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先做這件事,馬上交出成果: 別再誤信時間管理的輕重緩急矩陣,只用一個數字,不再苦思這事重不重要、緊不緊急,都能馬上搞定。

先做這件事,馬上交出成果:

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9786267192382
石川和男
方嘉鈴
大是文化
2022年11月29日
120.00  元
HK$ 102  






ISBN:9786267192382
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 224頁 / 14.8 x 21 x 1.35 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
    Biz


  • 商業理財 > 職場工作術 > 工作哲學











      日本最強時間管理大師,相關著作累積銷售突破30萬本!

    ? ?

      ◎主管請你抄一份A4大小、約一千字的文件,怎麼處理才能最快完成?

      ◎工作太複雜不知從何處下手?試試碎冰錐工作術,你會馬上想動手。

      ◎本來排好的工作節奏,一直被主管、同事或電話打擾,怎麼避開?

      ◎這工作到底歸緊急還是重要?主管的判斷跟我不一樣,怎麼區分才對?



      作者石川和男身兼建設公司員工、會計師、大學講師、時間管理顧問,

      儘管工作忙碌,公司交付的任務,他樣樣都不漏不忘、做好做完。怎麼辦到?



      作者認為,多數時間管理的書都教你把工作分成四大矩陣:

      緊急重要、緊急不重要、不緊急但重要、不重要也不緊急。



      但這樣的分類讓很多人陷入棉花糖陷阱:人類的天性,會先做簡單卻輕鬆的工作。

      結果就是按照自己的喜好分類,最後都在處理不緊急也不重要的事。



      那些能馬上交出成果的時間管理大師,卻不是這樣思考的,

      他們一接到工作,不是先想緊急還是重要,

      而是先做這件事:「哪些事該親手做、哪些工作該找人幫?」

      徹底擺脫「時間不夠用」的窘境。? ?

      怎麼分辨這兩者?作者說只需一個數字。他用自身的工作經歷告訴你。



      ◎有一種人,工作再多也能準時完成

      就是將孩子放在托兒所、下班一定要去接的的媽媽們。為什麼?

      因為那個接小孩的時間,是幾乎一分鐘都不容許妥協的死線。



      所以,想逼部屬 (或要求自己)準時完成工作,

      就要設計出不能被妥協的死線制度。(例如,遲到就重罰)否則,沒人當一回事。



      ◎怎麼分辦自己做還是找人幫?用你的時薪來考量

      把你的全年薪資除以上班天數再除以每日工作時數,

      就是你真實的時薪(很多人都低估自己的時薪)。

      然後就用這個時間成本來評估,你應該自己做,或是委外找人幫?

      因為,每個人的一天都是24小時,不會增加,但你可以買(換成)別人的。



      那些原本該親手做的工作,也可以聰明的找主管幫嗎?

      當然可以,作者有方法。



      ◎職場專用番茄工作法,偷偷休息也不會被當成摸魚

      傳統的番茄工作法是工作25分鐘,休息5分鐘,但有時很難套用在職場。

      因為你會被電話、同事、主管打斷;

      就算趴在桌上休息5分鐘,主管看到還以為你在摸魚。

      作者有一套職場專用的番茄工作法,休息時間更多、效率卻更高。

    ?

      還有,工作太複雜不知從何處下手?試試碎冰錐工作術,你會馬上動手。

      你也是被數位訊息綁架的人嗎?作者的處理方式:馬上回、馬上刪,效果超厲害。

      為什麼最多人使用的便利貼,不是時間管理的好工具?有更好的替代品嗎?

      遇到慢郎中部屬,主管(或者你)如何下指令,才能逼出他們的快動作?



      別再誤信時間管理矩陣的四大分類思考了,

      只要算出一個數字,不管這事重不重要、緊不緊急,你都能馬上搞定。



    名人推薦



      時間管理講師�張永錫

      企業講師、《高績效主管帶人術》作者�張力仁

      個人品牌行銷講師�亨利溫



    本書特色



      別再管這件事是緊急還是重要,

      只用一個數字,任何事情都能馬上搞定。

    ?


     





    推薦序一 把大事切分,你也能馬上交出成果�張永錫

    推薦序二 想要準時下班,還能完成績效,就看這本書�張力仁

    推薦序三 成為高品質工作者,從懂得如何分配精力開始�亨利溫

    前言 我身兼五職,照樣準時完成任務



    第一章?? ?你也常在死線邊緣掙扎嗎?

    01有一種人,工作再多也能準時完成

    02五秒法則與勞動興奮理論

    03「我還在準備」的人永遠不會開始

    04碎冰錐工作術,再麻煩的工作也有解

    05時間不會增加,但可以買別人的

    06用時薪來考量效益

    07有些事,不做比做更有效率



    第二章 職場專用番茄工作法,大幅提升效率!

