香港二樓書店 > 給經營管理者的數據實戰課：建立以數據驅動為核心的管理模式，逆境中業績也能翻倍成長

推薦序

〈數據是保住經營成果的第二道防線〉

李進成（資深企管顧問及講師）

　　業主靠創意及直覺（＝冒險），創業初期多半有所成就。一旦極度競爭，商業模式秒速更迭、分眾市場干擾下，獲利談何容易？此時，業主再也無法靠逐年退化的腦袋來經營公司，需要科技工具以及精準整合數據找到有用的資訊。其實數據是最廉價的保單，經營及工作中隨處有數據，關鍵在如何規劃、整理及找出數據間的弦外之音，身處微利時代，這是保住經營成果的第二道防線。

　　本書作者對運用數據及拉升利潤，有靈活及獨到見解。導入視覺化的數據報表模板，讓數據融入工作，同時與績效結合，數據就能主動引導工作改善，部門及個人也真的能聰明工作，這也是經營者，特別是中小企業主，適合參考的一本工具書。

　　數據是整合戰力的平台，它包含財務及管理數據，後者我稱之為工作數據，能與工作結合，讓工作變得有效率，同時能執行順逆向工程，實質協助利潤提升。這正是作者能逆境生存，尚有餘力提供輔導的原因。

〈深入瞭解數據管理的魔力，確保企業的成功經營〉

邱榮和（國立臺灣海洋大學航運管理學系教授）

　　本書作者小山昇不僅擁有超過四十年的經營資歷，由於注重「數據」管理，讓原本吊車尾的員工變成一流的人才，進而使公司營收每年突破新高。特別是在新冠疫情期間，許多中小企業不敵衝擊紛紛倒閉，而作者的公司不但屹立不搖，還能開設新的部門，可見作者經營管理的長才及獨到的見解，著實值得我們借鏡及參考。

　　在書中作者直言，許多中小企業老闆幾乎都不看財務報表，包括他年輕的時候也是，以為只要營業收入有成長就沒問題，殊不知許多倒閉的企業都是「黑字倒閉」，所以作者認為與其看損益表，不如先看資產負債表。同時，他也訓練底下的員工，也要有製作及解讀財務報表的能力。

　　除此之外，作者以73 歲的高齡在學習新IT 技術上亦不落人後，甚至還是全公司最懂「視覺化數據報表」的人，這樣的學習精神令人欽佩。資料數據化已是當前管理主流，中小企業主不用擔心是否有足夠的經費引入相關高科技的設備及人才，作者在書中提供種種巧思，使員工建立「數字感」，這些觀念及心法，都值得讀者細細體會及運用在經營管理現場，使企業能更穩健地發展。

作者序

正確使用數據，公司就不會倒閉

小山昇（株式會社武藏野董事長及社長）

　　●武藏野公司的營收自1989 年設立以來首次下滑！我當時採取什麼行動？

　　2020年2月之後，隨著新冠肺炎疫情影響持續擴大，日本企業相繼倒閉。預測今後資金實力較弱的中小企業破產風險也將急速上升。新冠肺炎導致的經濟損失，遠高於2008年雷曼兄弟風暴所引發的金融海嘯。我擔任執行董事的武藏野公司（總公司位於東京小金井市），也受到新冠疫情全球大流行影響。

　　武藏野自1989年設立以來，營收年年持續成長。然而，2019年度因疫情衝擊，營收低於上一年度，首次嘗到下滑的滋味。我們公司以Duskin為主的家事清潔用品租賃服務事業為基礎，進行中小企業的輔導事業。這些事業都無法避免「三密」（密閉空間、密集人群、密切接觸），所以不能按照以往模式運作。考量顧客與員工的安全，徹底降低人員接觸機會，結果便是營收急速減少。

　　我們應對新冠肺炎的基本方針是：「守護顧客與員工的健康，以及維持公司與員工僱傭關係為最優先考量。」而為了達到上述目的，「業績下滑」乃是預料之事。2020年2月、3月的營業額與去年同期相比，減少了10億日圓。第57期的結算時間是4月底，如果沒有受到疫情影響，原本2019年度營收確定會增加，利潤也會創歷年新高。

