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A4一枚工作術──有效掌握精采人生

A4一枚工作術──有效掌握精采人生

庫存=4
將於1個工作天內出貨
9789861361901
歐凱寧
如何
2008年11月28日
90.00  元
HK$ 76.5
省下 $13.5
 
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* 叢書系列:Happy Learning(語言)
* 規格:平裝 / 224頁 / 25k / 普級 / 單色印刷 / 初版
* 出版地:台灣


Happy Learning(語言)


商業理財 > 職場工作術 > 時間管理









跟SoftBank創辦人孫正義偷學提升效率的最高技巧!

每天在用的A4紙,隱藏著「悠閒作大事」的關鍵!
隨意選用本書提供的43種A4表格,
讓創意、工作、休閒、時間管理……視覺化、架構化,
你就能告別瞎忙,輕鬆享受精采人生!

提高工作效能,不在乎才幹,只在乎方法!
43張圖表,引領你 提升工作效率.找出人生目標.掌握自我方向

  所謂的A4一枚工作術,就是將各式各樣繁雜的工作,有條不紊的整理在一張A4紙上,運用將工作化繁為簡的圖表,達成最佳效率的處理原則。這是曾在日本軟體銀行擔任要職的作者,貼身觀察新生代最了不起的企業家孫正義而學來的。

  不需受過高等教育,也不必經過任何專業訓練,任何人都能輕鬆上手,而且可以應用在各行各業,及不同職務上。

  不管你是職場老鳥還是剛入行的新鮮人,有了這套工作術,並用對方法,不論才幹高低,在詭譎多變的職場上,絕對不用擔心會被裁員,甚至還有機會成為業界中的佼佼者!

  大放送!!43種圖表免費下載!詳情請見圓神書活網

作者簡介

三木雄信

  A4紙工作術提倡者。這種快速提升效率的工作法,不但在日本掀起一股A4風潮,更讓本書成為商業書榜上的長銷書。

  從三菱地所(營業範圍包括不動產事業、資產開發及設計監造等)到SoftBank,三木始終是活躍於商場的頭號戰將。繁重的工作內容曾讓他忙得焦頭爛額,昏天暗地,工作效率不彰。但在跟隨SoftBank創辦人孫正義先生多年後,觀察其成功的方式而有所得,再加上個人豐富的工作經驗,融合精髓而完成本書,相信一定能為苦於工作繁瑣不知如何是好的人們提供一盞明燈。

  現任:Japan Flagship Project股份有限公司董事長

  經歷:1972年生於日本福岡縣

  日本東京大學經濟學院經營系畢業

  前SoftBank股份有限公司董事長室室長

  現仍擔任名列東京證券交易所第一類股與新興市場類股的多家上市企業的董事、稽核

  東京大學研究所新領域創造科學研究系 特別聘任講師

  著有《SoftBank「常識外」的成功法則》

譯者簡介

歐凱寧

  曾任職日文專利事務所。喜愛影片創作、翻譯工作和生活中的一切創意新鮮事物,專研中世紀武器,現為專職譯者。翻譯作品有《小店錢滾滾》《思考力革命》《最強整理術》等書。



前言 劃時代的工作術
序章 擅長工作的人,一定也擅用「一張A4紙」

第1章 用「一張A4紙」充實你的職業生涯──時間&工作管理術
.行程管理表單(每週、每月)
把每週每月的行程,整理成一張A4紙
根據A4行程表,召開每週例行會議
.耗損時間劃分表單
從一張A4紙看出耗損時間
.優先順位劃分表單
將工作的優先順位整理在一張A4紙
.讓人安心入睡的二分法表單
一張A4紙,讓你一覺到天亮

第2章 用一張A4紙培養思考能力──思考力強化法
.簡單流程圖
一張A4紙,任何人都能改善事務流程
.魚骨頭表單
一張A4紙,能輕鬆發現改善事務的要點
.模組化表單
一張A4紙,能改善公司內部體制
.邏輯樹狀圖
把邏輯整理在一張A4紙
.矩陣表單
一張A4紙,立刻分享會議重點
.選擇樹狀圖表單
用一張A4紙來幫助決策

