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上班8小時，練習只做重要的事

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			9789862298558
			蘿拉．史塔克
			劉玉文
			三采
			2013年3月15日
			93.00 元
			HK$ 79.05 省下 $13.95

詳
細
資
料

叢書系列：輕商管
規格：平裝 / 240頁 / 14.8*21 cm / 普級 / 單色印刷 / 初版
出版地：台灣

輕商管

分
類

商業理財 > 職場工作術 > 時間管理

同
類
書
推
薦

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內
容
簡
介

　　真正有效的時間管理，
　　不是在管理「時間」，而是學會管理「自己」！

　　競爭激烈的社會，不管是公司遇缺不補，或個人愛「包工程」，很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內，把工作做完。這種時候，大多數人不是想辦法加快做事速度，要不然就是留下來加班，消化工作量。

　　作者寫這本書，在告訴我們：

　　1.你不需要用工作時間長，來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。
　　2.工作時間拉長，生產力會下降，事倍功半。
　　3.工作量大，時間不夠用，是因為你「選錯」該做的事項，不能怪公司或怪別人。
　　4.本書會教你走出工作量大的迷宮，讓你每天準時下班，而且工作目標都完成。

　　書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」，包含六個步驟：

　　步驟1.每天一早決定該做哪些事
　　每天待辦事項超過十項，肯定有問題！
　　別再列「待辦事項」，改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
　　「不辦」事項(一直收信，看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

　　步驟2. 把該做的事，排進行事曆
　　每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度：
　　--公司例行事務：會議等等。
　　--自己職務例行事務：聯繫客戶等等。
　　--「高效清單」裡的工作。

　　步驟3. 專注工作，不分心
　　想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
　　--外來的阻礙：同事來探詢或聊天，電話郵件不斷……
　　--自己的阻礙：負面情緒，過度社交……

　　步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
　　--文件類：快速瀏覽，吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
　　--e-mail：快速讀完，依照一定的標準，立刻決定該轉寄、回覆、存檔，還是刪掉。
　　--無論是文件還是email，都盡可能不要處理兩次以上。

　　步驟5. 終結鬼打牆的問題
　　解決人的問題：
　　--確保溝通要直接而確實
　　--讓事件的所有人都瞭解狀況
　　--遇到管太細的主管：試著調整自己，不然就向主管抗爭，或者乾脆離職

　　步驟6.做好你的能量管理
　　--不要過度工作，必須給自己足夠時間讓身心都能充電，第二天再戰。
　　--保持體能良好狀況：睡眠、運動、飲食均衡。
　　--保持心理健康：家庭生活、心靈成長……

作者簡介

蘿拉．史塔克 Laura Stack

　　擁有企管碩士學位，現任「生產力專家」（The Productivity Pro R）顧問公司總裁，提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。

　　蘿拉過去二十年顧問諮詢的經驗當中，幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙，包括了沃爾瑪超市、思科系統、瑞銀集團、安侯建業（KPMG）、以及美國銀行等。她所指導的對象主要是公司領導人、專業經理人、銷售人員以及企業家，幫助他們整合產能效率的策略，特別是「用最少的時間，創造最多的成果」。

　　蘿拉的電子報訂閱者遍布全球三十八個國家。她同時也是微軟、3M、全錄及Office Depot文具連鎖店等知名企業的代表發言人。此外，她所設計的Productivity Pro備忘行事曆也授權Day-Timer製造發行。除了實際擔任顧問，她也把相關主張寫成書籍，目前有五本著作。

譯者簡介

劉玉文

　　銘傳大學大眾傳播系畢業，美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士，目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視，現為自由譯者，已出版譯作包括《無所不在的連結：病毒式行銷！？用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了：抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。

目
錄

作者

序

前言：關於精簡的基本概念
節省時間，自救助己
嚴苛的現實
最佳的解套方法
創新的時間管理術：生產力流程法則（PWF)

第一章分辨該做什麼
為什麼事情總是多到做不完？
你的產能價值在哪裡？
揪出浪費時間的殺手
時間花到哪裡去了？
「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
戰場的急救分類法
PWF第一個步驟的回顧與摘要

第二章排定時間表
關於一週工作四小時
時間表初級班
大幅減輕你的工作負荷
學會說「不」，並且貫徹實行
節省開會的時間
進退兩難的選擇
PWF第二個步驟的回顧與摘要

