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為何一流外商企劃都習慣列出 早晨清單:整理抽屜、筆記、電腦等40種簡化工作的技術!

為何一流外商企劃都習慣列出

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9789869544092
美崎榮一郎
乙醚
大樂文化
2018年1月15日
87.00  元
HK$ 69.6
省下 $17.4
 
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ISBN:9789869544092
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 224頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級
    Smart


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理











    ★作者系列著作累計突破50萬冊!

    作者在日本花王擔任商品開發,

    工作多到每個月得加班100小時。

    他發現只要整理40件事,就能省下50%的時間!



      •為何在電腦螢幕旁黏上便利貼,卻無法提升工作效率?

      •E-mail寄到外太空了嗎?怎樣做可以讓對方馬上回信?

      •有上百個人加你臉書,如何處理幽靈好友、善用貴人?

      •該如何管理電腦資料夾和檔案,能迅速找出所需資訊?

      •累積收納一堆名片,但要用時像大海撈針找不到正確的?



      其實,有以上症頭並不奇怪,因為根據統計,上班族一年平均花費1個月的工作時間找東西,還浪費很多精力整理及等待事物。因此,想改善……



      ★你是否從一開始越忙越亂,到現在越亂越忙呢?



      暢銷書作家美崎榮一郎,在跨國企業花王擔任資深商品企劃時,每個月都加班超過100小時。他體悟到,工作是越忙越亂、越亂越忙。當不斷冒出的事超越能處理的量,IN和OUT的平衡就瓦解,於是不自覺的拖延,掉入每天加班的無間道!



      ★一流外商企劃教你提升效率的祕訣,讓IN與OUT完美平衡



      美崎榮一郎分析自己的工作模式,發現想要提升效率、每天只需上班5小時,就得從列出「早晨清單」減少出錯開始,進而有效管理周遭的事物、資訊、email、人際關係等。書中提供 40種不浪費時間、簡化工作的技巧,你只要花一小時看完本書,就能超速處理繁雜工作,並展現驚人成效!



      ★科技日新月異,你得學會成功者都在用的6類工作模式



      第一類:做好「早晨清單」、「檢測清單」,幫你不再出錯



      情境: 填寫經費表、整理名片等事務,明明可以立刻處理,但老是想「明天做就好」……

      技巧: 製作早晨清單,列出10分鐘內得完成的事項,讓自己意識到時間限制,以免處理多餘的事,更減少出錯。養成習慣後,就能向拖延病說Bye Bye!



      情境: 事務越積越多,處理步調降到龜速。光是想到完成日遙遙無期,就覺得頭痛……

      技巧: 採用花王的「檢測清單」,儘可能將工作事項封閉化,設定明確的目標。任何人執行,都可以呈現優質成果。



      第二類:用「順序歸位法」,解決小物、名片雜亂問題



      情境: 老是找不到辦公用具,接起電話、拿張紙做筆記,卻不小心打翻桌上的咖啡……

      技巧: 審視工作流程與個人習慣,將物品放在最適當位置,讓桌面和駕駛座一樣,東西的位置固定,就不必浪費時間尋找。



      情境: 累積一大堆名片,有的是大企業、重要客戶,有的人好像已經調到別的單位……

      技巧:不依公司或人名來分類名片,而是標示日期,將同一天收到的名片用橡皮筋綁起來。即使是對方工作異動,也能依日期找到最新版本。



      第三類:活用「電子郵件」技巧,10倍速處理工作



      情境: 為什麼對方還不回信?若是沒有在期限前收到就會影響工作,該怎麼辦?

      技巧: 一封郵件中若有好幾個問題,大多數人會在全部確認後才回信。採取「一封郵件一個主題」原則寫信,能加快對方回覆的速度。



      情境: 無法搜尋郵件附件檔案,只好存在電腦內或放在桌面上,結果越積越多一團亂……

      技巧: 運用Evernote,透過兩個步驟,將Email所附的文件、照片、圖片、聲音等檔案上傳雲端,之後隨時隨地都能馬上瀏覽檔案。



    本書特色



      •提供40種簡化工作的技巧,幫你砍掉50%時間浪費。

      •從整理物品、製作清單,到管理資訊和人脈,貼近你我的需求。



    名人推薦



      筆記女王 Ada

      卓群顧問有限公司總經理 陳其華

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    前言? 試著問自己,什麼事情是你無法放棄不做?

