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關鍵簡報術--強化報告、簡報、商業文件的影響力

關鍵簡報術--強化報告、簡報、商業文件的影響力

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9789861548098
江裕真
培生(財經商管類)
2009年9月07日
120.00  元
HK$ 96
省下 $24
 
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* 叢書系列:商業趨勢
* 規格:平裝 / 320頁 / 25k / 普級 / 單色印刷 / 初版
* 出版地:台灣


商業趨勢


[ 尚未分類 ]















商業界等待已久的一本書。

  清楚的作業帶來成果。大家會更快了解與吸收你的觀點。你的聽眾會真心地對你的簡報感興趣。此外,你的商業計畫書也會更有成功的可能──決策者會比較偏愛那些自己能夠迅速理解的計畫書。

  《關鍵簡報術》充滿各種簡單又易於實踐,而且極其有效的的點子、小技巧與原則。書中的建議可啟發你做出更棒的投影片、真正讓聽眾融入其中。在撰寫與安排報告的架構時,你將更能把自己的觀點傳達出去,達成最大效益。你將學會如何畫出能清楚而簡要地把觀點溝通給大家的神奇表格。你會了解在設計文件時有哪些事情真正重要。你將學到取代「條列式說明」的更佳選擇──獨一無二的「表格文字」。這是一種極有效能的作法,可以讓你的觀點從投影片或報告中具體浮現出來,使你的訊息帶來驚人的衝擊。

現在就動手讓你所有的商業文件與簡報變得比預期中清楚──並提升你的衝擊係數。

本書特色

清楚的資訊呈現出清楚的思維,而清楚的思維造成影響、提供資訊、形成深刻印象。

  你是否經常瞪著討人厭而令人困惑的簡報、摘記、報告與訊息手冊興嘆,而且從中一無所獲?你可以不必這樣。每個人都能製作出清楚到讓人訝異的作品、帶來難以置信的衝擊──只要我們知道該怎麼做。本書充滿各種簡單又易於實踐,而且極其有效的的點子、小技巧與原則。你將不會再以相同觀點看待商業文件。你的文件將會讓相關人士印象深刻、達成你想要的成果。

作者簡介

慕恩(Jon Moon)

  慕恩從事於教導企業更清楚呈現資訊。他曾在幾家數一數二的英國商學院開課,以及為美國保險集團AIG(American Insurance Group)、聯合利華(Unilever)與蘇格蘭皇家銀行(Royal Bank of Scotland)等大企業上課。他也曾為慈善部門、為英國內閣辦公室訓練部門的高級政府官員做過簡報,以及與特許會計師公會(Institute of Chartered Accountants)共事。

  慕恩先前擔任一家保險公司的財務主管,也是一家從事購併、策略評估與競爭分析的金融時報指數250大企業(FTSE 250)的合夥人。他曾旅行達10萬英哩調查詐欺。他經常針對會計、人力資源與保險業刊物撰文。他與妻子及兩個小孩住在倫敦。欲知更多資訊,請至本書網站 www.jmoon.co.uk。

譯者簡介

江裕真

  輔大管研所、中央資管系畢,以翻譯為樂、為師、為業、為志。譯有《我們比我聰明》、《經營者的思考》、《一本讀通杜拉克》、《M型社會》(合譯)、《旅行與人生的奧義》、《新.企業參謀》、《瞄準御宅族》等趨勢與商管書,《CG世界遺產──古羅馬》、《大腦動不動就找藉口》、《圖解力》、《韓非子圖解》等文史與實用類書,以及《灰色的彼得潘:池袋西口公園6》、《波上的魔術師》、《肅清之門》、《推理小說》、《不公平的月》等小說。



推薦序 關鍵時刻需要關鍵簡報 謝馨慧
啟發我們的簡報潛力 劉威麟
簡報力-資訊時代的必備技能 游梓威
讓老闆安心下決策的「關鍵簡報術」 齊立文
各方推薦

前言 清楚與衝擊比資訊更有力
一、比條列點更好用的「表格文字」
二、如何確保你的圖表很成功
三、製作令人喜愛的表格
四、優劣立現的方案比較
五、傳達清楚資訊的數字技巧
六、具有設計感和衝擊效果的文件版面
七、令人印象深刻的投影片
八、電腦操作
九、後記
十、線上資源



前言

清楚與衝擊比資訊更有力

  一次,我幫一位感到困惑的執行長做摘記。他的公司花了幾個月的時間,希望在適度的謹慎下做出是否要收購幾家公司的判斷,但他一直遲遲無法決定是否要進行交易,以及在何種條件下交易。問題並不在於資訊太過缺乏──在該公司適度謹慎的評估過程中,他收到了多份厚厚的報告。而問題也不在於「重點摘要」不夠充份──他也收到了很多重點摘要。問題在於:他收到的都是一些以拙劣方式呈現、結構不佳,也寫得不好的資訊。這種資訊根本沒能告訴他什麼。

  這位執行長要我幫他審閱資訊,並且決定了彼此碰面的時間。然而,那天卻和我兒子的學校運動會時間衝突,因此我向他致歉,並把我的想法整理成三頁的摘記提供給他。這些想法並不技術性,而且也不新,全都已經在過去的一些報告與摘記中出現過。但它們都很清楚。