第3章 用一張A4紙來激發創意──企畫力強化法
.創意相乘表單
一張A4紙,訓練如何激發創意
.相似概念表單
一張A4紙,從概念中找出創意
.Hop.Step.Jump表單
從一張A4紙來開發商品及服務
.腦力激盪表單
運用這張A4表單,腦力激盪也會煥然一新
.創意檢查表單
一張A4紙,由許多方向找出創意
.將創意具體化的三角表單
一張A4紙,「無中生有」

第4章 用一張A4紙學到書寫力、談話力,及學習法──書寫力?談話力.學習法
.出差報告表單
把報告書整理在一張A4紙
.提案策畫表單
提案的開場白只要一張A4紙就夠了
.短時間演說表單
一張A4紙,防止又臭又長的演說
.故事化表單
一張A4紙,長篇大論也變得有趣
.交涉能力表單
一張A4紙,強化交涉能力
.提升外語能力表單
一張A4紙,提升語文能力
.輪流學習表單
一張A4紙,提升記憶力
.三分法閱讀表單
一張A4紙,提高閱讀效率

第5章 用一張A4紙掌握會議流程──會議技巧
.會議召集通知表單
把會議通知書整理在一張A4紙
.會議目的/議案表單
把會議目的/議案整理在一張A4紙
.會議規則表單
一張A4紙,導正會議禮儀
.會議座位更換表單
一張A4紙,改變會議氣氛
.快攻會議紀錄
把會議紀錄整理在一張A4紙
.議案提案表單
一張A4紙,避免會議後的麻煩事
.會議意見回覆表單
一張A4紙,進行會議檢討

第6章 用一張A4紙來激勵人心──領導能力強化術
.計畫/自我管理表單
用一張A4紙讓下屬鬥志備增(1)
用一張A4紙讓下屬鬥志備增(2)
.成效/自我管理表單
一張A4紙,部屬的散漫、低潮一掃而空
.每季的部門與成員目標分析表單
一張A4紙管理部門
.業務管理表單
一張A4紙,防止訊息傳遞錯誤

第7章 用一張A4紙度過人生的驚濤駭浪──職場生涯大計
.人生生涯循環分析表單
一張A4紙,掌握人生的高低起伏
.人生計畫表單
用一張A4紙來規畫人生
.十年計畫表單
一張A4紙,訂定往後十年的計畫
.年度計畫表單
一張A4紙,訂定一整年的計畫
.每日規則表單
一張A4紙,做到自我控制
.模範人物表單
把學習榜樣列在一張A4紙
.人際關係密度表單
一張A4紙的人脈建立、強化法



前言

  劃時代的工作術

  這本書,是為了被上司託付更高的目標,不得不在平日或假日加班的上班族們而寫的。其實就在幾年前,我也是這樣一個上班族。當時我使用此工作術來脫離這樣的狀況,我把它整理成大家都能實踐的方式,即本書的內容。

  這個劃時代的工作術,就是配合目的及用途來設計的A4尺寸單張表格,用來大幅度提升工作效率。

  而這些表格,是我依據在三菱地所企畫的「丸之內活化專案」或在SoftBank擔任的「進軍國際企業」、「日本債券信用銀行(現在的青空銀行)併購」、「創立那斯達克股市(日本分部為大阪證券Hercules股市)」、「Yahoo!BB事業」等等大型專案,而獨自創造出來的。

  另外,更加上我自己創立冒險事業「TRION」的經驗,還有擔任東京證券交易所等公司職員的經歷。

  因此,我相信這項技術,可以讓小職員到管理階層的各種商務人士,運用在五花八門的企業中。尤其對於新事業或新的企畫、會議的運作、改善日常事務等等更是效果卓越;只要多翻閱本書,一定能找出適合你的表格。

  針對每一種表格,都使用清楚明瞭的真實案例,以說故事的方法來說明。請透過這些小故事,找出最適合自身目的的表格吧。然後將這個表格放大影印出來,一邊參考內文範本,一邊填入正確欄位即可。

