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快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力

快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力

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9789862419113
知的習慣探求舍
陳佩君
天下雜誌
2014年7月09日
97.00  元
HK$ 82.45
省下 $14.55
 
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ISBN:9789862419113
  • 叢書系列:日本館-樂在工作
  • 規格:平裝 / 216頁 / 15 x 21 cm / 普通級
    日本館-樂在工作


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理


















    提升自我價值!

    閱讀本書就能學會職場必備的兩大能力!





    推薦序? 魔鬼藏在細節裡——給自己從容應對的「前提量」 許書揚

    推薦序? 速度力和整理力,讓工作更有效率? 游紫華

    推薦序? 掌握人生主控權的兩大能力? 陳若玲



    前言



    第1部﹝整理力﹞篇



    第1章 整理時間——整理現在及接下來即將要做的事

    清楚知道今天該做什麼事,讓「今日工作清單」成為一天的導航系統

    「完成就劃掉」的小動作讓人體驗真實的成就感

    利用數位工具提醒截止日,防止工作延宕

    愈不重要的工作愈要設定期限,從此不再拖延工作

    從終點往回推算,就能看清現在應該做什麼事

    把大型工作細分成小項,就能以「小小的幹勁」開始動手

    依性質把工作分成「思考型」和「作業型」,徹底管理作業型的工作

    讓自己暫停一下,再進入待命狀態

    ★驗收小測驗



    第2章 整理空間——提升三倍工作效率的整理技巧

    整理不是「把東西收起來」,而是釋出「找東西的時間」

    桌上只有現在要使用的物品,隨時保持待命狀態

    讓目前手上的工作一目瞭然,就用三個籃子來分類

    「總之先留著再說」是最要不得的想法,「斷捨離」可讓工作更有效率

    在辦公桌的抽屜裡放置托盤更容易拿取文具

    積極活用可放A4尺寸檔案夾的最下層抽屜

    整理公事包也像辦公桌一樣,隨時處在可使用的待命狀態

    忙碌的時候更要整理,這就是提升效率的關鍵

    ★驗收小測驗



    第3章 整理文件——類比式和數位式的文件整理法

    A4尺寸的透明檔案夾最適合用來整理進行中的文件

    給每個透明檔案夾取一個容易識別的名字

    只要把文件立著擺放,就能提升工作效率

    立即找到要用的文件,野口式檔案管理

    文件全都統一成A4尺寸,整理起來不費工夫

    利用掃描器將文件數位化,就能安心丟棄書面資料

    電腦的桌面以三層構造整理檔案

    馬上能從電腦找到文件的檔案命名法

    電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾

    ★驗收小測驗



    第4章 整理資訊——記事本、名片、筆記、網頁、郵件、備忘錄

    資訊統一記在記事本上,就知道自己該做什麼事

    把記事本變成專屬於自己的資訊平台

    寫在記事本上的過往記錄日後將成為重要資訊

    利用雲端科技,外出也有行動辦公室

    將收到的名片數位化,管理起來更有效率

    什麼資料都能儲存,用Evernote集中管理資訊

    善用Evernote,輕鬆保存、搜尋網頁資料

    寄郵件給自己,仔細確認工作事項

    隨手錄下自己的聲音保存資訊,多活用聲音檔做筆記

    ★驗收小測驗



    第5章 整理思緒——創意、解決問題、圖解等等

    以鳥瞰的視野觀看整體,才能看見通往山頂的路

    掛心的事要立刻寫下來,隨時清空腦袋

    工作「靜置」一段時間,就會有靈感湧現

    只要畫出框、線、箭頭,就能輕鬆完成一份圖解

    畫出邏輯樹狀圖,讓問題點一個一個浮現

    了解圖解的模式就能畫出各式各樣的圖表

    利用便利貼的KJ法激發出新創意

    堅持「打破沙鍋問倒底」就能找出根本原因

    為了接近「理想的自己」,要正向地自我整理

    ★驗收小測驗



    第2部﹝速度力﹞篇



    第6章 時間管控力——不再浪費時間、激發幹勁

    從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率

    拖延工作進度只會增加愧疚感

    「保持平常心」、「同類的工作一起做」可提高整體的工作效率

    設定短時間的期限鞭策自己前進

