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80%的工作其實不用做:拋棄多餘的「想像」,把精力集中在真正重要的20%工作上,事情自然會變好!

80%的工作其實不用做:拋棄多餘的「想像」,把精力集中在真正重要的20%工作上,事情自然會變好!

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9789869576765
鳥原隆志
林潔?
光現出版
2018年3月14日
100.00  元
HK$ 85
省下 $15
 
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ISBN:9789869576765
  • 叢書系列:Money
  • 規格:平裝 / 224頁 / 15 x 21 cm / 普通級
    Money


  • 商業理財 > 職場工作術 > 時間管理











    光是「丟掉八○%的名片」,

    工作效率就會變好!?



      ◎想讓工作效率變好?先把八○%的名片丟掉再說!



      因為「很少整理」、「從未整理」的名片,就是工作效率低落的症狀之一。



      ★這張名片放在這裡多久了?這個人還在這個職務上嗎?

      ★看著這張名片,你想得出這個人長什麼樣子嗎?



      久未聯絡、或是連主人的臉都想不起來的名片,就是「覺得用得上,但其實根本不能用」的人脈。這些「多餘」的人脈占住的不只是一個空間,更可能佔走我們經營真正重要的人脈的時間,到最後我們留住了不重要的,卻沒有時間經營真正有價值的。投射到工作上,也正反映出我們最大的問題:沒有把時間投資在真正重要的事物上。



      做法:把名片都拿出來,想想看你想得出這個人長得什麼樣子嗎?需要時有可能向他尋求協助嗎?評估每一個人所需的投資時間、金錢,是否符合日後回收的期待。一百張名片,請丟掉八十張,留下二十張。這二十張名片會是你真正需要花時間經營的人脈,把其餘八○%的時間轉到這二十個人身上,也會讓你的「投資」有更豐碩的回報。



      ◎要讓效率變好,就要丟掉「不敢丟」的心情



      許多人會在工作過程中留下許多資料,並認為「以後要參考可以用,不要丟」。長此以往下來,就東一堆西一堆,不但造成情報過度囤積的狀況,真正需要的時候也找不到有用的參考資料。會造成這樣的情況,主要是「不敢丟」的心理。此時,你可以這樣做:



      做法:把「常用的資料」與「根本很少翻閱」的資料分開來,最好能夠把「根本很少翻閱」的資料裝箱,假裝自己已經丟掉了。一個禮拜後,就能夠放鬆心情,清除這些「多餘的資料」。如此一來,手邊留存的自然就會是最重要的資訊,也就是最重要的情報。不但能夠避免被不必要的資訊綁住,也可以加快決策的速度,同時提升決策的品質與效率。



      ◎你在做的工作,是「必要的工作」,還是「覺得需要的工作」?



      而除了人脈與情報外,本書作者也要提醒讀者適時檢視工作清單,確認自己做的到底是「必要的工作」還是「覺得需要的工作」?



      ★覺得需要的工作:習慣要做、做了似乎比較保險、以前都這麼做、應該要交給下屬的工作、不好意思拒絕的「請幫我……」、



      作者要提醒大家的是:佔據我們八○%時間的,絕大部分都是這樣的工作。或許一開始你會認為「這個工作很重要,怎麼會是『覺得需要的工作』!?」但作者提醒我們進行這樣的思考:



      停止這個工作,會真正影響誰或什麼狀況嗎?

      停止這個工作,會讓你失去什麼嗎?



      如果答案是「我很喜歡」、「我不放心」、「覺得破壞以前的做法不好」、「比較保險」,那麼你堅持就可能是『覺得需要的工作』,也就是其實可以刪除,只是自認為很重要而已。或許你會覺得「過去我都這麼做,沒問題!」但仔細看看你的工作清單──你是不是因此無法投注更多時間與精力,在那些真正必要,可以讓你提升自己能力與績效的工作上?



      擺脫「覺得需要」但沒有實際意義的工作,「選擇」必要的工作,「集中」時間與精力把「必要的工作」做好 。不但可以提升效率、讓工作做得更好,多出來的八○%的時間,也可以分配到自己真正想做的事,真正想過的生活上。


     





    第1部

    你打算繼續扛下去嗎?