而且也因為我使用了本書中的許多原則,我的摘記不但清楚,而且有衝擊。

  它釐清了事實,也提供了刺激。幾天之內,那位執行長就取消了收購交易,進行大幅度的重新談判──而我也看了我兒子贏得競賽。清楚的資訊幫該公司節省了很多錢(幾百萬英鎊),也幫我節省了足夠的時間前往運動會。

  這故事告訴我們,無論是只有一頁的簡報,或是厚達一百頁的報告,都一樣不夠。需要的是夠清楚、有衝擊的資訊。

  清楚的作業帶來成果。你的文件與分析會獲得閱讀;讀者會覺得它們更吸引人。大家會更快了解與吸收你的觀點。你也能夠協助他們更快做出更好的決策。

  此外,你的商業計畫書也會更有成功的可能──決策者會比較偏愛那些自己能夠迅速理解的計畫書。清楚的資訊展現出清楚的思維,而清楚的思維讓人印象深刻。為何有這麼多粗劣資訊

  每天,很多人都在和不夠清楚的資訊搏鬥。我們費力地讀著討人厭的文件──它們塞滿難以理解的條列式說明與圖表。

  這太浪費時間,也會導致決策不佳。我曾聽過有管理者事後才在合理化自己的決策,說他們的決策是先基於直覺,再選擇性地觀看能支持自己直覺的資訊。對此,我並不感到驚訝。就是因為對於自己收到的資訊完全摸不著頭緒,他們才必須訴諸直覺。

  在自己感到困擾時,我們時常連承認都不肯。正如「國王的新衣」這故事一樣,我們不希望自己看來愚蠢。我們會合理化自己的困惑。我們會自責「我不擅長數字」。有時候,我們會責備議題,「這案子太大太複雜了,必須花時間理解」。

  或者我們會說,「米金斯,你記錄的這個議題太過複雜……你可以到我辦公桌來解說給我聽嗎?」但如果資訊夠清楚,又何須說明?我曾調查過很複雜的詐欺案,但從來不必「解說」我的報告。很多商業期刊與新聞都會探討複雜議題,但我從來不必邀請記者到我家「解說」一篇文章給我聽。

  還有,大家也沒有意識到,自己的資訊其實可以變得比現在清楚很多。在一九三二年之前,倫敦地鐵的地圖只是用來展現車子開到哪裡去,大家也都覺得這樣很好。不過,哈利.貝克(Harry Beck)卻不這麼認為。他把扭曲的線路拉直,放大倫敦市中心、縮小外倫敦(outer London)的部份。他的路線圖推出後大獲讚賞,也突顯出早期的地圖有多普通。自那時起,他的路線圖就成了全球最有代表性的圖像之一。

  而很多商業資訊也是如此──到更好的資訊出現前,管理當局都沒有察覺到,自己收到的是內容短缺的貧乏資訊。

  更讓問題加深的是,很多人以為,把資訊展現出來是一種常識。手邊拿到很多數據嗎?那就做個圓餅圖──小學的時候我們就學會了。唯一的不同在於,我們現在是用電腦做圓餅圖,而不是用蠟筆畫它。有複雜的觀點要講述嗎?很簡單──只要把文字切分為幾小塊,每一小塊的前面再加上一個小黑點,成為「條列式說明」就行了。電腦真的會讓我們以為,自己的文件寫得很棒、自己的簡報很有趣、資訊豐富。

  而由於大家認為展現資訊只是一種常識,自己根本不需要花時間學習如何去做。他們耗費很多時間在新系統上以生成管理資訊,卻不花時間學習如何以最佳方式展現資訊。在我接受特許會計師與MBA的訓練時,從沒有任何人教過我本書中的任何內容。很誇張吧。

  大家試圖改善時,往往在誤導之下選了進階PowerPoint、Excel或Word的課程,學習如何制作時髦活潑的條列式說明、稀奇古怪的3D圖表,以及使用新潮的字型。但這些課程只告訴我們能夠做些什麼,而不是我們是否應該這麼做──我們無法根據資訊做出選擇。這些課程不只會失焦,還讓事情更糟。它們鼓勵的是「型式勝於內容」:不必擔心內容不夠清楚,只要學會怎麼把文件做得時髦就行了;如果你的文件很搞怪,大家可能不會注意到它的內容混淆。

  這麼做很可恥,因為我們的辦公桌上已經有了功能極強的軟體。和以前相比,現在的我們更能夠做出又美觀又清楚的文件,而且它可以帶來難以置信的衝擊。至少,在了解應該怎麼做之後,我們是做得到的。

  有些人意識到,答案並不在電腦身上,因此選擇去上寫作課。但我們稍後會談到,展現資訊最好的方式不是改善用詞,而是把它們全部拿掉,再以截然不同的方式呈現。

  有些人相信,一頁的摘要可以解決劣質報告的問題。我可以同意,因為讓人困擾的一頁摘要,會比讓人困擾的十頁報告要浪費更少時間──但它還是一樣讓人困擾。很多履歷表都只有一兩頁,卻未能清楚展現出資訊。

  有些人認為,這是溝通問題。他們猜想,大家如果對於自己的目標與訊息更加深思熟慮,一切就很美好。但如果你不了解如何清楚地把想法傳達出來,光是知道這些,仍無法幫助你太多。

最後,還有最後一個這問題之所以普遍存在的理由:大家不知該上哪兒找答案。
本書會給你答案──正如我們在下一節中會談的,書中提供的答案很多,相當多。




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