    01我的「暖身」儀式:換眼鏡

    02把所有待辦事項,整理在同一本筆記裡

    03啟動「自我應驗預言」

    04職場專用番茄工作法

    05便利貼不是好工具,看久了會麻木

    06 主動告知周遭,今天很忙不要吵我

    07辦公桌上只留跟眼前工作有關的東西



    第三章 遇到慢郎中,主管得這樣下指令

    01不能說「快完成」,要說「10分鐘後完成」

    02遇到這七種慢郎中,怎麼逼出他們的快動作?

    03讓部屬自動自發的神奇指令

    04開會分四大類,今天的會議屬於哪一類?

    05指導部屬要就事論事,不能語言暴力



    第四章 利用PDCA循環,讓團隊高效運轉

    01每人每年花150個小時在找東西

    02文具分層分類,資料夾定期整理

    03使用完畢,物歸原位

    04數位訊息怎麼整理?馬上回、馬上刪

    05空有目標還不夠,要有期限和數字

    06就算主管不在,部屬自動自發不擺爛



    第五章 沒做過的事,怎麼馬上交出成果?

    01創意工作多半與邏輯有關

    02最糟糕的創意發想:請大家自由發揮

    03遇到誰也沒做過的工作時

    04別悶著頭想,借用別人的大腦

    05 6W3H,零失誤檢核法

    06如何不拖延?先別追求品質、做完再說



    第六章 我是身兼多職的時間管理大師

    01時間管理矩陣的誤用與應用

    02如何不被主管打斷工作節奏?比他早到公司

    03你敢立誓嗎?我在一年後的今天,一定要離職

    04高效者都愛閱讀,他們這樣選書

    05如何使用一本書?先想問題,再找答案

    06突然多出15分鐘空檔,就去咖啡店吧

    07速成心法:與馬上交出成果的人當好朋友



    後記 你能完成的事,比你以為的多很多





    前言



    馬上交出成果的人,只做這件事




      本書開始之前,想先問大家一個問題:高效率與低效率者,決定性的差異是什麼?是能力、頭腦靈活、人脈廣、還是豐富的知識與經驗?



      當然,如果能擁有以上優勢,絕對能加速完成,但這不是關鍵,而是:有能力分辨什麼工作要全力以赴,並且用最快速度完成;什麼又是可交辦,要懂得怎麼樣將任務交託給別人。



      我們每天都會經手許多瑣碎繁雜的工作,為了有效分配時間與精力,必須優先找出重點任務,並以最快的速度來完成它。而有限的心力要放在重要的地方,如果不是非得親手完成的任務,要盡可能的分派給其他人(或使用更有效率的方法)。學會分配與交付工作,就是馬上交出成果的人必備的技能。



      以上就是影響工作效率的關鍵因素。



      有些人可能會覺得:「這不是大家都知道的事嗎?」但知道跟能做到是兩回事,很多人就算知道,還是會搞錯投注心力的方向,每天被繁瑣、無效率的不重要工作所糾纏。



      例如,我們常常聽到,從優先順序最高的工作開始做;把待辦事項寫在便利貼上,並貼在桌面;如果同事或部屬有付出努力,就要先給予稱讚,以上這些建議,通通都有問題!



      從晚上11點才下班到零加班



      先向大家正式自我介紹,我是石川和男。目前同時身兼五份工作,包括任職於建設公司的總務會計部門、大學的兼任講師、研討會講師、時間管理顧問,以及稅務士。



      其中建設公司的工作時間為,每週一至週五的早上8點半到下午5點,至於其他四種工作,都是利用平日晚上或週末來進行。



      聽到這樣的時間安排,大家很可能會以為我的生活只有工作,但其實不是。私底下,我也會和朋友相聚喝個兩杯、和家人一起去KTV歡唱、假日時去看看感興趣的電影等,過著充實又快樂的人生。



      不過,以前我確實認為每天加班到半夜很正常。



      那是在我剛踏入社會時,日本正處於泡沫經濟階段,乘著最後一波景氣的浪潮,我順利在某間建設公司找到一份不錯的工作,到職後被分配到會計部,但因為我本身不具備半點會計與記帳相關知識,因此經常被主管或前輩大罵,每天光是處理手邊的業務,就已經忙到不可開交。即使一路撐到30歲,工作效率還是一樣糟糕,幾乎每天都得加班。



      久而久之,在公司工作到晚上11點,對我來說是很理所當然的事,有時還會覺得11點下班就是準時下班;甚至也曾發生過,工作到凌晨1點準備回家時,我一邊看著時鐘,一邊喃喃自語:「今天加班了兩個小時……。」幾乎把11點當成是正常下班時間。



