前言 002



序章　文件製作技巧診斷

診斷你的商業文件製作能力 ??006

1 不知道Word 的這種使用方法，工作效能就會降低 ??014

2 Word 文件的Before-After ??020

3 以4S 完成Word 文件 ??029



第一章　架構─建立邏輯架構

釐清文件目的的兩項規則 ??034

1-a 製作文件前，先決定Who、What、Why ??036

1-b 接受三階段審閱 ??040

2 建立邏輯的六項規則 ??046

2-a 以PREP 統整論點 ??050

2-b 使用主觀與客觀的PREP ??057

2-c 以邏輯思考法建立PREP ??062

2-d 以水平思考法建立PREP ??068

2-e 以批判性思考法建立PREP ??073

2-f 利用大綱與標題建立內容的架構 ??078



第二章　樣式─版面設計

文件「樣式」的優劣，決定了第一印象 ??082

1 從製作方便更新的文件著手 ??084

1-a 以頁首和頁尾統整文件的版面 ??086

1-b 以縮排、定位點調整文章位置 ??092

1-c 以樣式將格式群組化 ??097

1-d 熟悉樣式的使用方法：段落、文字、清單 ??106

1-e 熟悉樣式的使用方法：表格 ??133

2 避免使用Word 不建議的標記方式 ??142

2-a 不使用特定環境的文字 ??144

3 適當使用正確的符號 ??148

3-a 適當使用括號 ??150

3-b 適當使用區分符號 ??152

3-c 適當使用強調符號 ??155



第三章　句構─整理文章

文件的可讀性由「句構」決定 ??160

1 簡化詞彙 ??162

1-a 使用一般的表達方式 ??164

1-b 使用明確的表達方式 ??166

1-c 減少重複的字詞 ??170

2 簡化架構 ??172

2-a 少用連接詞與指示詞 ??174

2-b 明確寫出前提 ??176

2-c 明確標示主詞 ??178

2-d 拉近主詞與述語的距離 ??182

2-e 善用追蹤修訂功能 ??184



第四章　圖表─善用圖表

文件可利用「圖表」讓複雜的資訊變簡單 ??190

1 在Word 文件使用圖案、表格 ??192

1-a 單純的圖就在Word 製作 ??194

1-b 單純的矩陣與統計表就在Word 製作 ??198

1-c 搭配使用Excel 與PowerPoint 圖表 ??202

1-d 使用標號與交互參照功能 ??205

2 使用圖表 ??208

2-a 使用流程圖 ??210

2-b 使用圖表 ??218

2-c 訂出使用圖形的規則 ??226

3 使用顏色標記 ??230

3-a 一開始先製作沒有顏色的圖表 ??232

3-b 決定強調、基本、極淡的基色 ??234

3-c 依照閱讀者的習慣決定基色的使用規則 ??236



附錄　會議紀錄的製作

1 利用Word 製作會議紀錄 ??240

2 會議紀錄製作範例 ??244

第3章

第4章

?