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    第1章 成功者都這樣「整理桌面」,即使東西很多也找得到

    1 你桌面上的物品,是否和駕駛座一樣固定?

    2 使用頻率分3類,讓不必要的物品從桌上消失

    3 管理文件請依照優先順序,最緊急的放在眼前

    4 抽屜放文件,請把使用頻率越高的,放在越前面

    5 偶爾使用、短暫保管的東西,收納到第二層抽屜

    6 標示日期、再捆橡皮筋的名片整理法,省時易找

    7 如果想用電子檔整理名片,最簡單的方法是……

    8 該在皮包裡的東西卻找不到?用托盤加上清單來根治

    9 為何鼓鼓的皮夾總是壞事?因為……

    10 怎樣管理集點卡,不會錯過優惠又避免過度消費

    11 書本不可平放堆疊,用書架整理術化解囤書癮

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    第2章? 成功者都這樣「製作清單」,即使工作爆量也不拖延

    12 用筆記列出TODO項目,細分內容降低完成的難度

    13 為何電腦螢幕周圍不能黏便利貼?因為會分散注意力

    14 花王最強的「檢測清單」,不因為工作換人而降低品質

    15 用時間切割法掌握做事速度,擬訂工作計畫更精確

    16 效法豐田生產方式,透過分割與集結來清理瑣碎事務

    17 在乘車途中用手機計算交通費,節省行政作業時間

    18 從製作早晨清單養成好習慣,就能向拖延病說Bye Bye!

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    第3章? 成功者都善用「軟體」,即使資訊繁雜也不漏勾

    19 依使用頻率彙整電腦檔案,一按搜尋立刻找到

    20 如何管理常用文件?放入Dropbox專屬資料夾內就對了

    21 怎樣找到不常用的檔案?取檔名時設定關鍵字有訣竅

    22 安排垃圾檔案清潔日,使電腦效能保持在最佳狀態

    23 用3重點整理手機,就能減少找APP的時間又維持專注

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    第4章? 成功者都用「一封信一主題」,有來有往不漏接

    24 切記「一封郵件一個主題」原則,讓對方加快回信速度

    25 活用密件副本,先回覆能答的部分以減少信件堆積

    26 怎樣的郵件主旨能提升效率?除了可推斷內容,還有……

    27 討論開會時間最好當場決定,否則要提供3個候補時段

    28 用Evernote將Email附件上傳雲端,隨時隨地都能瀏覽

    29 不想花時間看不重要不緊急的信,就得設定篩選功能

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    第5章? 成功者經營「社群人脈」,拉開拉近都有技巧

    30 你的專案合作夥伴,是跟你合作愉快還是槓上?

    31 透過臉書管理人脈,先主動傳送訊息留下關鍵字

    32 要有效管理通訊工具上的資訊,得遵守2個原則

    33 聯絡人刪除後要用怎麼辦?事先用郵件封存好安心

    34 想斷絕與對方的關係,應該這樣拉開時間和距離

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    第6章? 成功者管理「大數據」,從資訊爆炸裡挑出重點

    35 以時間順序和便利貼來管理筆記,不會疏漏更減少犯錯

    36 怎樣統一管理專案的資訊?首先製作工作一覽表……

    37 「好想保存這些網頁資料!」善用Evernote的擷取工具超便利

    38 用「倒序推演法」反推,就能累積大量資訊變權威

    39 為了激發創意該如何蒐集資訊?透過定點觀測抓住趨勢

    40 想留存報紙雜誌的可用內容,除了訂閱電子報,還可以……

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    後記? 科技飛快進化,迫使你我得更新做事的流程及步驟

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    前言



    試著問自己,什麼事情是你無法放棄不做?


