角色、思維的切換,正是現今工作職場最欠缺的轉化能力。



      接著,我翻閱書中各章節內容,有關豐田生產方式裡常見的三定(定位、定品、定量)、三M(超負荷、不穩定、浪費)等,作者都能夠巧妙的置入辦公室作業中,甚至行程安排、企劃思考、會議準備、辦公桌配置、電腦筆記本應用,都能看到豐田人的精神。這種極具日式管理書籍特色的編排,使人閱讀時,能輕鬆的從單篇文章下手,進而看完整個章節的重點概念,最後串接到整本書的目的意涵。



      我會特別推薦以下三類族群可以入手閱讀:



      1.?? ? 踏入職場三年內的新鮮人:能夠從這本書中,學習到全球頂尖企業的內部管理思維,而且作者還是跨產業的實踐者。

      2.?? ?在服務、流通、資訊等產業中,尋求突破個人表現者:當大家都陷在同溫層思維時,跨領域學習也許是你突破瓶頸的關鍵。

      3.?? ?傳產製造業的間接單位人員:製造現場談工時、論效率,當公司把目光轉移到間接單位時,我們可以做些什麼?



      大家總說:「學習,是投資自己最好的方式。」我非常推薦大家用兩杯精品咖啡的價格與一個下午來閱讀。如果能從一本書中突破思維、找到方法並實際應用,其投資報酬率絕對大於你在股票市場的投資表現。



      這本《豐田人高效率動線思考》會是你在後疫情時代,面對變化的好書選擇,我誠摯的推薦給各位。


    精實管理顧問�江守智




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