    排除工作的阻礙,設定加把勁的時間

    在頭腦處於待命狀態的上午處理「思考型」的工作

    改變工作清單的寫法,提升工作意願

    工作幹練的人都能有效運用空檔時間

    ★驗收小測驗



    第7章 程序力——學習管理時間的方法

    寫出好劇本,工作也完成一半

    行事曆以一星期為單位,要不停地進行確認

    記號、簡寫、分色書寫,筆記小技巧提升記事本功用

    客製化自己的記事本,聰明管理行事曆

    記事本專家都懂得善用便利貼

    提升程序力的利器是從雲端管理行事曆

    一天檢查郵件三次,決定好規則以利集中精神

    工作花了多少時間?以十五分鐘為單位來預估

    ★驗收小測驗



    第8章 資訊力——資訊的輸入、輸出更快速

    讀報紙要看關鍵字,迅速搜尋出重點

    利用網路閱讀器查閱新聞報導或新聞網站

    善用指令檢索AND、OR、NOT,立即從網路搜尋到所需資訊

    提升網路搜尋技巧,資訊搜集力更上一層樓

    能快速寫出好文章的人,有什麼遵循的原則?

    讓企劃書快速通關,寫大綱的技巧

    取得文件的格式範本,寫出會過關的企劃書

    增加企劃書的說服力,輕鬆查出官方資料的方法

    目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度

    ★驗收小測驗



    第9章 處理力——三兩下比別人更快完成工作

    想像有另一個自己,自動化處理工作

    「思考型」的工作以複眼進行更有效率

    文件要一次處理完畢,把最初的注意力發揮到極限

    至少學會這招!電腦的快捷鍵

    預約給自己的獎賞,提升工作幹勁

    工作三十分鐘休息一分鐘,切換ON、OFF的節奏

    總之先試試看,幹勁就會跟著湧現

    ★驗收小測驗



    第10章 交涉力——有效率的溝通技巧

    有精神的打招呼和應答是促使工作順利的潤滑劑

    懂得巧妙拒絕對方,才有下次機會

    想要指揮他人行動,提問比命令更有效

    一分鐘確實傳達出語意的說話技巧

    站著舉行會議、磋商,迅速確實導出結論

    即席製作會議記錄,大幅減少時間的浪費

    不要二選一,讓客戶由三選一的技巧

    怎麼把工作託付給別人,才能使對方盡快完工?



    激發別人的幹勁是終極的工作技巧

    ★驗收小測驗



    參考文獻






    推薦序



    魔鬼藏在細節裡──給自己從容應對的「提前量」

    許書揚




      有位年輕人剛出社會開始上班族的生涯,公司規定上班時間是早上九點。這一天,年輕人進辦公室時間是八點五十八分,心想:「我的時間抓得真準,完全沒吃虧,也沒被公司佔便宜!」



      沒多久,年輕人被主管找去談話,主管問:「你今天早上幾點進來的?你知道你遲到了嗎?」



      「我提早兩分鐘進辦公室,沒有遲到呀?」年輕人疑惑。



      主管搖頭說:「公司規定九點上班,不是抵達公司的時間,而是開始工作的時間,提早十分鐘進辦公室,吃完早餐、電腦開機,這些動作都要在九點之前完成。」



      年輕人恍然大悟,從此每天都提早在八點半進辦公室,再也沒有遲到過。



      這個故事告訴我們,在處事上要有「提前量」的重要。



      許多主管心中的基本要求,便是時間管理。開會時提早到會議室、拜訪客戶時提早抵達客戶的辦公室,這些「提早」的動作,除了表示尊重外,在遇到突發狀況時,也能讓自己有充分應對處理的空間,避免「忙中出錯」,被客戶貼上不夠專業或不夠敬業的標籤。



      愈是忙碌的人,愈是要給自己從容應對的「提前量」。



      本書匯集日本職場整理術的精華,介紹各種整理時間、空間、文件、資訊、思緒的技巧。另外在資訊的輸入及產出、處理工作及職場上與人交涉等各個方面介紹具體提升效率的方法,不論是對已經出社會多年的上班族,或是剛剛告別校園、踏入職場的年輕人,都能夠一目瞭然地掌握這些方法、工具及技巧,縮短處理事務的時程,避免不必要的時間浪費。面對複雜的任務,也能充份掌握全貌,避免鑽牛角尖,陷入每天只忙著處理庶務,被時間追著跑的「窮忙」漩渦。



      另外值得一提的是,本書因應網路世代,除了介紹傳統的記事本管理方式外,另外也介紹好幾款透過網路同步的雲端管理應用程式,例如Google日曆、Evernote及其他幾款智慧手機App,結合「Online」及「Offline」資源,讓現代的上班族更能在第一時間充分管理日常工作所需的資訊。想要在職場上表現得更亮眼的人,透過本書的介紹,能夠更有效地掌握工具、善用工具,主動創造出「提前量」,給自己從容思考、應對重要事務的餘裕,讓自己在職場上更加發光發熱,無往不利。




    (本文作者為經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理)




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