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開會就是創新的現場:佐藤可士和打造爆紅商品的祕訣

開會就是創新的現場:佐藤可士和打造爆紅商品的祕訣

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9789861342801
佐藤可士和
林詠純
先覺
2016年8月01日
93.00  元
HK$ 79.05
省下 $13.95
 
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ISBN:9789861342801
  • 叢書系列:商戰系列
  • 規格:平裝 / 288頁 / 15 x 21 cm / 普通級
    商戰系列


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理

















    改變自己、改造公司、改寫人生的商業溝通術

    日本首席商業設計師,首度披露最有型,也最有效率的開會技巧





    前言 開會品質,攸關工作品質

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    【準則 1】 開會前的心理準備:每一次開會,都是一場真心話的較量

    幾乎所有工作,都從「開會」開始

    所有的開會,都是「創新的場域」

    開會的品質,與工作的品質息息相關

    每分每秒,都是「展現自我」的機會

    討論時不說真話,就沒有意義

    不斷表達,使「思考的輪廓」逐漸清晰

    如果持否定意見,就得提出替代方案

    別人的意見很糟,但你有辦法說出一番道理嗎?

    ?

    【準則 2】? 開會的設計:不必凡事都要開會,而是只開有意義的會

    沒有目標的開會,就像沒有終點的馬拉松

    每場會都有目的,不例行性地開會

    製作「組織架構圖」,讓專案可視化

    恰當的座位安排,有助營造良好的開會氣氛

    ?

    【準則 3】 思考的重要性:徹底的思考,是開會前的準備工作

    想像這是一場什麼樣的會

    不要隨便使用「創意」這個詞

    注意不要「準備過度」

    蒐集越多情報,離消費者越遠

    開會時,盡可能提出各種「想法」

    提問的內容,決定開會的深度

    要意識到自己是在對誰說話

    開會中要隨時邊聽邊思考

    ?

    【準則 4】 開會的時間管理:開會結束前後五分鐘,是開會的黃金時間

    時間就是金錢,是開會的基本認知

    如果發現不可能討論出結果,就應該盡早散會

    一旦出席開會,就要有當場做決定的覺悟

    利用結束前五分鐘,確認開會結論

    在會上確實地確認每個人的任務

    在會後的回程途中,寄一封提醒信給自己

    會後五分鐘整理開會重點, 做成「自己的開會記錄」

    開會結論,切忌模糊不清

    ?

    【準則 5】 開會的細節:如果連茶點都講究,後續工作一定順利

    一個人能否把工作做好,從小細節是否用心就知道

    開會的品質,取決於是否尊重對方

    開會時,加入「款待」的心意

    令人開心的伴手禮,令人困擾的伴手禮

    開會中的「禁忌」

    服裝與配件,有助營造開會的氣氛

    拿捏禮貌分寸,避免營造「違和感」

    發揮想像力,事先備好齊全的開會資料

    ?

    【準則 6】 開會主持人:開會的效率,取決於主持人的能力

    主持人必須做到的事

    主持人是「設計開會」的人

    磨練溝通能力,炒熱現場氣氛

    擔任主持人,更容易掌控工作

    工作有「意義」,就能增進團隊動力

    優秀的商務人士,不會被「理由的力量」拉著走

    ?

    【準則 7】 腦力激盪:把每一次開會,都當成一場「腦力激盪」

    什麼是好的腦力激盪?

    參與腦力激盪的人數,不能太多

    意識到自己被要求的「角色」

    巧妙活用「極端」與「片段」

    「無聊的話題」與「驚人的話題」

    在討論中帶來刺激的訣竅

    在腦內製作「感想的開會記錄」

    當場迸發的想法,最新鮮!

    結論由專案負責人判斷

    ?

    【準則 8】 聚餐與午餐會:把聚餐當成「描繪未來願景的場合」

    聚餐,也是一種「開會」

    事先了解對方的性格與價值觀

    聚餐時不要寫筆記,也不要拿資料出來看

    事先做足功課,才能讓對方說更多

    聚餐是讓同事之間溝通順利的好方法

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    【準則 9】 公司內部溝通:盡量避免在公司開會

    需要公司內部開會,是溝通不良的證據

    秉持「開放態度」與「掌握時機」,才是好主管

    正因為同公司,更不必拘泥繁文縟節

    「創造力」與「溝通能力」,在工作上缺一不可

    試著將浪費時間的工作減到一○%

    如果非開會不可,也不必拘泥形式

    ?

    後記 只要改善開會品質,就能改寫人生!





    推薦序



    想改寫人生?學學佐藤式的開會之道!

    ──日本設計觀察家.東喜設計負責人 吳東龍

    ?

      你是不是曾開過一場又一場冗長、缺乏效率,又沒有結論的會?又或者多數的會,只不過是一群人等待高層主管say yes or no的無趣場景?

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      從事設計工作的日本知名設計師、創意總監佐藤可士和,繼「超整理術」後,這次以「開會」為主題,延伸出滿是啟發人心的「開會之道」。

    ?

      在佐藤的工作室裡,經常同時執行三十件以上的專案計畫。對他來說開會這件事本身就是工作,所以開會的品質等同工作的品質,他更將業務的順利執行,歸功於開了一場又一場最高品質的會。

    ?

      但該如何引導他人開一場高品質的會?如何透過開會改善工作的效率與品質?對於從廣告公司出身的他,以本身諸多的開會經驗為例,從顛覆性的觀點看待、闡釋「開會」。

    ?