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      你是否總是覺得:「明明很努力,但是工作怎麼做也做不完」、「明明有一大堆事情要處理,但是無法長時間集中精神」、「經常花時間在找東西或處理失誤,導致工作沒什麼進度」。



      大家在工作變忙的時候,理所當然都希望「能夠提高處理速度」,或是「能夠提高集中力」等。



      但是,彷彿像是在嘲笑自己的期望一般,工作越是繁忙,桌子和電腦桌面越是雜亂不堪。因此,更容易陷入窘境,將時間花在彌補失誤或是找東西上,導致集中力、工作效率和速度低下。



      會陷入這種狀況,原因是IN的量(新增的工作和事項、資訊量),超過OUT的量(處理完成的工作和資訊、捨棄物的量)。為了解決這類煩惱和問題,本書提供「收拾、整理」的方法。



      聽到「收拾、整理」這幾個字時,我們很容易認為,這是必須花費時間把身旁的事物排列整齊,讓環境看起來比較賞心悅目的麻煩行動,像是「把散亂不堪的房間收拾乾淨」、「整理亂到不行的衣櫥」等。



      本書介紹的並非只是「為了整理而整理」的訣竅。不是要你花上大把時間,將身邊的事物整理乾淨,而是如何不花任何工夫和時間,就能輕鬆整理和工作有關的一切事物,例如:周邊物品、電腦桌面、工作事項、郵件、人際關係及資訊等,進而維持IN和OUT的平衡,提升工作效率。



      我為什麼可以向大家傳達這樣的訣竅呢?因為我還是上班族時,曾經使用本書介紹的訣竅和方法,逃離每個月加班超過一百小時的地獄生活,並且達成「十二點上班、五點下班」的工作目標。



      我現在從事商品開發顧問、寫作及演講等工作,而以前則是在以清潔劑和化妝品等產品為主的大型化學公司「花王」,負責商品開發。



      我進入花王之後,曾經持續幾年都是每天工作到末班車為止。當然有一部份原因是熱愛工作,但另一部分則是因為必須同時進行各式各樣的專案,已經無法妥善處理一件接著一件、如同洪水潰堤般襲來的工作量。



      即使完成一件,下一件新工作又緊接而來。當IN的量遠遠超過OUT的量,兩者之間的平衡徹底崩壞瓦解。回過頭來才發現,自己早已對每個月加班超過一百小時的生活感到稀鬆平常。但是,當時我完全不認為這種生活有何不妥,即使說我已經「工作成癮」也不為過。



      讓我改變的契機是公司舉辦的某次內部研修。研修對象以主力社員為主,內容是工作的效率化。在那次研修當中,講師問我:「什麼事情是你無法放棄不做的呢?」我回答:「加班……。」從那時候起,我開始思考該怎麼做才能不再加班?



      最剛開始,我想到的是改善工作流程,例如:「至今為止的工作方法,有沒有哪些是不必要的」、「有沒有哪些事,其實不做也沒關係」。每天思考這些問題後,工作速度漸漸變快許多。



      接下來,著手整理身邊的事物,但這裡說的不只是丟棄不需要的東西,或是把東西排列整齊,而是透過「使用頻率」改變收納位置,進而提升效率和集中力,例如:將經常使用的東西放置在手邊;不常使用的東西則是收進抽屜等。



      一旦自己親眼看見成果,便慢慢開始覺得整理很有趣,也變得想要整理和工作相關的一切事物。



      此時,正巧公司導入勞動減量的制度,而我已經過著十二點上班、五點下班的生活。令人驚訝的是,雖然勞動時間減少,工作的成果卻提升了。



      本書的主要內容是基本訣竅和方法,皆依據我當上班族時的親身經驗,毫無保留的介紹給各位,希望能讓更多人活用這些訣竅。相信不管是誰,都能將這些方法運用在自己的工作上。



      此外,各個章節都是各自獨立,讀者可以從自己較感興趣或是較容易運用的章節開始讀起,應該會有助於改善每天的工作狀態。



      再次強調,本書希望傳達的,並非只是將東西排列整齊的整理術,而是不花費工夫和多餘時間,就將事物整理成更容易使用的狀態,進而提升工作速度和品質。



      若本書傳達的訣竅和方法能夠改善您的工作狀態,讓您的生活變得更豐富,我認為沒有什麼事情比這更令人感到喜悅了。

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