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誰說重要事不能明天做!:先做、慢做,或者不做的做事訣竅

誰說重要事不能明天做!:先做、慢做,或者不做的做事訣竅

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9789868428546
晴天
大是文化
2008年7月25日
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* 叢書系列:Biz
* 規格:平裝 / 272頁 / 15*21cm / 普級 / 單色印刷 / 初版
* 出版地:台灣

內容連載
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* 內文1
* 2

§內文1
這本書說的,是如何使你百分百有創意、有秩序、有效率。

幾天前,一位正在寫一篇時間管理專題的記者,向我提出幾個不斷有人問到的問題。

•我總是忙得不可開交。怎麼樣才能停下來?

•每當用餐,我總是匆匆了事。怎麼樣才能緩下來慢慢享用?

•我總是得同時做多項工作。如何能專心一意,把事情做得更好?

•不能多花時間陪家人,讓我有罪惡感。我該怎麼辦?

•我一直找不出時間運動。該怎麼挪出時間來?

•我該怎麼找時間度假?我實在太忙了。

這些都是極常見的問題。這位記者之所以提出這些問題,是因為他相信社會大眾會對問題的答案感興趣,而且,這些問題也都是他本人切身的問題。



現代人的噩夢──沒時間

這些問題都指向一件事:我們的時間不夠用。但是,我們的時間真不夠用嗎?其實不然。時間是一種我們存在於其間的媒介。人抱怨沒時間,就像海裡的魚抱怨沒有水一樣。下一次,當你抱怨「一天只有二十四小時,太少了」時,不妨想像一下,假使一天多了一倍時間,有了四十八小時,那能使你掌控你的工作嗎?只怕未必!

我們決心做些什麼,與我們實際上做了些什麼,是兩件不同的事。不妨回想一下,你在過去一年做成的那些決定,其中有多少圓滿完成?有多少正按預定計劃逐步完成?如果你像大多數人一樣,我相信你一定就一些決定採取了行動;但我也敢說,絕大部份決定必定是無疾而終。



沒時間是惡性循環

也因此,簡單一項決定,例如花時間好好享用食物,事實上很可能很難實現。我們給自己立下的新規則或許能管用幾天或幾週,但要不了多久,工作壓力就會迫使我們違反規則,做出例外。再隔一段日子,例外成為常規,我們於是又回到原點。無論我們找出多少理由解釋為何無法實現自己的決定,但在內心深處,我們很清楚真正應該怪罪的不是環境條件。我們不得不暗自承認,我們的能力中似乎少了一環,讓我們很難實現自己的決定。



讓反應腦配合理性腦

我們的腦是由無數不同的部位組成,它們負責處理不同的事,而且往往各有不同作為。

我且以一種極度簡化的方式說,我們有一個理性的腦與一個反應的腦。

你不妨將理性的腦想像成一個政府機構,它忙著訂定計劃與規章,向身體其他部位頒布實施。它有各式各樣的理念,包括業務擴展、家庭福利、運動與健康飲食等等。像大多數政府機構一樣,這些計劃在碰上現實以前一切運作良好。

就腦的內部運作而言,理性腦的計劃碰上的現實,是反應的腦。不妨將反應腦想像成一隻棲息在岩石上曬太陽的蜥蜴。如果見到威脅,例如見到捕食動物逼近,蜥蜴會竄到岩石底下,一動也不動。如果見到一隻鮮美多汁的小蟲走近,牠會突然發難,吞下小蟲。這類行動不需思考,彷彿是一種預先設定的反應。在採取這類行動時,理性腦的計劃究竟是什麼完全無關緊要。蜥蜴唯一關心的,只是眼前出現的是威脅、還是一隻美味的蟲而已。

對我們的生存而言,這部份的腦極端重要。若是一個小孩突然衝出來,跑到你的車前,你卻仍然運用理性思考方式考量對策,後果將不堪設想。但在面對決策與訂定計劃時,我們應該使用的是理性腦。如果日常生活只是根據反應腦而行事,我們的工作將成為一連串反應的大雜燴。