  我想這不會花太多時間的。快的話幾分鐘,慢的話也不到一小時。但是只要這麼做,你的工作效率就能突破性地提升了。想必這對於達成你的目標,會是相當有幫助的第一步才是。

  最後,我在這裡要感謝那些教導我工作基礎概念,給予我成長機會的人們。非常感謝各位(省略尊稱,職位以筆者在職時為主)。

  福澤武(三菱地所有限公司 董事長) 高木茂(三菱地所有限公司 董事長室長) 小田川和男(三菱地所有限公司 董事長室廣告部部長) 河野雅明(三菱地所有限公司 董事長室廣告部副部長) 境紳隆、哲朗、相川雅人、佐藤元洋、鈴木美佐子、 上明子、中野敬子、瀨川真理子(三菱地所有限公司 董事長室廣告部)

  孫正義(SoftBank有限公司 創辦人) 宮內謙(SoftBank有限公司 董事) 笠井和彥(SoftBank有限公司 董事) 丸山榮樹(Virtualex股份有限公司 董事長) 村田峰人(Willcom股份有限公司 董事長) 須田仁之(SoftBank BB)

二○○七年九月 著於東京

序章

  擅長工作的人,一定也擅用一張A4紙

  擅長工作和不擅工作的人,差別就在於是否充分應用工作術

  目前上班族們所生存的商業環境,大致上從三方面發生劇烈變化。而能不能學會足以應對這些變化的工作術,將對工作成就帶來決定性的差異。

  首先第一個變化,就是隨著寬頻網路普及,所造成的商品服務化。

  iPod就是一個代表性的例子。iPod連帶成立了iTunes軟體和iTunes音樂商店,變成三合一的整體服務。其他也有類似的例子,像是Google提供免費網路下載文字處理或試算表軟體,而且提供項目只會越來越多。

  像這種商品服務化的潮流,只有把公司內數個部門整合在一個決策底下工作,才能夠達成這樣的目標。

  第二個變化,就是公司之間關係的變化。以日本為例,在泡沫經濟崩潰之後,自家公司的經營資源會集中在自家公司的核心強項上面,此外的部分則完全外包給外部業務,目前這種外包化已經是普遍情形了。

  另外M&A(企業併購)也逐漸增加,以往的自家公司或分支企業等等封閉性的公司間關係,在價格、品質、交貨日期等等基準底下,也被市場架構吞沒,而變得開放化了。

  第三個變化,就是職場環境的變化。日本泡沫經濟,造成年資排序、終身雇用制度崩潰,而職場環境依然不停改變。例如同一個職場裡面混雜了跳槽職員、派遣職員、業務外包等等各種人物,這已經不是什麼稀奇的景象了。

  所以,共通的工作術已經慢慢無法發揮功能了。日本在泡沫經濟後慢慢減少錄用中階職員,結果常常發生職員們連自己的工作都做不完,更別提教育新進職員的情況。另外,目前跳槽職員可能把前一個職場的工作術帶過來,派遣職員或業務外包職員也可能原本就具有一定程度的工作術。

  在這三大變化之中,擅長工作與不擅長工作的人,差別只會越來越明顯。當今的上班族,必須超越自己部門甚至公司的限制,與其他成員擁有相同目標,收集資訊、判斷、執行,這種嶄新的工作術,是往後絕對必要的技能。

  為什麼一張A4紙就夠了?

  一般來說,人類一次能夠掌握處理的數量,大概只有七加減二差不多。也就是說,雖然每個人多少會有不同,但是人類在第一眼瞥見的瞬間,能夠掌握的最小數量為五,最大數量為九。這個數字也被稱為魔術數字。

  好比說現在桌上放了幾枚銅板吧。一般人能夠一眼就確認的數量,大約就是七枚銅板左右。

  因為大腦有掌握處理極限的能力,所以人類才發明了十進位法。十進位法每一位數能夠處理的極限只到九而已,所以超過九就往上進一位。也就是說,十進位法是考慮到人類的掌握處理極限,才發明的標示法。

