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學校老師沒教的Excel最強教科書:解決你業務量過多、對數字不拿手、 報告抓不到重點!

學校老師沒教的Excel最強教科書:解決你業務量過多、對數字不拿手、

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9789578710078
林學
李友君
大樂文化
2019年1月07日
93.00  元
HK$ 79.05
省下 $13.95
 
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ISBN:9789578710078
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 240頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
    Biz


  • 電腦資訊 > 辦公軟體應用 > Excel











      ★全書超圖解!



      經常遲交被修理?當上主管手忙腳亂?

      作者萃取從不加班的管理者,

      私下都在用的EXCEL技巧!



      •還在猛按電子計算機,算出業績與成本?

      •想呈現產品市占率……,卻不會用圓餅圖凸顯結果?

      •部屬交出的報表檔案多,無法整合仔細確認?



      如果有以上煩惱,你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。

      不論你是業務、行銷還是財會人員,也不論你是一般員工還是管理者,只要按照本書的解說,20分鐘就能完成原本1小時的工作!



      ★90%的管理者都不擅長Excel,導致……

      作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程,發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能,在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題,消除90%管理上的煩惱。



      然而,你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法,所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧,透過詳細的圖解和說明,讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。



      如此一來,你就能有效率地解決龐雜事務,更能提升個人成果與團隊績效。因此,讓我們開始實務操作吧!



      ★學校沒教,如何讓Excel幫你製作各種報表!

      你可以運用彙整、計算的功能,消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。?? ?

      •幾個部屬每日提交業務報告,如何立刻彙整成一個檔案?

      •猛按計算機,加總年度業績金額?寫出算式讓電腦代勞。

      •製作日程表時,逐一輸入日期很費工夫,該怎麼辦?

      •活用「貫穿加總」,不必變更格式,還能跨檔案加總數字。



      ★學校沒教,如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料!

      你可以設定函數,並透過比較、篩選,看穿癥結、擬出改善方案。

      •想看出營收變化,先統一數據資料的格式才方便做比較。

      •如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數,篩選與分析業績?

      •從部屬過往的銷售額、接單率、接單額,找出他的KPI。

      •想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數?你的絕佳幫手是……



      ★學校沒教,如何讓Excel幫你凸顯業績表現!

      你可以用簡報強調差異,激勵團隊成員或部門員工,讓他們自動自發。

      •用長條圖和排名表,哪個方式能刺激業績吊車尾的人?

      •長條圖、折線圖、圓餅圖……,如何針對需要選用合適圖表?

      •向上司或顧客做簡報,怎麼用圖表顯示出與別人的不同?

      •活用「註解」功能給予回饋,提醒部屬:「主管有在看!」



      ★學校沒教,如何讓Excel幫你節省工作時間!

      你可以用各種功能鍵,節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。

      •想同時打開並列印不同月份的報表,按哪些快速鍵最方便?

      •用「Ctrl」搭配不同按鍵,你就能快速儲存、回復、搜尋資料!

      •想修改資料,卻覆蓋掉後面的文字?天啊,這是什麼魔法?

      還有,一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……



    本書特色



      •54招學校老師沒教的Excel技巧,幫你縮短工作時間!

      •全圖解一步步解說操作竅門,讓你看圖就能立刻上手!



    名人推薦



      卡米爾數據專案經理 彭其捷

      資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者 贊贊小屋









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    前言 學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用

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    Chapter 1 ?把數字變圖表,部屬有目標、老闆很放心!

    1. Excel能幫助你什麼?

    無法出人頭地的管理者,共通弱點是……

    確認日報表,是管理團隊的第一步

    為何Excel技能太弱,會造成效率開倒車?

    擅長Excel,就能立刻改善團隊績效

    優秀領導者都用日報表,匯集管理所需的資訊

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    2. 你的數字力強嗎?

    具備數字力與不具備的人,工作上有兩大差異

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    3. 能否用圖表來說話?

    展示圖表,比羅列數據更能激發工作幹勁

    為何管理作業進度,總是卡卡不順利?

    建立工作機制,能讓團隊節省一半的時間

    Excel辦得到的事,最好交給Excel處理

    管理者的3大任務,都可以用Excel達成

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    Chapter 2? Excel複習課,喚起學校教的片斷記憶!

    1. 複習Excel的基本操作

    Excel是最方便的商務試算表軟體

    想加速不必靠滑鼠,按一鍵打開所有選取檔案

    【技巧1】透過Tab鍵,切換現用視窗

    【技巧2】搭配不同的快速鍵,一口氣關閉檔案

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    2. 複習Excel的主要畫面

    先記住Office畫面中各部位的名稱

    捲動工作表有妙招,用鍵盤按鍵提升速度

    【技巧3】文字太大或太小?用滑鼠調高顯示倍率

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    3. 操作時突然卡卡,可能是不小心……

    數字鍵突然失靈,很可能是誤觸NumLock鍵

    修改資料後,為何文字竟然消失不見?

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    Chapter 3 ?Excel進階課,分析資料、解決工作難題!

    1. 會函數與製表嗎?Step by Step讓你秒懂!

    想掌握狀況和變化,從解讀Excel資料開始

    固定數據的位數,表格便能一目瞭然

    【技巧4】數字越小越簡單,比較時更淺顯易懂

    【技巧5】用「COUNTA函數」,數值或文字資料都可計算

    【技巧6】用「COUNTIF函數」,改善降價比率和部門工作

    【技巧7】哪些訂單降價20%?這樣做馬上找到符合條件的資料

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    2. 會分析數字與資料嗎?即使KPI也難不倒你!