      為了紓解沒日沒夜工作的沉重壓力,我經常大吃大喝,體重也一天天增加。直到有一天,我突然看到鏡子中那個肥胖的自己,當下呆了幾秒:「這個人,真的是我嗎?」這一瞬間,我腦中閃過各種想法:「每天沒日沒夜的加班,這樣好嗎?」、「繼續過著沒時間與家人、朋友相處的生活,可以嗎?」、「一直沒有時間做自己喜歡的事情,直到人生的盡頭,是我想要的嗎?」



      在那一刻我下定決心:「不能再這樣下去了!」在那之後,我以每年閱讀一百本書的速度,大量翻閱與時間管理,或提升工作效率相關的書籍;每個月定期參加一次商管類小組聚會,並記下自認為不錯的內容或方法,並親身實踐,內化成自己的工作習慣。等我回過神時,我已經達成零加班的工作目標,甚至成為高效率工作術專家。



      找回人生主導權的我,發現高效率工作術的重點,其實就只是知道怎麼分辨哪些工作是重要的,並且把心力放在上面而已。



      我舉一個簡單易懂的例子來說明吧!



      假設我們被委派一項工作,內容是抄寫一份A4大小、約一千字的文件。儘管我們完全可以直接拿起紙筆,花個15分鐘,一筆一畫認真抄寫,頂多就是手痠了一點,一樣可以順利完成任務,也能感受到做完一件事的喜悅。



      被交付工作時,先多問一句



      但換個角度來看,當我們被交付工作時,如果能多問一句:「可以直接影印嗎?」如此一來,一樣的工作、一樣的產出,用影印機處理,不用6秒就能完成,而且複印不只速度快,正確率還更高,能有效避免錯漏字!這就是所謂的,知道怎麼分辨哪些工作是重要的,並把心力放在重要工作上的能力。



      可能有人會說:「又不是在抄寫經書,現在根本不可能會發生這種事。」但實際上,日本至今仍有很多公司會要求求職者提供手寫履歷表。同樣的,在你所身處的職場中,應該也會有些工作內容,常常讓人困惑:「這件事為什麼要這樣做?」明明發個電子郵件就能解決,偏偏要用實體郵寄或親自登門等方式提交;口頭溝通就能處理,卻鄭重其事的寫了一封電子郵件;一件開口詢問就能解決的事,卻一個人埋頭苦幹、忙了半天等。



      看到這裡,大家應該都心有戚戚焉吧?如果你也對此很苦惱,務必親身實踐本書所介紹的,「心力應該放在哪些重要的項目上」,以及各種增進工作效率等技巧。當你親自嘗試過以後,不妨從中選擇適用的部分,並將其落實在日常工作中,內化成自己的工作習慣。



      本書所介紹的工作方式與提升效率的方法,都經過我親身實驗與實踐。如果能為大家接下來的工作與人生,帶來一點幫助或正向的改變,那就是我最大的榮幸。



    推薦序一



    把大事切分,你也能馬上交出成果

    時間管理講師�張永錫




      本書作者經歷相當特別,身兼五職,還能完成工作、馬上交出成果。我想,現代人應該很期望自己也能如此,賺取更多金錢,達成夢想人生吧?這樣的人生,必定會讓自己精益求精,成為時間管理的王者。本書實戰經驗非常豐富,我先提出書中的「魔術數字」及「碎冰錐」兩個概念和同好分享。



      首先,作者覺得傳統優先次序的四象限,會讓大家更沒效率、先處理大量不緊急且不重要的事。但是能馬上交出成果的人,會思考哪些事該親手做、哪些該找人幫。或者,找出你不用也沒有人去用的勞動時間;計算自己的時間價值(時薪),如果划不來,就去買別人的時間;重視體驗和自己的情緒,例如作者會搭乘高鐵商務艙,讓自己更專注於工作。計算自己的時薪,成為作者評斷這件事情應該自己做,還是授權他人,兩者的最終目的,都是為了馬上交出成果。



      第二個我很喜歡的概念是碎冰錐。作者提到應該把大任務(冰塊)切小,冰塊的表面積增加,自然融化得更快,這我想起幼時在老家彰化員林的回憶。那時家裡旁邊有個製冰廠,製冰廠旁有間刨冰店,我為了吃冰,常常經過製冰廠,我也會在一旁看著切小的冰磚,在刨冰機中旋轉,刨出一碗碗的冰。



      當我看到作者建議用碎冰錐,把麻煩或困難的工作先敲成小碎片,心中大有同感,啊,你講出我心中深藏的話啦。面對困難的事,就是要由大化小,把大任務切分成不同的小任務,如同製冰廠會把重達20公斤的大冰塊,用電鋸切小成15公分見方,再賣給刨冰店。面對麻煩的事情,除了細分工作項目外,還要把可以委任的事情,分配給身邊沒事的同事們處理,作者將這個方法命名為「碎冰錐工作術」。



