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Information Design一看就懂的高效圖解溝通術:企劃、簡報、資訊傳達、視覺設計,各種職場都通用的效率翻倍圖解技巧

Information

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9789864591503
桐山岳?
李秦
積木
2018年9月06日
160.00  元
HK$ 136
省下 $24
 
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ISBN:9789864591503
  • 叢書系列:Design+
  • 規格:平裝 / 256頁 / 21 x 15 x 1.2 cm / 普通級 / 雙色印刷
  • 出版地:台灣
  • 適讀年齡:0歲~99歲
    Design+


  • 商業理財 > 職場工作術 > 演講/簡報











    專家推薦(按姓名筆劃排序)

    ▎王永福�知名企業簡報教練、《上台的技術》作者

    ▎李柏鋒�資訊圖表講師、INSIDE 主編

    ▎雨狗RainDog �簡報奉行創辦人

    ▎孫治華�簡報實驗室創辦人

    ▎鄭國威�泛科知識公司知識長



    以直覺傳遞想法

    語言不通也能看懂的圖解溝通技巧




    如何讓每個人都看得懂你的說明提案?

    該如何在不使用文字的狀態下完整傳達訊息?



    ?2011 年桐山岳寬前往蒙古國立工業美術學校任教,因為對蒙古語言一竅不通,為了要表達「想說明的事」而吃盡苦頭,於是他開始思考如何用設計的力量來解決「說明」的困境,花了很多時間在研究如何「讓人一看就懂」這件事情上。

    ?在長期鑽研文獻與不斷實驗之後,身為資訊設計師及平面設計師的桐山發現,在文字與語言不通的狀況下,只要使用適當的圖解,就能跨越語言的隔閡。本書即是桐山對前述問題的解答,目的是讓每個人都能輕鬆學會有助於「說明」的圖解技巧,具備以精確圖解來說明的能力,讓人不再苦於溝通,是一本適用於所有人的圖解教科書。





    【內文試閱】

    如果你總是為了提升文章內容品質而苦戰,不妨試著改變一下方向吧。多花一點時間在製作圖示上,你會發現,不用太費工夫就能大幅提高對方的理解度。



    但是,如果你缺乏呈現圖示的概念,或是用錯方法,原本想要製作「清楚好懂的資料」,就會弄巧成拙,變成「難懂的資料」。使用圖示的方式如果不對,反而會誤導對方,增加不必要的混淆。



    我認為,目前有意識到這件事的商務人士,仍然十分稀少。從上櫃公司舉辦的顧客研討會,到中小企業經營者的演講簡報、政府機關的公開資訊等資料,我都有看過,如果光看其中的圖示,仍有95% 以上是「重症狀態」。我看過的資料大部分都是自我風格強烈,「只有自己看得懂」的類型。這就是我要在此介紹的「髒圖」。



    會做出這種髒圖,通常都是強迫推銷「只有自己看得懂的圖解」給對方的緣故。其實這是聰明人很容易陷入的盲點。他們覺得既然自己可以理解,那其他人一定也可以理解。他們認為:「這麼簡單的圖,你應該也看得懂吧?」



    實際上,對方可能是好不容易才終於弄懂了,或是需要花點時間理解,也有可能是完全搞不懂。但是,問題不只有「難懂、難以傳達訊息的髒圖」。像這樣把髒圖擺著不管也是問題,但是擺著不管是有原因的。因為沒有人批評「這張圖很難懂!」



    很少人會直接跟簡報者反映「你的說明我聽不太懂」,因為以下兩點:



    第一,因為覺得直接挑明太失禮,不想讓簡報者受傷,或者只是在客氣而已。

    第二,「聽不懂是因為我的理解能力太差」這種不安的心理。該不會只有我聽不懂吧?其他人好像還會不時點頭贊同的樣子??



    沒有人向簡報者提問,因此簡報者也無法掌握聽眾的理解程度。結果雖然對自己的說明內容沒信心,卻因為沒有人反映,而樂觀地認為「應該沒問題吧」。



    於是雙方的理解就產生了巨大的鴻溝。





    「我很沒創意??」許多人都有這樣的自卑感。



    其實原因很簡單,因為大部分的人都沒有學過圖解製作的技巧與資訊的基本呈現方式。



    「我連最基本的製作方式都不知道??」



    「我是參考以前主管做的資料與客戶給的資料,然後一邊摸索一邊努力做出來的。畢竟我也不是設計師,沒時間系統性地學習如何製作。我還有很多得優先處理的工作??」



    我能理解這樣的心情。不過,現在可是資訊爆炸的時代。如果希望你的好點子不要被資訊的洪流淹沒,就必須展現出「值得一看的價值」。



    多數人會關注的,並不是內容完美卻無法傳達出去的東西,或是過於複雜、曲高和寡的內容,而是雖然還不夠完美,卻能觸動人心的事物。



    首先,你只要能成功吸引大家的注意,不足的部分都還有辦法補救,也會有機會補充說明。你必須做的,只有「能以圖表傳達訊息的資料」。



    吸引人們注意的機會通常只有一次。如果因為不理想的資料與提案而消磨你的價值,不只是你吃虧,對社會也是一大損失。所以我們一定要避免這種情況發生。



    你現在應該了解,突破眼前高牆的關鍵,就在於「製作圖示」了吧?



