前言 開會品質，攸關工作品質

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【準則 1】　開會前的心理準備：每一次開會，都是一場真心話的較量

幾乎所有工作，都從「開會」開始

所有的開會，都是「創新的場域」

開會的品質，與工作的品質息息相關

每分每秒，都是「展現自我」的機會

討論時不說真話，就沒有意義

不斷表達，使「思考的輪廓」逐漸清晰

如果持否定意見，就得提出替代方案

別人的意見很糟，但你有辦法說出一番道理嗎？

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【準則 2】? 開會的設計：不必凡事都要開會，而是只開有意義的會

沒有目標的開會，就像沒有終點的馬拉松

每場會都有目的，不例行性地開會

製作「組織架構圖」，讓專案可視化

恰當的座位安排，有助營造良好的開會氣氛

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【準則 3】　思考的重要性：徹底的思考，是開會前的準備工作

想像這是一場什麼樣的會

不要隨便使用「創意」這個詞

注意不要「準備過度」

蒐集越多情報，離消費者越遠

開會時，盡可能提出各種「想法」

提問的內容，決定開會的深度

要意識到自己是在對誰說話

開會中要隨時邊聽邊思考

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【準則 4】　開會的時間管理：開會結束前後五分鐘，是開會的黃金時間

時間就是金錢，是開會的基本認知

如果發現不可能討論出結果，就應該盡早散會

一旦出席開會，就要有當場做決定的覺悟

利用結束前五分鐘，確認開會結論

在會上確實地確認每個人的任務

在會後的回程途中，寄一封提醒信給自己

會後五分鐘整理開會重點， 做成「自己的開會記錄」

開會結論，切忌模糊不清

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【準則 5】　開會的細節：如果連茶點都講究，後續工作一定順利

一個人能否把工作做好，從小細節是否用心就知道

開會的品質，取決於是否尊重對方

開會時，加入「款待」的心意

令人開心的伴手禮，令人困擾的伴手禮

開會中的「禁忌」

服裝與配件，有助營造開會的氣氛

拿捏禮貌分寸，避免營造「違和感」

發揮想像力，事先備好齊全的開會資料

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【準則 6】　開會主持人：開會的效率，取決於主持人的能力

主持人必須做到的事

主持人是「設計開會」的人

磨練溝通能力，炒熱現場氣氛

擔任主持人，更容易掌控工作

工作有「意義」，就能增進團隊動力

優秀的商務人士，不會被「理由的力量」拉著走

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【準則 7】　腦力激盪：把每一次開會，都當成一場「腦力激盪」

什麼是好的腦力激盪？

參與腦力激盪的人數，不能太多

意識到自己被要求的「角色」

巧妙活用「極端」與「片段」

「無聊的話題」與「驚人的話題」

在討論中帶來刺激的訣竅

在腦內製作「感想的開會記錄」

當場迸發的想法，最新鮮！

結論由專案負責人判斷

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【準則 8】　聚餐與午餐會：把聚餐當成「描繪未來願景的場合」

聚餐，也是一種「開會」

事先了解對方的性格與價值觀

聚餐時不要寫筆記，也不要拿資料出來看

事先做足功課，才能讓對方說更多

聚餐是讓同事之間溝通順利的好方法

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【準則 9】　公司內部溝通：盡量避免在公司開會

需要公司內部開會，是溝通不良的證據

秉持「開放態度」與「掌握時機」，才是好主管

正因為同公司，更不必拘泥繁文縟節

「創造力」與「溝通能力」，在工作上缺一不可

試著將浪費時間的工作減到一○％

如果非開會不可，也不必拘泥形式

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後記 只要改善開會品質，就能改寫人生！

推薦序



想改寫人生？學學佐藤式的開會之道！

──日本設計觀察家．東喜設計負責人 吳東龍

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　　你是不是曾開過一場又一場冗長、缺乏效率，又沒有結論的會？又或者多數的會，只不過是一群人等待高層主管say yes or no的無趣場景？

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　　從事設計工作的日本知名設計師、創意總監佐藤可士和，繼「超整理術」後，這次以「開會」為主題，延伸出滿是啟發人心的「開會之道」。

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　　在佐藤的工作室裡，經常同時執行三十件以上的專案計畫。對他來說開會這件事本身就是工作，所以開會的品質等同工作的品質，他更將業務的順利執行，歸功於開了一場又一場最高品質的會。

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　　但該如何引導他人開一場高品質的會？如何透過開會改善工作的效率與品質？對於從廣告公司出身的他，以本身諸多的開會經驗為例，從顛覆性的觀點看待、闡釋「開會」。

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　　他看待開會，如同他的工作室名稱「SAMURAI」（武士）一般，視開會為「正式過招的場合」，更是創新的場域。認為會中要以直言不諱的真心話來取代膚淺的場面話，在會上人人平等、暢所欲言，講的是避免官僚氣息帶來的阻礙；反之，拒絕不發言的沉默負能量，不接受沒有替代方案的反對與否定意見，要屏除消極態度對開會的傷害，讓開會是一場沒有偏見，並能熱烈討論的腦力激盪會。