      本書有許多實踐經驗,在此僅以魔術數字及碎冰錐和大家分享,也祝福大家成為職場上馬上交出成果的人。



    推薦序二



    想要準時下班,還能完成績效,就看這本書

    企業講師、《高績效主管帶人術》作者�張力仁




      我之前在其他企業擔任主管的期間,經常和我的部門同仁說:「只要能在上班時間完成今天的工作任務,就可以準時下班做你想做的事!」說也神奇,除非是準備重大專案,通常我部門的同仁都能準時熄燈離開,我也就可以準時下班,回家與家人共享美好的晚餐時光。



      本書作者石川和男採用了類似《與成功有約》的概念,鋪陳了整本書的結構。首先,他開宗名義的點出,為什麼有些人即便工作再多,也能準時完成。訣竅就在處理工作的方法與心態:什麼事都需要做嗎?有誰可以幫忙?要去想怎麼做最有效率,而不是一開始就悶著頭做,這就是《與成功有約》中,「主動積極」告訴我們的事。其次運用「以終為始」的心態,搭配番茄工作法逐一完成,並且聚焦「要事第一」,讓眼前只有今日要完成的目標。並且建議主管透過「知己解彼」的方式,針對不同部屬,下達不同指令,以此完成任務。



      接著說明,透過每個人為部門多做一點的「共好思維」,只要舉手之勞、促進團體達成績效,對於個人績效也有直接助益。當團隊遇到從來沒做過的事情,透過每個人貢獻一點自己智慧的「綜合功效」,就有可能迸發出絕佳的火花與創意。最後,所謂「身兼多職的時間管理大師」,指的不是一次做很多事,而是不斷學習與採用新的方式,來精進自己如何更有效率工作。這正符合第七個習慣「不斷更新」。



      如今我是職場自由工作者,每個月、每個季度都有不同的專案要執行,按照「設目標、列工作、排順序、定時間、交辦人、追成效」的流程,將所有工作先行分類、整理,並且按照優先順序排列,再依循設定的進度,專注完成每一項工作,而這個流程與作者在本書所要表達的意念非常相似。



      然而,我們也要反思的是,為什麼要有效率的完成工作?除了達到上級交辦的績效之外,自己的成就感,以及想要準時下班的心情,才是最重要的吧!如果你也認同,那麼非常推薦職場工作者,好好從這本寶典裡面學習其精髓,相信一定會獲得非常大的助益!



    推薦序三



    成為高品質工作者,從懂得如何分配精力開始

    個人品牌行銷講師�亨利溫




      身為一名斜槓工作者,白天的時候,我肩負任職企業的品牌經營責任;下班後,我必須轉換身分,接續經營我的個人品牌「亨利溫」,包含撰寫社群貼文、規畫主題講座,以及處理各式繁瑣的行政庶務。



      在要同時負荷兩邊工作的狀況下,如何妥善管理時間、有效處理事情、放鬆充電、陪伴家人,對我而言是最重要的課題。我相信,翻開本書的你,一定也對這個課題很有興趣。



      然而,在往下繼續閱讀之前,我想和你分享一個,我在斜槓將近四年的時間中所體悟到的事──與其說要管理時間,我們更該管理的,其實是我們的精力。



      每個人一天的精力都有限。通常早晨精力最豐沛;過完忙碌的一天後,精力則幾乎被消耗殆盡。精力旺盛時,做事特別有效率,品質也相對較好;精力不足時,做事不僅快不起來,還容易恍神、無法專注,導致品質不佳。因此,想要成為一個做事高效、高品質的斜槓工作者,就必須聰明的分配與使用我們的精力:把最珍貴的精力,留給最重要的事情,微不足道的小事,就分派給其他的小夥伴,請他們代為處理。



      具體該怎麼做呢?別擔心,在《先做這件事,馬上交出成果》這本書中,作者舉出了非常多的實際案例,教你如何把這樣的觀念,套用在我們的生活、工作上。你會發現,當你運用書中的方法後,雖然一天擁有的時間依舊是24小時,但你的工作產值變高了!因為你改變了你分配精力、使用精力的方式,讓你不再容易因為別人的打擾、瑣事,影響做事效率.還能更加遊刃有餘的處理比過往更多、更複雜的事。



      已經迫不及待了嗎?最後,再給你一個小建議,閱讀本書的時候,每學到一個新技巧或是新觀點,就把它套用進你以前的生活與工作情境,思考看看會有什麼樣的變化,這種「邊輸入邊輸出」的閱讀方式,可以讓你對書中內容更有印象。




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