    01如果不能捨棄就無法前進

    擁有很多是好事嗎?�結果全是不上不下

    在公事籃演練研習會一定會出現的問題�若不捨棄便無法集中



    02「公事籃演練」的奧義就是捨棄

    「知道」和「能夠」完全不一樣�將捨棄的必要性付諸行動的方法



    03該怎麼做才能下決心捨棄

    人在改變行動時�我把公司名稱取為「公事籃」的原因



    04如果想要做得更大,那就捨棄吧

    採用一種,刪減一種�「如果廢除的話銷售額會減少」?



    05阻止你發揮能力的東西

    這信念會變成剎車�庫存就是罪惡



    06擁有捨棄的勇氣吧

    必要的選擇「捨棄」�於是漸漸產生「似乎很有道理的藉口」

    真正的變化從這裡開始



    •••



    第2部

    好的,讓我們丟丟看




    正確捨棄的方法

    這麼做的話不會有問題嗎? �引導正確判斷的幾個能力



    PROLOGUE

    砍經費的人來了



    CHAPTER1•把資料丟掉

    鎖定情報

    STORY 1

    「選擇和集中」的技術□1 ?分辨「或許需要」和「必要」的訣竅

    保留文件的三大基準�過大捨棄的風險,過小不捨棄的風險

    情報少一點,意思決定會快一些�資料的量竟然差八倍!——囤積的人•不囤積的人

    減少資料的方法�不需要的東西不要拿



    CHAPTER2●把名片丟掉

    沒必要的人脈會損害必要的人脈

    STORY 2

    「選擇和集中」的技術□2 ?應付不時之需時的人脈擴充法

    有用的人脈和沒用的人脈�為什麼無法丟棄名片?



    CHAPTER3•把工作丟掉

    正因為捨棄才能成就大工作

    STORY 3

    「選擇與集中」的技術□3 ?哪個工作該最優先?

    是「必要」還是「覺得需要」�不做的話會失去什麼嗎�能幹的人奧義在這裡



    CHAPTER4•丟棄老舊的情報

    為什麼必要的情報進不來?

    STORY 4

    「選擇和集中」的技術□4 ?記得要確認是不是最新情報

    情報最重要的是鮮度�不被無用的情報支配的訣竅



    CHAPTER5•丟棄自我限制的框架

    察覺妨礙構思的「框架」

    STORY 5

    「選擇與集中」的技術□5 ?這麼做的話就可以湧現很多起死回生的點子

    我們總是在狹隘的框架中煩惱

    按照習慣、常識、前例——保護自己遠離風險的框架



    CHAPTER6•捨棄交際

    你還在持續無意義的交際嗎?

    STORY 6

    「選擇和集中」的技術□6 ?如何分辨真正必要的關係

    人際關係需要精力、時間和金錢�把力量灌注在真正必要的交際上

    構築人際關係是對自己的投資



    CHAPTER7•捨棄「自己認為的自己」

    比拼命努力更重要的事情

    STORY 7

    「選擇和集中」的技術□7 ?如何發現該指向的自我形象

    上司和公司對你要求的是什麼�為「應該這樣」而苦的時候

    如何正確了解周圍所要求的自己�來構築新的自我形象吧



    CHAPTER8•捨棄立場

    這麼做的話,就能期待解決問題

    STORY 8

    「選擇與集中」的技術□8 ?什麼是最重要的立場??

    立場會損害正常的判斷�要推薦昂貴的商品還是合適的商品

    如果沒有立場的話,會採取怎樣的行動



    CHAPTER9•把收到的東西丟掉

    「丟掉東西,收下心意」讓牽絆更堅強

    STORY 9

    「選擇和集中」的技術□9?? ? ?真正要接受的是什麼

    丟了不好意思,如果知道被丟了就糟糕了

    如何把願望的禮物改變成必要的禮物�不丟也行的小訣竅



    CHAPTER10•丟掉失敗

    把心理的陰影變成挑戰的勇氣

    STORY 10

    「選擇與集中」的技術□10 ?因為害怕無法前進的失敗•有用的失敗

    恐怖和後悔在扯後腿�把失敗當作資源的生活方式



    CHAPTER11•丟棄膨脹的企劃

    丟棄一時興起,構築屹立不搖的軸

    STORY 11

    「選擇與集中」的技術□11 ?那個「構想」是否符合主旨?