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　　書中直指我們容易忽略的核心問題，就是「開會的目標」。

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　　開會如同跑馬拉松般，確定目標之後，該做的便是為到達目標進行計畫的制定，包括訂出「能少則少」的開會次數、以目標為基礎建立工作的結構、將與會成員的任務「可視化」以避免會後職權不清等問題，接著便按部就班按表操課，即便高層突然現身，也不能因為官大就改變開會節奏。

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　　至於什麼是最糟的開會？他說：「沒有主持人。」主持人不問位階、只問能力，能否尊重、了解與會者，清楚開會的目的，針對開會進行設計，另外掌控 Run Down（流程）則是關鍵。

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　　至於會裡該對誰說話？為何公司內部開會能免就免？又如何將浪費時間的工作減低至一○％？佐藤甚至扮演起控制哥角色，闡述開會該帶什麼禮物、座位如何安排、會中飲料的準備如何因人數而異……等一一列舉出他的開會心得。

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　　原來，把會開好，不只要有技巧，更要有正確的處事態度。他深信藉由改善開會品質，就能改變工作、改造公司，進而改寫人生。

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　　當各位讀者一邊閱讀本書內容時，或許會免不了一邊在腦海中浮現一幕幕不堪回首的開會經驗。而下一次開會的品質，可能就此產生質變。

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前言



開會品質，攸關工作品質

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　　一整天下來，我大多數的時間都是在跟別人開會。

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　　以前，我獨自埋頭工作的時間很多，但最近，我的工作方式變成在開會中想點子、在開會中做決定、在開會中下指令了。

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　　對我來說，開會本身就是工作。

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　　開會的品質越高，產出的品質也越好，這麼一來就能達到工作品質提升的結果。

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　　「開會」這件事看似再平常不過，但大家有所不知的是，其實提升工作品質的祕訣便隱藏其中。

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　　在我的公司「SAMURAI」創意工作室裡，三十件以上的專案計畫同時運作可說是家常便飯，計畫項目從物流、資訊、汽車、飲料、貿易、服飾，甚至是國家與地方的政府工程等各領域。我們之所以能夠做到這點，都歸功於一場又一場最高品質的開會。

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　　開會，事實上是非常重要的創造性場合。開會本身是創意思考的場合，也是決定專案方向性的場合。

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　　「要不要參考這個想法」「如果這麼做會發生什麼事呢？」在這個場合中會產生各種點子，而開會的尾聲也會得到「那就這樣做吧！」的結論。

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　　所有與會成員互相激盪靈感，彼此交換想法、共同討論、做出決定，不斷地推動計畫一點一點地往實現的方向前進。對於我來說，開會這個場合本身，就是創新的發生現場。

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　　我在開會前，會給自己一項任務。

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　　那就是我總會告訴自己，必須透過每一次開會，讓接下來的計畫或討論主題，都確定有進度或進展。

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　　各位讀者或許會覺得，讓計畫「有進度或進展」是理所當然的事，但其實縱使召集與會成員，卻一點進度也沒有的會卻意外地比比皆是。尤其是沒有特定目的的例會、只是把公司成員聚集在一起的集會等，說到底很多會都是「為了開而開，總之先碰面再說！」，最後也不會有任何進度產生。開這種會反而是在浪費彼此時間，甚至可能拖累大家的工作步調。

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　　大家好不容易才能聚集在一起，如果沒有多少達到一點進度，開會就顯得沒有意義。三十分鐘也好、一小時也好，工作進度至少要跟花費掉的時間等值。我們必須隨時意識到，將時間視為一種「飛行距離」的概念。

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　　所謂「飛行距離」，是指在棒球或高爾夫球等球類運動中，球被擊打出去後飛行的距離。也就是說在我們開會前必須要有這樣的認知：飛行距離越長，這場會越有價值，開這場會也越值得。

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　　我在開完會以後，會冷靜地判斷今天的會有沒有價值，並且對自己「今天的開會品質」打分數。如果覺得這天「開了好幾場有價值的會」，我總會被一股充實感所包圍，因為我能確信每一項工作的進度，都正朝著實現的方向前進。

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　　該怎麼做才能「開一場最棒的會」呢？

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　　我每天都在思考這件事，並且以自己的經驗，領悟出一些類似準則的、「照著做或許不錯」的方法。

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　　開會是日常工作的重要環節，與我們息息相關，所以我們往往會在不知不覺的情況下濫用、誤用。該怎麼做才能提升開會的品質，進而提升工作的品質呢？我把自己的一些心得，整理並總結在這本書，希望能對各位讀者有所幫助。

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　　當今企業正面臨前所未有的全球化之衝擊，也正追求大幅度的革新，因此長久以來的工作方式亦不得不有所改變。而從每天的開會開始改善起，或許就是啟動革新的重要契機。

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　　就像每天的飲食習慣會影響我們的健康一樣，每天的開會品質也能影響我們的工作品質。

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　　只要提升開會品質就能改善工作成果，進而改變一個團隊、改變一家公司，甚至改變整個日本的商業環境。

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　　我對這一點，深信不疑。