    找出關鍵績效指標KPI,是領導者的責任

    設定目標前,先擬定假說並確認問題癥結

    【技巧8】將各種資料化為圖表,業績趨勢看透透

    想算出各種指標,只要會加減乘除就夠了!

    【技巧9】用Excel幫你計算,從操作「+」、「—」鍵開始

    【技巧10】想隨意插入欄或列,快速鍵比滑鼠更快

    【技巧11】寫公式的基本功,就是熟悉相對與絕對參照

    用「AVERAGE函數」求出平均值,得注意空白儲存格

    【技巧12】計算中位數來代替平均值,你比別人多一招

    解決問題不能紙上談兵,需要根據數字拿出方法

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    Chapter 4 ?Excel其他應用,管理時間進度與細節!

    1. 檔案到底在哪裡?2訣竅快速完成超方便!

    檔案管理有2訣竅,能避免要用時找不到

    【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤,一次複製完畢

    【技巧14】將工作表彙整成一個檔案,釋放桌面空間

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    2. 數字容易算錯?「貫穿加總」省下運算的麻煩!

    【技巧15】小心!傻傻複製貼上,數值資料容易出錯

    【技巧16】除了數值和算式,單字和字串也能貼入Excel

    【技巧17】儲存格的參照,放在其他的工作表也沒關係

    【技巧18】用「貫穿加總」功能,算出多個檔案儲存格的總和

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    3. 進度拖延怎麼辦?雲端共用表單,誰也跑不掉!

    不想交貨延誤、弄錯產品規格,就得確實管理專案

    建立團隊共用的進度表,能減少部屬耗費的時間

    【技巧19】填寫進度日期,用「自動填滿」功能最省力

    【技巧20 & 21】為了防止錯誤,進度表還要放入星期幾

    一元化整合不同專案的進度,能確實遵守deadline

    【技巧22 & 23】用「篩選」功能,以顏色或數字排列輕重緩急

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    Chapter 5? 一流主管擅長用Excel做簡報,你呢?

    1. 數據轉化為圖表,激發團隊成員的企圖心!

    讓團隊成績看得見,能瞬間推動部屬積極衝刺

    根據「想傳達內容」,使用不同特色的圖表

    【技巧24】距離目標還有多遠?利用折線圖和散佈圖

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    2. 4技巧讓圖表充滿說服力,向上、向下管理一把抓!

    活用圖表強調重點,能準確傳達真實狀況

    【技巧25】變更軸刻度,凸顯數據的差異

    【技巧26】畫「折線圖」,不必打開層層選單就加粗線條

    【技巧27】畫「長條圖」,靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細

    【技巧28】畫「圓餅圖」,將想強調的部份分離出來

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    3. 善用Excel的互動與註解,追蹤團隊成效!

    報告並非收到看完就好,還要給予回饋

    雙向溝通的關鍵在於,讓部屬知道「主管有在看」

    用「註解」功能,再忙也能分享資訊提供建議

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    Chapter 6? 圖解學會Excel關鍵按鈕,效率提高100%!

    【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」

    【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」

    【技巧31】解決當機與「沒有回應」

    【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀

    【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗

    【技巧34】在儲存格設計選項選單

    【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料

    【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」

    【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比

    【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表

    【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表

    【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示

    【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字

    【技巧42】同時修改指定的詞彙

    【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串

    【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料?

    【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料

    【技巧46】一次輸入加總的SUM函數

    【技巧47】神速變更資料順序,或進行複製

    【技巧48】用「時間計算」功能,正確管理工時

    【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」

    【技巧50】切換整頁模式,能看到列印出的模樣

    【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高

    【技巧52】文字量過多時,怎樣容納在儲存格內?

    【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」

    【技巧54】快速調整圖表文字的大小

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    前言 



    學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用!




      為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織,本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者,都能瞭解並實踐書中歸納的內容。



      我長年為商務人士舉辦「資訊科技(IT)技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓,開設IT商務應用、職場電腦應用,甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。



      我見過為數眾多的管理者,最近特別注意到一件事:具備IT技能與不具備的管人,呈現極大的差距。



      有些管理者本來就有很高的Excel素養,因此學習要訣時吸收得很快,反觀同一家公司的另一位管理者,即使受到悉心指導也很難學會,甚至露出不解的表情,彷彿在問:「這樣的培訓真的有意義嗎?」



      明明是同一家公司、相同職位,居然有這麼大的落差,實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多,但讓人不禁認為,這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。



      然而,現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作,不只要處理自己分內的事務工作,還要管理團隊、分析問題並做出決定,以及培育各式各樣的部屬等,每天十分忙碌。



      但是,我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧,無法直接與日常工作連結,既不能提高生產效率,活用的成效也不彰。



      「明明可以用基本的Excel技巧,讓管理者輕鬆提高生產效率!」



      「明明只需記住簡單的操作,就能讓管理無往不利!」



      「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀!」



      站在培訓IT和商務技巧的立場,我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境,提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念,我提筆撰寫本書。



      其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧,反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而,本書跳脫其他書籍的風格,著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧,讓管理工作變得輕鬆一點。



      首先,第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著,各章依照每天的工作情境,分別介紹管理者需要用到的Excel技巧,例如:資料加總與分析、管理工作進度和案件,以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說,以及每位商務人士都應知道的技巧。



      我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力,提高團隊工作成果。

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