    一家我喜歡的酒吧關門了�持續一時興起的構想會動搖主軸

    這是為了存活下去必要的集中



    CHAPTER12•捨棄迎合對方

    因為迎合別人失去了什麼

    STORY 12

    「選擇和集中」的技術□12 ?訂定能夠提升成果、自身主體的計畫

    為什麼會想要迎合對方的時間?�自己的時間可以放優先



    CHAPTER13•捨棄虛榮心

    停止誇大的瞬間,就能成長

    STORY 13

    「選擇與集中」的技術□13 ?時間和能量要用來提升自己

    不知道的事情可以說不知道�小小的虛榮所引起的浪費

    不是「誇大」而是「長大」



    CHAPTER14•捨棄私情

    適時確切的判斷從這裡開始

    STORY 14

    「選擇與集中」的技術□14 ?如何捨棄私情拯救更重要的東西

    私情會干擾判斷�有牽扯到自己的利益關係時

    迅速冷靜的判斷,以及確切的行動�承認私情,提起勇氣捨棄私情



    CHAPTER15•捨棄想掛保險的心情

    若不留下退路,會有更大的回收

    STORY 15

    「選擇和集中」的技術□15 ?不要害怕失敗傾注全力

    那是缺乏當事者的意識�比在浪費精力更重要的事�確實提升成功率



    CHAPTER16•捨棄過去成功的體驗

    唯有捨棄過去才能獲得下一個成功

    STORY 16

    「選擇和集中」的技術□16 ?持續新挑戰的好處

    如何利用成功的體驗來引導下次的成功�原封不動套用上去也未必適用

    持續挑戰,增加選項



    CHAPTER17•捨棄背負的重擔

    讓我們輕鬆實現夢想

    STORY 17

    「選擇與集中」的技術□17 ?我們為了什麼而活著

    為什麼失去了夢想?�放下負擔朝目標前進



    EPILOGUE

    不捨棄的話就會被奪走

    P18



    •••



    第3部

    力量要集中才能被發揮




    01多出來時間和力量該如何使用

    即使多出來很快就會蒸發掉�防止蒸發唯一的方法



    02集中的地方是不是合適

    集中之處能產生多少利益�將你的力量朝向未來



    03戰略人生設計的建言

    「戰略性的人」與「戰術性的人」�「選擇和集中」實現夢想與幸福



    後序 ?絕對不可以捨棄的東西





    前言



    把力氣集中在本來應該做的事情上




      不能捨棄會妨礙成果!

    ? ?

      我在研究「公事籃演練」這個行動評價的工具。

    ? ?

      人們一定有行動的樣式。簡單來說,我的工作就是研究能提升成果的行動樣式,透過「公事籃演練」,告訴很難提升成果的人,若付諸怎樣的行動就能提升成果。

    ? ?

      不過,不是一定付諸行動就好,有些行動也會妨礙成果,這就必須捨棄。

    ? ?

      其中,本書所介紹的「捨棄」這個行動,就是能夠提升成果的人所採取的行動之一。

    ? ?

      捨棄是一種需要勇氣的判斷。

    ? ?

      而且是判斷當中高度的判斷,比起要做什麼新的事情要難上一○○倍。正因為如此,有很多人寧願做「不捨棄」的判斷,而肩負著幾乎無法承受的負擔。有時會因為肩負過多的負擔,而錯失很多重要的事情。總而言之,就是「不捨棄」這個行動妨礙了成果。

    ? ?

      不管怎麼努力就是沒有結果。拼死拼活,也無法獲得評價,這就是「不捨棄」這個行動妨礙了你想做的事。



      八成的工作可以丟掉

    ? ?

      在某個主管研修,我請參加研修的學生清點他們的工作。

    ? ?

      要他們將一天的工作分類成詳細的作業,結果發現多的有八○項,少則四○項。

    ? ?

      接下來再讓他們將每個作業按緊急度與重要度來分,就結論來說,真正得做的工作僅占全體的二成左右。也就是說剩下的八成是沒有必要去花費太多心力的工作。

    ? ?

      例如本來是部下應該做的事情,自己卻扛起來做,或是進行沒有必要的工程等等,很多是誤以為自己該做的事情。

    ? ?

      工作的進行方式大致可分成如下的類型。



      •全部一手承擔的類型

      •從馬上可以處理的事情著手的類型

      •從眼前的事情著手的類型

      •把重心放在重要的事情來著手的類型



      你是什麼類型呢?

    ? ?