  另外在經營學裡面,一個上司所直接管理的部屬人數,大概也在五到六人之間。這個原則被稱為「控制幅度原則」(Span of control),是經營學的一大原則。

  人類能夠處理的數量是有極限的。因此在擬定工作計畫時,就算在短時間內一次塞進十項以上的細項,也只會讓腦袋混亂而已。這麼一來,共同進行工作的所有成員,當然也就比較不容易共享工作內容了。反過來說,想要自己掌握住計畫內容,並與成員共享,就不應該寫超過一張A4紙以上。

  為什麼一張A4紙的工作術會有效?

  一張A4紙工作術,必須在工作開始之前先填滿表格。不管哪一種表格,都重視「目的(主要是工作)」,還有依據目的而成立的「該做的事情」、以及「期限」三項要素。把這三項要素搞清楚之後,不管是只有自己一個人孤軍奮戰,還是跟其他成員攜手共同作戰,都能讓工作進行得更有效率。

  例如在進行會議的時候,目的不明確的會議只是單純浪費時間而已。

  如果某個會議的目的是「有關新商品」這種模糊而不明確的議題,那麼每一個參與者可能各自有著不同的看法。某個參與者可能發言說「投入新商品開發的優缺」,另一個參與者也可能突然發言提出「我所想到的新商品規格」。另外,還可能有其他參與者會說,「引進新商品的時候,應該獎勵銷售通路商」。

  像這樣以不確定的推論或前提為基礎來進行討論,意見會很紛亂,會議本身卻可能停滯不前。而且,會議的目的不明確,就很難察覺到發言離題,要將話題拉回原來議題就更困難了。因此雖然開了很久的會,卻什麼結論都沒做成。

  一張A4紙工作術就是為了避免這種情況,而在事前就搞清楚會議目的。像這樣的場合,就該把目的更具體地設定成「投入新商品開發的優缺」之類的。這麼一來,大家就會自動去看既有商品的營業額變化、自家公司的市場占有率、競爭企業的新商品開發投入狀況等等,來討論是否該檢討引進新商品了。一張A4紙工作術的優點,不只在於讓自己更有效率,也可以讓整個職場的工作效率更高。

  另外,一張A4紙工作術不該定位為只有自己全盤皆知,然後自己思考並達成目標的工作模式;而應該是跟一起工作的夥伴共享智慧與知識,一起討論之後達成目的才對。

  明確設定目標,然後為了決定並分配該做的事情,召集必要的資訊與擁有權限的人,工作自然而然就會順利進行了。目前工作內容越來越細,越來越專業。我認為在這種環境裡面,自己一個人吸收判斷所需的資訊、然後整合判斷,不只耗費時間,還有著資訊品質劣化的限制。所以自己應該一邊指導必要資訊往必要方向流通,一邊推動工作才對。

  另外,實際帶動執行業務的夥伴,才能更有創造力、更有效率地執行業務。共享執行的目的,才更容易找出努力的空間。也可以減少失敗而從頭做起的情況。

  不要讓執行者單純被誰命令而動作,而要讓執行者本身參與決策過程,產生欲望與責任,來執行他的職務。

  一張A4紙,將完全改變你的工作情況

  實踐這項工作術,你將可以獲得比自己所思考的更多資訊,擬定比獨自發想更嶄新的企畫案。另外在執行業務的過程中,也可以減輕公司內各個部門,或是與其他公司的摩擦。

  這麼一來,周遭的人會更相信你,認為「有麻煩的時候找他商量就對了。」

  當然,你的工作生產力也會明顯提升。隨之,達成目標的可能性也就越高。這麼一來,上司對你的評價也會自動提升。

  工作生產力提升之後,平日與假日加班的機率也更低了。這麼一來,那種連見家人一面都很難的工蜂生活,也就可以畫上句點了。

  就這個意義來說,我相信這個工作術一定能取得工作與私生活的平衡,為你帶來充實的人生。

  我希望各位讀者都能學會這個工作術,往自己理想中的人生踏出第一步。




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