　　但即便面臨「首次營收下滑」，我也絲毫不受影響。原因是：第一，我運用「數據」管理公司，打造無論如何都不會倒閉的公司體質；第二，我運用「數據」和「事實」做決策。

與上一年度相比，營收（87％）和毛利皆減少，人事費和行銷費用基本持平。但採購和營業費用大幅降低，且有營業外收入，因此經常利益將近「1億日圓」。武藏野面對突發狀況仍能站穩腳步，皆因「運用數據進行管理」。

　　我們將以下資料透過數據或圖表以視覺化呈現，並依數據預測未來趨勢、進行決策、擬訂計畫。數據不會說謊。

　　?生產力

　　?現金流量

　　?組織結構

　　專注於數據及數字，避免以社長的直覺下判斷，便能正確掌握公司和市場正在發生的變化。透過數據分析，快速發現異常狀況，如此便可先發制人，採取行動。

　　●武藏野公司即便面臨新冠疫情，也能處之泰然的理由

　　面對疫情，我採取這3個行動：

　　?將大部分的公司業務改為線上作業（遠端工作／居家辦公；現已回到正常模式）。

　　?日本緊急事態宣言期間，保證薪資100%支付。

　　?改變組織結構，開始新事業。

　　? 將大部分的公司業務改為線上作業（遠端工作／居家辦公）

　　【因應日本緊急事態宣言，推動居家辦公】

　　我們公司積極進行數位化，且比其他中小企業還要數位化的主要原因，是因為我們在2012年以後配發給全體員工（包含兼職員工、工讀生、面試錄取的準員工、外勤人員），合計847台的iPad。換算下來，投資金額約為「1億300萬日圓」。由於「會花很多錢」，所以在中小企業有許多社長對於IT工具導入抱持消極的想法。確實配發iPad會造成公司負擔，但若全體員工都頻繁使用的話，也可進一步推動後台的IT環境整備，並且「減少加班，提高盈利」。

　　對於IT工具投資抱持「太浪費」、「太貴」的猶豫心態，顯示經營者沒有在檢視「數字」。只要將可以減少的加班費與導入成本進行比較，便可得知：導入並完善IT工具使用環境比較划算。在武藏野，加班費的減少大於通訊成本的增加，生產力提高了。IT工具導入後，員工的每月平均加班時數減少65小時，1年減少近3億日圓的加班費。

　　我容許員工將公司配發的iPad拿來「私用」理由有二。第一是，「不管私用或公務，增加使用的機會，能幫助員工熟悉IT工具的功能」；第二是，「可幫助正職或兼職員工完善居家網路環境」。

　　iPad有Wi-Fi模式和行動網路模式，我們發給員工的iPad都有開通行動網路。行動網路模式跟智慧型手機一樣，利用電信公司的數據傳輸電路進行通訊，所以就算自家沒有安裝Wi-Fi無線網路，也能居家辦公。

　　員工的終端設備有限制行動數據用量（註：在日本俗稱「GB」），若要在家觀賞電影、享受網路購物的話，「GB」就會不夠用。因此，若工作以外也想使用iPad，只有「在家裡裝設Wi-Fi無線網路」這個選擇。

　　我們公司的員工都明白第一個理由（幫助大家熟悉IT工具的功能），但都沒有人察覺到第二個理由。員工認為：「居然可以用公司iPad做私事，賺到了!」但真正賺到的人其實是「我」。因為不管公司有沒有付錢、我有沒有強制要求，員工都會基於「想把公司iPad拿來私用」這個不單純的動機，自行在家裝設Wi-Fi無線網路。