      他看待開會,如同他的工作室名稱「SAMURAI」(武士)一般,視開會為「正式過招的場合」,更是創新的場域。認為會中要以直言不諱的真心話來取代膚淺的場面話,在會上人人平等、暢所欲言,講的是避免官僚氣息帶來的阻礙;反之,拒絕不發言的沉默負能量,不接受沒有替代方案的反對與否定意見,要屏除消極態度對開會的傷害,讓開會是一場沒有偏見,並能熱烈討論的腦力激盪會。

    ?

      書中直指我們容易忽略的核心問題,就是「開會的目標」。

    ?

      開會如同跑馬拉松般,確定目標之後,該做的便是為到達目標進行計畫的制定,包括訂出「能少則少」的開會次數、以目標為基礎建立工作的結構、將與會成員的任務「可視化」以避免會後職權不清等問題,接著便按部就班按表操課,即便高層突然現身,也不能因為官大就改變開會節奏。

    ?

      至於什麼是最糟的開會?他說:「沒有主持人。」主持人不問位階、只問能力,能否尊重、了解與會者,清楚開會的目的,針對開會進行設計,另外掌控 Run Down(流程)則是關鍵。

    ?

      至於會裡該對誰說話?為何公司內部開會能免就免?又如何將浪費時間的工作減低至一○%?佐藤甚至扮演起控制哥角色,闡述開會該帶什麼禮物、座位如何安排、會中飲料的準備如何因人數而異……等一一列舉出他的開會心得。

    ?

      原來,把會開好,不只要有技巧,更要有正確的處事態度。他深信藉由改善開會品質,就能改變工作、改造公司,進而改寫人生。

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      當各位讀者一邊閱讀本書內容時,或許會免不了一邊在腦海中浮現一幕幕不堪回首的開會經驗。而下一次開會的品質,可能就此產生質變。

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    前言



    開會品質,攸關工作品質

    ?

      一整天下來,我大多數的時間都是在跟別人開會。

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      以前,我獨自埋頭工作的時間很多,但最近,我的工作方式變成在開會中想點子、在開會中做決定、在開會中下指令了。

    ?

      對我來說,開會本身就是工作。

    ?

      開會的品質越高,產出的品質也越好,這麼一來就能達到工作品質提升的結果。

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      「開會」這件事看似再平常不過,但大家有所不知的是,其實提升工作品質的祕訣便隱藏其中。

    ?

      在我的公司「SAMURAI」創意工作室裡,三十件以上的專案計畫同時運作可說是家常便飯,計畫項目從物流、資訊、汽車、飲料、貿易、服飾,甚至是國家與地方的政府工程等各領域。我們之所以能夠做到這點,都歸功於一場又一場最高品質的開會。

    ?

      開會,事實上是非常重要的創造性場合。開會本身是創意思考的場合,也是決定專案方向性的場合。

    ?

      「要不要參考這個想法」「如果這麼做會發生什麼事呢?」在這個場合中會產生各種點子,而開會的尾聲也會得到「那就這樣做吧!」的結論。

    ?

      所有與會成員互相激盪靈感,彼此交換想法、共同討論、做出決定,不斷地推動計畫一點一點地往實現的方向前進。對於我來說,開會這個場合本身,就是創新的發生現場。

    ?

      我在開會前,會給自己一項任務。

    ?

      那就是我總會告訴自己,必須透過每一次開會,讓接下來的計畫或討論主題,都確定有進度或進展。

    ?

      各位讀者或許會覺得,讓計畫「有進度或進展」是理所當然的事,但其實縱使召集與會成員,卻一點進度也沒有的會卻意外地比比皆是。尤其是沒有特定目的的例會、只是把公司成員聚集在一起的集會等,說到底很多會都是「為了開而開,總之先碰面再說!」,最後也不會有任何進度產生。開這種會反而是在浪費彼此時間,甚至可能拖累大家的工作步調。

    ?

      大家好不容易才能聚集在一起,如果沒有多少達到一點進度,開會就顯得沒有意義。三十分鐘也好、一小時也好,工作進度至少要跟花費掉的時間等值。我們必須隨時意識到,將時間視為一種「飛行距離」的概念。

    ?

      所謂「飛行距離」,是指在棒球或高爾夫球等球類運動中,球被擊打出去後飛行的距離。也就是說在我們開會前必須要有這樣的認知:飛行距離越長,這場會越有價值,開這場會也越值得。

    ?

      我在開完會以後,會冷靜地判斷今天的會有沒有價值,並且對自己「今天的開會品質」打分數。如果覺得這天「開了好幾場有價值的會」,我總會被一股充實感所包圍,因為我能確信每一項工作的進度,都正朝著實現的方向前進。

    ?

      該怎麼做才能「開一場最棒的會」呢?

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      我每天都在思考這件事,並且以自己的經驗,領悟出一些類似準則的、「照著做或許不錯」的方法。

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      開會是日常工作的重要環節,與我們息息相關,所以我們往往會在不知不覺的情況下濫用、誤用。該怎麼做才能提升開會的品質,進而提升工作的品質呢?我把自己的一些心得,整理並總結在這本書,希望能對各位讀者有所幫助。

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      當今企業正面臨前所未有的全球化之衝擊,也正追求大幅度的革新,因此長久以來的工作方式亦不得不有所改變。而從每天的開會開始改善起,或許就是啟動革新的重要契機。

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      就像每天的飲食習慣會影響我們的健康一樣,每天的開會品質也能影響我們的工作品質。

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      只要提升開會品質就能改善工作成果,進而改變一個團隊、改變一家公司,甚至改變整個日本的商業環境。

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      我對這一點,深信不疑。




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