    如果你擔心自己沒「創意」,大可放心。其實圖解不需要「創意」,只需要基本概念便可以製圖。



    只要有一點基礎概念就夠了,而且也可以利用小抄。許多視覺設計師、設計研究家與認知科學家多年來為我們累積了眾多優秀作品,我們可以向他們借鑑,大膽活用這些知識,對非專業設計師也很有幫助。



    「製作圖示」的技巧,不過就是活用「基礎的設計知識」罷了。如果你不是以成為設計師為志業的話,有沒有創意與才能都不是問題,只要模仿好的範例,照本宣科製圖即可。



    本書會介紹世界各地的許多優秀範例,希望你可以擷取它們的優點。不過,在這之前,如果你先了解圖解的基本概念,就能更有效率地執行你的工作。



    圖解說明有幾個基本原則,我會在第二章說明。


     





    引言



    CHAPTER 1〔準備〕 「圖」可以說明一切

    1? 製作說明文件並不需要「寫作力」

    ??▎準備資料時首先要做的工作

    ??▎第一眼看到的不是「標題」也不是「摘要」

    ??▎不擅長閱讀寫作的人更有利

    ??▎製作能讓人以直覺理解的資料

    ??▎省去溝通、傳達的步驟,提升理解度



    2? 以「傳達的方式」提升對方的理解度

    ? ▎以2個圖表實際感受「理解度的差異」

    ??▎工具明明都有了,為何還是「無法傳達」?



    3? 你是否做出無法傳達訊息的髒圖呢?

    ??▎觀察一下周遭,「髒圖」到處都是

    ??▎聰明人容易陷入的迷思

    ??▎對方什麼都沒說不代表他「理解了」

    ??▎為了不讓好點子化為烏有,你應該……

    ??▎不需要過人的創意就能設計「傳達訊息的圖」



    4? 該如何設計出以直覺傳達訊息的圖?