      很多人會說是將重心放在重要事情來著手,實際上試著將業務清點之後,發現結果正好相反。也就是說,把時間和精力花在不怎麼重要的八成上,但本來應該做的二成卻沒做好。

    ? ?

      我想不論是誰都會認為自己做的工作很重要又有意義。我自己也是,如果有人說我做的工作不重要,我不只生氣,還會反駁回去。

    ? ?

      但是實際上為了達成目標,所需的工作僅占全體的二成左右,剩下來的都是些不需要去花費太多心力的工作,甚至捨棄也無所謂。

    ??

      「公事籃演練」評價的原點就在能夠獲得成果的人所採取的行動。其中最重要的就是能夠取捨選擇工作的行動。也就是捨棄不重要的工作這個行動。我並不是說不重要的工作就不用做這表面的事情。

    ? ?

      本書我要傳達的是有關無法割捨工作的本質原因,也就是「願望」和「必要」的想法,並衷心期盼大家擁有放下以往認為必要的事物的勇氣。



      如何利用捨棄之後產生的力量

    ? ?

      雖然本書會把焦點放在「不能捨棄」這個行動來作介紹,但這個行動並不是問題的本質。因為不能捨棄,所以無法集中在本來該集中的事物,才是本質的問題。

    ? ?

      前些日子在會談時,有個業務想拿資料,於是開始在翻公事包,看他在塞得滿滿的公事包裡翻來翻去,不禁讓我覺得這位業務應該是個很難提升成果的人。

    ? ?

      結果,資料沒找到就算了,還拿出來一些折得歪七扭八的其他資料。 ??

    ? ?

      我要求的情報不是很多,但是就他來說,因為不知到底需要什麼,為了臨時之需,結果公事包裡就塞了過多的資料。

    ?

      不能捨棄的這個行動在以前似乎很多是從「很可惜」這樣的心態衍生出來,但是現在似乎是不同的感情,讓人無法捨棄東西、心情、想法。那是〝畏懼捨棄〞,也就是很害怕捨棄的行動。



      捨棄需要勇氣。為了讓大家鼓起勇氣來行動,本書也會介紹捨棄的必要性和如何利用捨棄後產生的力量。

    ? ?

      希望本書能夠成為幫您卸下多餘的包袱,獲得本來應該朝向目標所需力量。而藉由這本書讓您發覺,並引導您付諸實際行動更是作者我衷心的期盼。



      如何做到雖然了解卻做不到的事情

    ? ?

      我利用公事籃演練(In-Basket)這個訓練,進行了很多商務人士的教育。有關公事籃演練在後面會做介紹,這個教育並不是教授什麼新的知識,而是如何發揮既有的能力和技術。

    ? ?

      也就是說,讓明明很清楚如何把工作委派給他人和必要性,但實際上卻自己一個人攬下來,讓這樣的人能夠實際將工作委派給別人便是我的目標。

    ? ?

      本書的目標就是藉由實際進行「捨棄」的這個行動,將既有的技術和能力發揮到極限。

    ? ?

      衷心希望下述的人能夠閱讀本書。



      •每天很努力,卻沒有成果或得不到評價

      •每天時間過得很快,沒辦法馬上想出做了些什麼

      •明明知道要改變卻改變不了

      •明白要做的事情卻無法馬上付諸行動



      為了不讓大家誤解,我必須聲明這本書寫的不是「整理打掃」或是「丟東西會帶來幸福」這樣的事情。

    ? ?

      本書的目的為了讓大家能夠發揮既有的能力至極致,並將精力集中在本來該做的事情來達到成果。

    ? ?

      具體上本書要介紹的是首先將你的頭腦從「無法捨棄」切換到「捨棄」的第1部,然後順著故事,閱讀一七個捨棄的要點,然後套用在自己身上,減清你負擔的第2部,以及第3部如何藉由捨棄集中在的所產生的東西。

    ? ?

      本書內容精簡,不論是誰都可以閱讀,如果能夠輕鬆閱讀本書,將是我最大的榮幸。

    ? ?

      對「捨棄」這個行動仍感猶豫的朋友,為了讓您能夠慢慢實行,最初是從簡單的「捨棄」分階段進行,若有做不到的地方,跳過也無妨,沒有要求全部做到。只要能夠發現自己必須捨棄的事物,並鼓起勇氣付諸行動即可。

    ? ??

      希望本書能夠讓因為害怕捨棄,肩負很多包袱的你輕鬆一些。




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