　　【居家遠端上班，降低開支與營業費用的比例】

　　切換為線上工作模式，減少開支及營業費用。

　　•減少實體培訓，改為線上培訓（85%的培訓改為線上模式）。降低了場地費、餐點費及員工加班費等等。

　　•在疫情爆發以前，原本一個業務案件都由兩位員工負責，疫情爆發後改為「實體+線上同步」（一位員工實際前往拜訪，主管則用iPad視訊參加）。線上同步進行，可以減少交通費，而且主管不用實際前往現場，省下來的時間可以多拜訪幾家客戶（線上參加）。結果，合約成交件數也增加了。

　　?日本緊急事態宣言期間，保證薪資100%支付

　　緊急事態宣言期間，針對辦公室勤務及居家辦公的員工，皆維持100% 支薪（包含兼職及工讀生）。2021年我們也照常加薪（+6%。調薪月份為2021年4月）。對社長來說，最重要的不是提升業績，而是「留住人才」。只要「保證100%支薪」，員工就能安心工作。

　　公司營業額減少，卻能100%支薪，全因公司持有「現金」。從武藏野的數據及資產負債表我得知，「即使連續1年6個月無營業額，公司也能支付員工相同的薪資超過一年以上」。身處疫情這樣的緊急狀況，員工仍然可以樂觀面對，因為他們清楚明白：「僱傭關係（薪資）是受到保護的」、「不管發生什麼事，武藏野都不會倒閉」。

　　2008年雷曼兄弟風暴所引發的金融海嘯之後，許多老字號店家「黑字倒閉」。破產的主要原因為「應收帳款及存貨增加，導致資金周轉惡化」。公司不會因為赤字而破產，但會因為沒有現金而破產。2020年2月的時候，武藏野持有現金為「17億日圓」。不過，那並不是自備款，而是「向銀行借的錢」。若當時沒有借錢的話，我想武藏野應該早已倒閉（向銀行貸款17億日圓，手上持有現金同樣也是17億日圓，所以實質上是無貸款經營）。

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　　像2020年開始的疫情一樣意料外的事件發生時，若手頭無現金，就無法採取對策。尤其中小企業要確保持有現金，更是不能缺少向銀行融資。在我經手指導經營方式的社長當中，有很多人都認為：「不可以向銀行貸款」。這是大錯特錯的。只要向銀行貸款，提高公司的「緊急付款能力」，即便遇到料想不到的狀況，也能在公司重建之前多爭取一些時間。

　　武藏野遭遇疫情衝擊還能保證支薪，是因為手上有充足的現金。有許多社長會說：「跟銀行借錢還要付利息很浪費，用自備款籌措資金就好。」但我認為，即使要付給銀行利息，「持有大量現金」、「大額借款」更重要。

　　現在日本很多企業能以1.2∼1.5%的利率借貸，而我們公司以前貸款利率高達2.7%，比現在多出近1倍。以前持有17億日圓現金的時候，光是1年就要支付約2500萬日圓的利息。我以高齡之姿不惜支付高利息，持續「沒有必要的借貸」，都是為了因應像新冠肺炎疫情這樣的緊急狀況。我認為：「向銀行貸款就等於是買一張企業永續經營保單。」我是這麼認為的：「利息」=「繳保費」，當公司經營遇到困難時，可以多一份保障。

　　每間公司都會投保「商業火災保險」，但沒有一家公司是「希望發生火災」才投保的；每位社長都會買「人壽保險」，但沒有一位社長是覺得「死了也沒關係」才投保的。許多人會為了「以防萬一」而投保火險和壽險，但大多數的社長卻會猶豫是否要為企業永續經營「買一份保單」，因為他們認為支付利息是浪費的。

　　會有「利息是不必要的支出」這樣的想法，全因沒有「利息=每月保費」、「貸款=保險金」的概念。只要平常有檢視資產負債表的經營習慣，便能理解「就算向銀行借錢，也必須確保手頭現金越多越好」。支付利息，就是買一張保障公司的人身保險，為了爭取時間以利公司重建。

　　不管是自備款或銀行貸款，金錢本身的價值是一樣的。若要說當中有什麼差別，那就是社長本身看待金錢的感受差異而已。以社長的角度來看，差別僅在於「自己公司賺的錢」及「跟別人借的錢」。常言道「金錢是中性的」，無論何種調度方式，金錢本身都無好壞之分。如果是這樣的話，不惜借錢也要增加手頭現金，因為「保障員工生計」是社長的職責所在。