每當理性腦與反應腦發生衝突時,反應腦通常都能取勝。我們可以訂定每天運動的計劃,但有一天可能天氣太冷,或雨下得太大,反應腦將這種狀況視為威脅,我們的理性計劃也因此泡湯。或許我們決定節食,做了一些理性決定,告訴自己哪些可以吃、哪些不能吃。但不久一塊巧克力蛋糕出現在我們眼前,我們的反應腦這時早將理性腦想的那一套拋到九霄雲外。

理性腦需要控制反應腦的關鍵領域,是抗拒與延宕領域。抗拒做一件事,大體上是反應腦將事情視為威脅而有的反應。理性腦可以向反應腦盡情遊說,大談完成這件事的重要性。但只要反應腦視這件事為一項威脅,它會牢牢地踩緊煞車。

在這種情況下,理性腦需要巧妙地說服反應腦,讓反應腦相信所謂的威脅並不存在。你若想做到這一點,最簡單的辦法就是自我假裝,表示你不打算做這件事。要記住,反應腦不夠智慧,也因此無法洞悉理性腦採取的策略。

遇到困難的事情時,們的理想序列應是「思考—決策—行動」。這意味著,我們的理性腦控制腦的所有其他部份,以產生預期成果。不幸的是,對我們大多數人而言,理性腦並不知道控制反應腦的最佳策略;也因此,我們往往必須純靠意志力。這麼做,永遠成不了事。



效率=創意×秩
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  那些老被你擺著的不重要事情,總有一天會用讓你很不爽的方式告訴你,它很重要—所以,明天就做!

不能擺到明天的事,千萬別馬上辦- 先寫下來
打心底抗拒的差事–先撐五分鐘
此生一定要完成、卻一直沒開始的事- 先做容易的
詳列各種狀況演練,現學現用,讓「能幹」和你劃上等號。

  英國最出名的時間管理大師佛斯特發現時間管理行不通,另行開發了新的獨門祕技,能讓天大的事情明天再做,維持優雅的高效率:

.事情太緊急,不能留到明天,最好的處理方式是──先寫下來。
.天下無難事,全靠小而勤:切成小的,先做容易的。
.事情總是急得不得了,問題出在你下意識把不想做的工作擺到最後一分鐘。
.老闆、客戶、同事缺乏紀律,你得把球傳回去,不能接下來。
.事前計劃老是失靈──罪魁禍首是你,你一開始就排錯工作流程。
.認清「真正的工作」與「忙碌的工作」有何不同,先做、慢做、甚至不做,讓你不瞎忙。

  這是Mark Forster最讓人瞠目結舌的管理新書,匯集六年來與讀者及客戶互動的經驗,開宗明義就明確指出,「過度承諾」是抓瞎窮忙的元兇。

  乍看書名,對於從小接受「今日事、今日畢」的你可能會覺得愕然,但作者的方法卻是一種全新觀點。作者公開竅門,教你運用三點原則,作好工作管理,讓你和「能幹」劃上等號:

.列清單:如何善用封閉式清單,列出確定要做的事項、明天再做的處理原則、需要完成的事項。
. 破心防:如何突破自己內心對惱人任務的抗拒,並詳細拆解各個施行步驟。
. 管檔案:傳授如何歸檔,讓你用最快找到所需資料,快問快答。

本書與眾不同的是:

  穿插重點練習單元,讓你現學現用,輕鬆自在地依照自己的步調行事,不再隨別人的指揮棒起舞。

  主管、秘書、職員、SOHO族,還是自僱工作者,想準時下班優雅過日,絕對不能錯過本書。

作者簡介

馬克.佛斯特(Mark Forster)

  是位資深的人生教練(life coach),並自行經營人際網路傳銷事業。經常舉辦以時間管理為主題的各式講習及專題研討會,也擔任英國教會契切斯特教區的人力資源主任。著有:《搞定一切,還有時間玩》(Get Everything Done and Still Have Time to Play)、《How To Make Your Dreams Come True》(暫譯:如何讓你美夢成真)。本書是他第一本不講時間管理的時間管理著作。




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