第三章集中你的注意力
造成分心的原因
應付來自外來的分心因素
解決來自內在的干擾雜音
掙脫科技的束縛
專心小幫手
心無旁騖的禪學
PWF第三個步驟的回顧與摘要

第四章創新的資訊處理法
克服資訊氾濫
資料整理術
你的個人時間管理系統
資訊管理的原則
6D資訊管理流程 TM
e-mail處理流程圖
PWF第四個步驟的回顧與摘要

第五章終結效率鬼打牆
實用的辦公室整理法
「人」的問題
如何應對事必躬親的微型主管
減少無效，突破瓶頸
持續進步的挑戰
自我要求、不斷超越
PWF第五個步驟的回顧與摘要

第六章養精蓄銳，做好能量管理
源源不絕的個人能量
充足的睡眠
均衡的飲食
適度的運動
保持愉快的心情
保持在巔峰的狀態
PWF第六個步驟的回顧與摘要

後記
好好利用閒暇時間
序

推薦文

加班不再是「常態」　文／摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)

　　在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。

　　史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作，工作過程中也很少出錯，更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌，其中有個負責「退休金計畫」，有個專責研究工作，現在運作變得非常順暢，他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。

　　根據我的估算，比起史塔克女士還沒來之前，我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從，壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了，還能在下班之前就完成工作，準時回家。幾個月以來，沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」，她指引我們一條通往成效更好的捷徑，成效比以前好太多了，而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下，達成顯著的業績成長，而我們可以善用多出來的時間，好好研究公司的發展方向和策略，以期達成更卓越的成就。

前言

關於精簡的基本概念

　　如果你是一個認真的員工，希望能讓工作表現更良好，早就努力讀過許多時間管理以及提高生產力的書。那麼《上班8小時，練習只做重要的事》有什麼不一樣呢？本書的特點就在於創新的工作流程法則，這個法則可以讓你在壅塞暴量的工作負擔中，找到一個解套的方法。簡單來說，本書的主旨就是做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。

　　很多員工看到這個主旨，會感到相當驚訝。這也難怪，因為公司總是要求員工要加班多做點事情，卻吝於提供資源。而這也是為什麼我很強調這個主旨，過去十幾年來，「生產力」是員工的最高原則，卻沒想過一般人無法承受長期的超時工作。

　　何謂「生產力」？以商業的角度來看，生產力是指每單位勞力所能製造的商品數量，或是所能提供服務的次數。生產力不但是評量企業是否成功的標準，同時也是一個國家整體經濟是否建全的指標。整體而言，美國人現今的生產力達到史上最高，但是仔細想想這幾年來，促成美國高生產力的原因並不健康。由於經濟衰退，公司大幅裁員只保留最低限度的人力，而留下來的員工卻得以更少人力做更多事，就如同我在序中所提到的女職員。我們拚命加班只為了保住工作，混口飯吃，但這種情況讓人相當沮喪。

　　節省時間，自救助己

　　所以，我要宣揚這套精簡工作的方法，我非常相信唯有這套方法才能去蕪存菁，留下真正有價值的工作，在這場經濟衰退當中不會讓你因為工作過量而失去健康，失去家庭生活還有人生的歡樂。

　　大多數的員工都深信只要不顧一切奉獻給公司，就可以解決所有的工作問題。其實，這只是雇主讓員工如此認為而已，你真的不用做到犧牲奉獻的地步來表示忠誠，也不用完成大量的工作來表現你很有價值。

　　我是說真的。來看看日本的例子，日本員工以無償加班做超量的工作，來展現對公司忠誠的表現，而不是把重點放在加強自己的生產效能，這是日本企業根深柢固的觀念。所以，日本員工有很高比率的「過勞死」，如同字面所示，工作過於勞累而死。其實不單只有日本，許多西方國家也有同樣的狀況，只是我們的醫療機構很少追蹤記錄這個死因。

　　好好想想，你為了可能會加薪或升遷而失去健康，這真的值得嗎？這只是「可能」會讓你加薪或升遷，並非一定會實現。你能保證埋頭苦幹真的能得到上級的賞識嗎？與其花時間和同僚別苗頭，還不如好好處理真正重要的事情，專心排定策略，並且確實執行。別把自己逼得太緊，這不但會降低你的表現，也無法提升你在公司內的價值。

　　嚴苛的現實

　　超時工作只會事倍功半，降低產能。已有相關研究顯示每週工作六十小時，生產力平均下滑了二十五％。超時工作會讓人感到疲勞，進而失去判斷力造成表現失常，所以延長工作時間只會讓生產力下降。到了最後，即使你的工作意圖很強，還是徒勞無功。而且，你工作的分量太超過了，就會不自覺養成壞習慣，這對你的公司不但沒有好處，也跟你想要好好表現的初衷背道而馳。

