前言



第一章 最重要的電腦文書技能是「Outlook力」

1.「Outlook力」帶來的衝擊與意義

2.什麼是「Outlook力」？

3.為什麼「Outlook力」很重要？

4.我為什麼會開始研究Outlook？

5.花在Outlook上的時間＝五百小時�年



第二章 減少浪費時間在「切換畫面」的技巧

1.魔鬼就藏在例行公事裡

2.Case1：固定行事曆

3.Case2：附加檔案要最先處理

4.Case3：不從行事曆頁面開啟新工作

5.Case4：不使用郵件讀取窗格

6.Case5：隱藏功能區



第三章 「減少滑鼠」的十個基本快速鍵

1.Outlook是最容易「脫滑鼠」的軟體

2.首先，記住這十個快速鍵！

3.Outlook專用的起始位置

4.Ctrl＋R＝回覆

5.Tab or Shift＋Tab＝上or下一個欄位

6.Esc＝關閉�停止�清除

7.Ctrl＋F＝轉寄

8.Ctrl＋＜or＞＝上or下一封郵件

9.Ctrl＋N＝開啟新項目

10.Ctrl＋Enter＝傳送郵件

11.Ctrl＋E＝搜尋郵件

12.Ctrl＋Shift＋＜or＞＝縮小or放大字型

13.Ctrl＋1 or 2＝切換郵件?行事曆頁面



第四章 讓工作速度變快的電子郵件整理術

1.為什麼要分資料夾？

2.破壞「搜尋/整理」的結構，讓搜尋兼整理

3.收件匣只留下待處理的郵件

4.郵件不整理，用封存的最快

5.自訂你的Outlook

6.這才是最快的電子郵件整理術



第五章 更省時的超級祕技(進階版)

1.用搜尋資料夾功能跟「搜尋郵件」說掰掰

2.「快速步驟」讓你用三倍速處理日常業務

3.Case 1：快速步驟

4.Case 2：快速步驟

5.超方便的「oft檔」

6.用快速組件一秒叫出常用文章

7.用「延後一分鐘寄出規則」減少出包

8.設定「自動關閉郵件」提高生產力



第六章 更省時的快速鍵（晉級篇）

1.Ctrl＋Alt＋R＝一秒送出會議邀請

2.Ctrl＋Space＝清除格式

3.Shift＋滑鼠右鍵＝複製檔案路徑

4.F7＝拼字及文法檢查

5.Ctrl＋F7＝新增單字

6.Ctrl＋Shift＋I＝跳回收件匣

7.Alt＋數字＝活用快速存取工具列

8.建立「Alt＋“1”＝封存郵件」的快速鍵

9.建立「Alt＋“1”＝簽名」的快速鍵



第七章 常見問題



【COLUMN】

◆座右銘

◆建議讓工作列垂直站好

◆建議以公司權限禁用讀取窗格

◆快速鍵怎麼記 Alt篇

◆會用電腦和會搭車的能力成正比？

◆小學就在拆電腦

◆副業和LGBT的本質是一樣的

◆快速鍵怎麼記（Shift篇）

◆我在工作時最常用到的快速鍵

◆「Outlook」的名稱由來

◆我維持在早上開課的原因

◆建議製作專業術語懶人包

◆我還研究單板滑雪？實現週休三日的心路歷程

作者序



只要具備「Outlook力」，一年可以省下一百個小時

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　　提高上班族生產力的最快捷徑



　　Outlook（電子郵件）應該是占用上班族最多時間的工作了吧？採用Outlook的企業光是花在Outlook上的時間就多達「平均五百小時�年」，遙遙領先Excel 或PowerPoint。

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　　然而目前市面上並沒有經過整理歸納的Outlook省時技巧及相關知識，因此每個職場或使用者都是以自己的方法操作Outlook。

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　　在日本舉國上下都想藉由工作方法改革來提高生產力的趨勢下，我不懂為什麼不幫最花時間的工作提高效率、確立相關的使用規範？因此，我著手研究Outlook，整理並確立可以大幅縮短工時的方法，將其濃縮成一本書出版成冊，我想這應該是日本出版的第一本專為上班族設計的Outlook教學書吧！

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　　只要透過本書增進Outlook力，每個人都可以「只記住十個快速鍵＆郵件的整理及應用法」，就擁有「全公司最整潔、零漏信、零重複的收件匣」，並成為「全公司速度最快的Outlook高手」。

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　　我衷心期盼能透過推廣「Outlook 力」這個大眾不甚熟悉的詞彙，凸顯流於組織化或個人化的Outlook 技能的必要性，為日本整體生產力的提升做出貢獻。

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　　比會用Excel、PowerPoint 更重要的「Outlook力」

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　　我很確定增進Outlook 力是在工作方法改革當中最能有效提高生產力的做法，因為與Excel 不同，Outlook 屬於通訊工具，從新進員工到經營團隊，幾乎無一例外都會用到它；相較於一般在升上管理階級後就會越來越少碰到的Excel，提升Outlook 力會讓整個組織獲得更大的成效。

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　　我至今透過開設講座的方式介紹Outlook的使用技巧，有不少人不過是參加過一場九十分鐘的講座，就成功省下「超過一百小時�年」，儘管數字看起來相當可觀，在考慮到原本「平均五百小時�年」的前提下，這樣相當於是提升了20％的效率；反之，我們也可以說，大約20％浪費時間的操作是可以立刻被改善的。

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　　如果一年多出一百個小時，你想用來做什麼？以一天工作八小時來算，大約相當於十三個工作天。我認為工作方法改革的真正目的不在於縮短工時，而是「增加可以自由運用的時間，主動尋找新方法，促進個人及組織的成長，根據自己的意志讓人生變得更多采多姿」。增加與家人相處的時光並留下美好回憶、挑戰人生總想經歷一次的長期海外旅遊、留學、曾經放棄的夢想，甚至是開創新事業等等，十三個工作天足以做到很多事。

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　　我用這些多出來的時間挑戰寫書、創業，並且成功幫自己最愛的單板滑雪，保留每個旺季30次以上的練習時間。若是能徹底改變最耗時的電子郵件處理效率，人生便會擁有更多能自由運用的時間，可以分配給那些即使改善其他工作的效率也無法實現的新嘗試或新挑戰。