　　?改變組織結構，開始新事業

　　困境是提醒我們做出改變的信號，促使我們建立新的機制；困境也是讓我們捨棄以往做法及觀念的機會。「好困擾，該怎麼辦才好？」像這樣唉聲嘆氣，事情也不會好轉。若以往模式窒礙難行，只能尋求他法。我在日本緊急事態宣言發布期間建立了新事業部門，名為「CLEAN REFRE事業部」，同時也實施公司創立以來最大規模的人事異動（當時正職員工280名當中就有200名受到異動）。危機正是改變公司的轉機。

　　CLEAN REFRE是由位於北海道帶廣市的農業設施廠商「株式會社ACT」，所開發的電解除菌水。此為電解生成的次氯酸水，有許多論文指出它對新型冠狀病毒有不活化的效果。CLEAN REFRE事業部表現良好，為提高其產能，2020年10月22日於東京都武藏野市建設新工廠。在新冠肺炎疫情嚴峻之時，我們公司還能主動出擊，在於盡早發現異常，而仔細檢視「數字」的日常習慣。我們每日更新各部門的損益表（包含營業額及營業費用等等），按時序確認數字，對於發現異常值或預測損益很有幫助。此外，我們每個月會將營業額、毛利、營業淨利等數字視覺化，製作成「趨勢圖」。只要檢視此圖表，便可透過趨勢線高低看出異常值。

　　當趨勢線呈現下降走勢，或目標利潤與實績出現極大差異時（遠低於目標值），「不要停下來，立刻採取下一個行動」、「投入當下最大限度的資源」，才是正確的選擇。若公司踩煞車，刪減人力或行銷等費用，可能導致營業額急速下滑的風險；此時的重點應是向銀行借款來持有現金，並確保留住人才。

　　我檢視「數字」並依此做出經營決策。我會使用數據驅動的資料平台，確認一些會對自家公司帶來影響的先行指標。所以即便數字下滑，也能很快救回來。疫情期間，許多中小企業被迫處於停滯、撤退及受限的情況，我們公司還能展開新事業，都是因為我們客觀分析數字及數據，並提出各種可能性，加以研判後採取行動才得以成功。

　　●透過數字理解公司現狀與未來目標

　　健檢報告書上的身高、體重、血糖值、血壓等檢查結果皆以「數字」呈現，我們透過這些數字，了解自己的健康狀態，進而思考如何改善。例如，「我酒喝太多了，克制一下吧」、「好像有點胖了，來減肥吧」。如果不知道這些數字，也就沒辦法發現「自己是不健康的」，且沒有勤於改善生活習慣的話，可能會導致罹患無法挽回的疾病。為了保持健康，必須「時常透過數字」掌握身體的狀態。

　　公司經營也是一樣的道理。公司的健康狀態也要透過「數字」進行評估。然而，大多數社長都是在不清楚自家公司的狀態下繼續經營。我至今累積750家以上輔導公司的經驗，從中得知一些事實，那就是：「99%的中小企業社長都不看財務報表」。他們甚至不知道：「公司賺了或虧了多少錢?」、「款項進帳及支出的時間和金額?」、「營業費用與收入的構成比例是多少?」帳目全部交由會計師處理，自己完全不過目。

　　「現在公司處於什麼樣的狀況？」、「今後要如何拓展事業版圖？」許多經營者由於沒有透過數字理解公司的「現狀」與「未來目標」，所以無法擬定對策，最終導致財務虧損。為了讓公司持續成長，應該透過營業額、毛利、經常利益、營業費用、借款、內部保留資金等數字，掌握公司的實際情況。在這本書中，我們將以武藏野的案例為基礎，針對「如何檢視公司的營運數字」及「公司不會倒閉的數字使用方式」進行解說。本書的觀念若能為中小企業提供一臂之力，筆者再也沒有比這個更高興的事了。

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