　　教訓何在？你不是機器，長時間工作只會讓身體和心理感到疲勞，身心俱疲的狀態下，工作的步調就會變慢，不斷出錯，還會浪費更多時間。更糟糕的是，一個人長久處於疲勞的狀態下，很容易產生心理憂鬱，若是太忙而忽視這個狀況，則可能會爆發成失控的局面。憂鬱會對人造成很大的殺傷力，而且還會造成產能低落的問題，甚至於引發更嚴重的後果。

　　傳統的一週四十小時工作時間是較佳的折衷方式，也能在生產力和過量工作中取得平衡。不過，今天有許多人礙於公司期望或是企業結構，無法採納這種工時分配的方式。有的人認為要把行程排得滿滿的，才會有動力完成工作，可是他們的能力即使到了極限，卻還不知要放手。你會希望自己「短路」而拖累工作表現嗎？你很清楚工欲善其事必先利其器吧？那怎麼還不懂得好好善待自己？

　　最佳的解套方法

　　我會在接下來的章節裡，告訴你如何擺脫得要加班的緊箍咒，心中不斷默念「精簡，精簡，精簡」的咒語，你每天將會空出九十分鐘，遊刃有餘。一天可以空出九十分鐘不是空談，我的客戶執行這套方法後，充分改善了內部的管理狀況。

　　我要教你的方法，就是利用我的時間管理方式，重新分出事物的輕重緩急，將注意力集中在重要的事情上。你會學到如何捨棄陳舊的整理方法，接納創新的分類方式，分辨手上的工作事務，擺脫低落的生產效能。依照這個方法，你就能削除多餘的旁枝末節，專心處理主要的任務。

　　你不用感嘆這一切都是命，讓工作壓垮自己；而是要掌控自己的命運，擺脫現況，學習改進方式，邁向工作與生活平衡的未來。傳統的生產力觀念會讓人產生誤解，請你忘了吧。你真正該做的，是認清自己的極限，不要逞強，調整工作態度，想辦法去體認自己在上班時間內能夠合理完成的工作目標。若能如實執行，你最終一定會發現你可以如期完成所有重要的事，而且時間真的很夠用。

　　我所提供的方法，只不過是要你重新調整你的人生，在工作之餘也能享受生活。這裡要提醒你，執行新方法不見得容易，但是這個觀念與方法簡單明確，有利施行。你若能接受這樣的基本概念，現在就容我正式介紹「生產力流程法則」（The Productivity Workflow Formula TM；簡稱PWF）。

　　創新的時間管理術：生產力流程法則

　　PWF有六大執行步驟：

　　1.分辨該做什麼：仔細審視工作需求，分類歸納待辦事項，對付浪費時間的禍首，下決心只做真正重要的事。

　　2.安排時間：妥善安排工作時段，在適當的時機勇於拒絕，明快下決定，以及掌控會議時間。

　　3.集中注意力：磨練個人意志力，去除分心的雜念，學習集中精神的方法以及避免無謂的「多工」。

　　4.處理新資訊：有效地搜尋資料，分類管理數位資料以及快速回應e-mail、語音留言和公文。

　　5.終結鬼打牆：分辨哪些值得一試，哪些是做白工；減少「鬼打牆」般沒效率的惡性循環，解決人事問題的瓶頸，以及徹底執行生產力法則。

　　6.精蓄銳，管理工作動能：注意會影響心理的生理因素，適當的睡眠，均衡飲食，適度的運動以及保持好心情。

　　PWF是一種環狀的循環模式，不論在何時都可以周而復始。換句話說，這個模式沒有終點，可以不斷進行，進而成為生活的方式。除此之外，不像傳統的生產力模式是單向直線型的（如Ａ到Ｂ到最後什麼都沒有），PWF可以讓你擁有自己的步調，避免停滯期，帶領你達到新境界。

　　生產力流程法則（PWF）

　　生產力＝分辨輕重＋安排時間＋集中精神＋隨時應變＋終結循環＋管理體

　　如果你確實把PWF應用在生活中，每天真的可以節省九十分鐘，用這些時間好好享受生活，而不是讓工作塞滿你的人生。雖然這聽起來很荒謬，但是你真的可以事情少做一點，成就多一些，你只是需要把有價值的高產能工作，從一堆沒有意義的雜事中篩選出來。

　　那麼，讓我們一起開始，看看這六大步驟怎麼改變你的生活。

作者序

　　某天早上，我來到一家名列《財星》（Fortune）前一百大的電訊公司進行專題演講，我進入會議廳時，有位女性員工向我走來，而她的臉色不太好看。「我得要老實講，」她說，「我不是很想聽妳的演講。」