    ??▎不論是何種領域、工作,圖解的技術都會派上用場

    ??▎使用符號就能「直覺地」傳達訊息

    ??▎圖應該隨著目的而改變

    ??▎只要應用「基本架構」就可以

    ??▎不需要「藝術性」也不用「創新」

    ??▎設計師都是從手繪開始



    5 「直覺傳達訊息」的製圖步驟

    ??▎快速學會圖解術,活用DTM

    ??▎Step 1 Discovery發現:找出可供參考的範例

    ??▎Step 2 Transforming 改變:配合課題改變調整範例

    ??▎Step 3 Making 製作:以素描的草圖為原型製圖

    ??▎不斷重複步驟,「習慣」很重要



    CHAPTER 2〔圖的功能〕 傳達「圖示」的5個重點

    1? 掌握圖解的「5個功能」

    ??▎以功能區分圖解

    ??▎圖解的5個基本功能

    ????? ★圖解功能1 即時傳達訊息

    ????? ★圖解功能2 製造親切感

    ????? ★圖解功能3 消除不安

    ????? ★圖解功能4 讓對方認真看待

    ????? ★圖解功能5 防止誤解與失敗



    CHAPTER 3〔製「圖」〕 征服主題、呈現方法、成品3座高山

    1 製圖需征服的3座山

    ??▎Step 1 決定主題:同時進行主題設定與訊息分類

    ??▎Step 2 決定呈現的方法:帶入圖解基本架構

    ??▎「照片」與「插圖」的不同

    ??▎傳達訊息的圖表最重要的「功能」與「目的」

    ??▎??圓餅圖:只用於傳達「占全體的比例」

    ??▎??百分比長條圖:只用於傳達「比例的不同」

    ??▎??折線圖:只用於傳達「時間軸的趨勢」

    ??▎??長條圖:只用於傳達「數據差異」

    ??▎??數值一覽表:只用於傳達「具體數據」

    ??▎Step 3 完成:引起對方注意的技巧



    CHAPTER 4〔範例集〕 只要改變「圖解」就可以傳達所有訊息

    1? 常見的失敗範例要這樣改善

      ★流程組織圖01 善用框線與排列

      ★流程組織圖02 複雜的情況下不要只用一個圖解

      ★流程組織圖03 不要靠氛圍,要從主題的意義來製作圖解

      ★流程組織圖04 減少麻煩的對照

      ★流程組織圖05 說明文與圖是一組的

      ★流程組織圖06 以可以直覺理解的方式說明

      ★流程組織圖07 分類使用箭頭功能

      ★流程組織圖08 訊息中有比較容易理解的順序

      ★流程組織圖09 利用箭頭與框線突顯各步驟的重要性

      ★比較一覽表10 以對方認為重要的內容為主軸

      ★比較一覽表11 要傳達規模與分量時可以善用圖示

      ★比較一覽表12 如果呈現方式錯誤便無法正確傳達

      ★比較一覽表13 以傳達資訊的重要性來思考如何突顯重點

      ★比較一覽表14 如果比較資料很花時間,便不易傳達資訊

      ★比較一覽表15 製圖時不要太依賴感覺

      ★比較一覽表16 記號可以幫助理解

      ★比較一覽表17 使用大家都知道的記號

      ★比較一覽表18 對照圖會增加不必要的麻煩

      ★比較一覽表19 數據靠右對齊,單位靠左對齊

      ★比較一覽表20 共通訊息的擺放位置會影響傳達方式

      ★比較一覽表21 用深淺表示範圍

      ★圖   表22 圖例容易招致誤解

      ★圖   表23 比較規模時最適合使用長條圖

      ★圖   表24 簡化並強調主題

      ★圖   表25 立體圖表無法傳達正確資訊

      ★圖   表26 不要用容易產生誤解的立體圖表?

      ★圖   表27 圖表不要重疊比較好判讀?

      ★圖   表28 以顏色與深淺表示整體趨勢

      ★圖   表29 為了突顯主題必須調整訊息量?

      ★圖   表30 把要比較的數據縱向排列

      ★圖   表31 一覽表比較能看出細微數據變化?

      ★圖   表32 選擇容易傳達訊息的圖表?

      ★圖   表33 擅自調整大小會影響對方的印象

      ★圖   表34 配合主題調整圖表的排列

      ★圖   表35 使用適當插圖來表示基準?

      ★圖   表36 分數表要標示出滿分?

      ★圖   表37 不只要強調重要的部分,還要削弱其他部分?

      ★圖   表38 不要使用容易與背景混淆的顏色?

      ★文 字 配 置39 除了頁碼,也要標示總頁數?

      ★文 字 配 置40 標題靠左對齊最好讀?

      ★文 字 配 置41 條列式也可以讓人眼睛為之一亮?

      ★文 字 配 置42 就算空間不夠,突顯號碼就會更好讀?

      ★文 字 配 置43 每行文字調整成容易閱讀的長度?

      ★文 字 配 置44 調整文字大小時要注意間距?

      ★文 字 配 置45 不要過於依賴條列式?

      ★文 字 配 置46 不要勉強做成條列式?

      ★文 字 配 置47 配合主題分類?

      ★文 字 配 置48 分層次有助於加速理解?

      ★文 字 配 置49 要強調的部分不要只靠顏色

      ★文 字 配 置50 頁碼要放在接近目次的位置?



    結語

    參考書目?

    免費圖解製作素材?



    ?





    「事情好像沒有說清楚??」



    你有過這種經驗嗎?

    特別是在商務場合,常需要向對方闡述一個全新概念,如果內容很複雜,還可能產生誤會。

    我想不只是你,很多人都覺得自己不擅於「說明」。要正確又直接的說明,真的不容易。



    就算研究過幾本話術技巧的書,或是事先整理好文章,效果卻還是不太好。

    拚命加班準備會議用的簡報也不見成效;雖然先對方看過資料了,但說服對方還是很花時間;明明已經寫得很詳細了,還是有人會有疑問與抱怨;但一而再地重複解釋,也只是讓對方越來越不耐煩而已??



    如果你有以上的困擾,我可以告訴你如何更快、更確實地傳達你的想法。



    你需要的是,如何以「適當的圖解」來說明的能力。

    本書要詳細介紹的,就是這個。



    圖解的原理非常簡單,你一定做得到。

    只要你有筆和紙,還有足夠的「概念」。



    我一直都在研究如何讓外國人看得懂的設計,像是:「如果不使用對方的母語,究竟可以傳達多少訊息?」「要如何才能讓每個人都看得懂?」等。



    在尋找各種文獻與不斷實驗之後,我發現一件事,那就是:

    在文字與語言不通的狀況下,只要使用適當的圖解,就能跨越語言的隔閡。



    這項研究的基礎,是整合每個人都能輕鬆學會的「說明的圖解技巧」。

    本書大部分內容都可以應用在與外國人溝通及國際策略上,如果能與對方語言相通,效果又會更好。



    閱讀本書可以學習有效的圖解技術,讓人不再苦於「說明」。

    讓我們趕快準備好紙跟筆吧!



    2017 年 桐山岳寬

    2017 年6 月

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    其 他 著 作