　　我的演講根本還沒開始就聽到這句話，有點措手不及。「真的嗎？」我回應她，「可以請妳告訴我原因嗎？」

　　「當然可以。」她繼續說，「我根本就不想提高自己的產能，我每天都拚命工作十二個小時，工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我，我應該要做更多事，但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」

　　我瞬間豁然開朗，我用肯定的語氣告訴她：「我來這邊，就是為了要幫助妳。」

　　我在一九九二年創設了「生產力專家」顧問公司，公司的宗旨就是幫助客戶「用最少時間，創造最多成果」。而這位女職員說「事情太多做不完」，以及她所希望的「事半功倍」道出了我這二十年來為各界服務的主要內容，而這本書的書名 (注：英文原書名What to Do When There’s Too Much to Do，直譯為「太多事要做時該怎麼做」。)靈感也來自於此。

　　坦白說，工作多不見得是好事。想想看，哪一種方式比較會讓你的上司驚豔？一天內做了三十七件沒什麼價值的小事，還是一天只做七件工作，但全都是價值很高的大事？一天工作八小時的員工能比一天工作十二小時的員工，更具有生產力嗎？答案其實呼之欲出。最重要的還是「成果」，不是完成的工作件數，更不是花費的時間長短。盲目的忙碌不等於有效的產能，兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長，或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力，以及最後的成果。

　　我撰寫本書的用意，是希望能幫助你達成更多的「成果」，而不是只有「結果」。我也明白要把寶貴時間用來閱讀本書，很讓人為難，而且還是老生常談的內容。但是有些事情值得花點時間去了解，我也非常希望你能夠考慮一下，你現在投資了一點時間，但以後可以節省更多的時間。

　　就如同本書副書名 (注：原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day。)所寫的：「減少工作分量，增加工作成果，並且每天節省九十分鐘」，我們會把重點放在如何減少工作的分量，真正達到事半功倍的效果。本書的最終目的，就是讓你在工作和生活都能雙贏。對你本身而言，不但工作成就顯著提升，也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說，員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振，而公司的人員流動率也會跟著降低。

　　所以，提高生產力對於員工和公司來說，是雙贏的局面！

　　想要減少工作量，首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快，壓力又大，常把工作時間延長到每週六十、七十小時，甚至八十個小時。工作時間變長，生產力反而下降，這是必然的結果，人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作，即使勉強自己硬著頭皮去做，疏忽之下只會造成更多錯誤，最後還要花更多時間去彌補。到最後，為了追上落後的進度，你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說，這也是個無法破除的惡性循環。

　　所幸你買了本書，表示你試圖改變現況，捫心自問：「我真的需要那麼長的工作時間嗎？我一定要拚了命才能把事情做完嗎？還是說，其實我做事不得法，沒有效率？」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式，你就會發現產能低落的癥結所在。

　　《上班8小時，練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法，這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八○年代後期，當時我修了一門時間管理課。第一天上課時，老師就要大家制定一份日程表，工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表，從幾點幾分到幾點幾分，要做哪些事情，安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走，但如果有突發事件，就會打亂我原本的安排，預定要完成的事項也全都泡了湯。

　　隨著時代的演變，傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式（apps）以及各式各樣的科技產物紛紛出籠，生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說，如果你想要事前安排一整天的工作行程，細分每分每秒該做的事情，那麼一天開始不到五分鐘，你的行程就已經爆滿了。

　　資訊過多讓事情也變得更多，生產效能不但下降，還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退，我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望，資源卻很少，越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長，私人的生活時間越來越短，和親人伴侶也漸行漸遠。

　　上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊，他們雖然想要好好記錄分類這些資訊，卻都無所適從，也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了，聯絡人也多了，溝通的時間更快了，但是每天要做的事情變得更多。

　　如果你制定了一份「普通」的待辦清單，而且想要把清單上的事情全部做完，那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且，你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上，卻都還沒有動手開始！現今資訊流通快速，制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間，相反地，好好規畫自己的生活對你才有好處，系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作，把握時間，心無旁騖完成這些工作。

　　如果你的事情實在太多了，真的需要占用一些時間才做得完，這也不要緊，只要你認真做事，集中精神，你還是可以辦得到。我在本書中提供的工作流程法則層次分明，便於執行，你可以隨時視情況調整行程表。到最後，你每天就可以至少節省九十分鐘，這些充裕的時間可以讓你彈性應用。

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